Tuy nhiên, trước khi tiết kiệm chi phí, tạo ra lợi nhuận, doanh nghiệp phải đầu tư và tiêu tốn rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là chi phí tài sản cố định đối với doanh nghiệp sản xuất. Chính vì vậy, việc tiết kiệm được càng nhiều chi phí tài sản cố định, chi phí sản xuất khác là giải pháp hữu hiệu để giúp lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên.

Tổng quan về tài sản cố định

Tài sản cố định (TSCĐ) là một bộ phận của tư liệu sản xuất, giữ vai trò là tư liệu lao động chủ yếu của quá trình sản xuất. Chúng được coi là cơ sở vật chất, kỹ thuật có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh; là điều kiện tăng năng suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế...

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03 và VAS 04), TSCĐ là tài sản mà doanh nghiệp (DN) có quyền kiểm soát và sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm đem lại lợi ích kinh tế lâu dài trong tương lai cho DN. Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ phải đồng thời thỏa mãn 4 tiêu chuẩn: Đạt được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó; Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy; Thời gian sử dụng ước tính trên một năm; Đạt tiêu chuẩn giá trị theo quy định.

Do khoản đầu tư TSCĐ thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách nên đơn vị cần lập kế hoạch đầu tư mua sắm TSCĐ ngay từ đầu năm hoặc thậm chí trước đó vài năm. Theo đó, kế hoạch đầu tư mua sắm phải bao gồm các vấn đề chính về TSCĐ như: Kế hoạch về đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo các dự án đề xuất phù hợp với ngân sách được phê duyệt, đảm bảo tính hiệu quả của dự án đầu tư, ngăn chặn sự tham ô và sử dụng tài sản vì mục đích cá nhân. Kế hoạch này thường có sự tham gia của phòng kế toán.

Trên thực tế, một chu trình quản lý TSCĐ thường bao gồm các bước công việc sau: Đề nghị mua sắm TSCĐ, phê chuẩn đầu tư TSCĐ, chọn nhà cung cấp, ghi tăng TSCĐ mới, lập các báo cáo về TSCĐ, xác định đúng số khấu hao và phân bổ phù hợp với các đối tượng sử dụng tài sản, cập nhật thông tin về bảo trì, sửa chữa và thanh lý TSCĐ.   

Những sai phạm thường gặp trong quản lý tài sản cố định

Thực tế cho thấy, quá trình quản lý TSCĐ trong DN đã gặp phải một số sai phạm sau:

- Sai phạm liên quan đến quyết định đầu tư: Đầu tư không đúng dẫn đến lãng phí hoặc mất cân đối tài chính; Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của đơn vị.

- Sai phạm đối với việc ghi nhận và sử dụng TSCĐ:

Ghi nhận thông tin TSCĐ: Ghi chép TSCĐ không chính xác và kịp thời. Chọn phương pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của TSCĐ; Không ghi chép kịp thời các chi phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch toán sai chi phí; Không ước tính rủi ro xảy ra, không mua bảo hiểm cho các TSCĐ có giá trị lớn; Gây thất thoát TSCĐ do không kiểm kê định kỳ.

Sử dụng TSCĐ: Sử dụng TSCĐ không đúng mục đích, sử dụng lãng phí làm kém hiệu quả;  Sử dụng TSCĐ không đúng công suất; Sử dụng TSCĐ cho mục đích cá nhân (lạm dụng); Đánh cắp TSCĐ.

- Sai phạm trong giai đoạn thanh lý TSCĐ: Không xóa sổ TSCĐ đã thanh toán; nhượng bán với giá thấp; tham ô TSCĐ.

Giải pháp tăng cường quản lý tài sản cố định
trong doanh nghiệp

Để quản lý TSCĐ đảm bảo an toàn, hiệu quả, các DN cần chú trọng triển khai các giải pháp sau:

Đối với giai đoạn quyết định đầu tư

- Về đề xuất mua tài sản: Việc đề xuất mua tài sản cần dựa trên kế hoạch được xây dựng từ đầu năm và chỉ người có thẩm quyền ở từng bộ phận mới được phê chuẩn việc mua sắm TSCĐ. Thực hiện tốt nội dung này sẽ giúp hạn chế đáng kể sai phạm trong việc mua sắm tài sản. Đối với TSCĐ có giá trị lớn, khi xây dựng kế hoạch mua sắm cần lập dự toán chi tiết kèm theo thuyết minh về tính hiệu quả đầu tư, thời gian thu hồi vốn...

- Về xét duyệt mua tài sản: Khi thực hiện xét duyệt mua tài sản cần có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền. Theo đó, phiếu yêu cầu mua TSCĐ hoàn chỉnh phải có đầy đủ chữ ký của nhân viên và trưởng bộ phận có yêu cầu, tiếp đó chuyển sang người có trách nhiệm xét duyệt. Tùy thuộc vào giá trị của  tài sản, người xét duyệt có sự phê chuẩn của giám đốc và trong một số trường hợp đặc biệt phải có sự phê chuẩn của hội đồng quản trị.

- Một số thủ tục cần chú ý khi tiến hành xét duyệt mua tài sản: Bộ phận xét duyệt mua tài sản nên có sự tham gia của kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Kế toán trưởng/Giám đốc tài chính cần kiểm tra, đối chiếu phiếu yêu cầu mua TSCĐ có phù hợp với ngân sách đã được phê duyệt; Nếu phiếu yêu cầu mua TSCĐ vượt quá ngưỡng ngân sách đã được phê duyệt phải có giải thích từ bộ phận có nhu cầu. Mẫu biểu xét duyệt đầu tư TSCĐ.

- Việc lựa chọn nhà cung cấp: Dựa vào phiếu đề nghị mua TSCĐ đã duyệt, dựa trên chính sách lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua sẽ tham khảo giá ở nhiều nhà cung cấp hay tổ chức đấu thầu. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn sau: Không có mối quan hệ về lợi ích giữa bộ phận mua tài sản với nhà cung cấp được chọn; Tiêu thức giá lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với các nhà cung cấp khác; Đối với các tài sản có giá trị lớn, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đơn vị nên chọn hình thức đấu thầu công khai, nhằm chọn được nhà cung cấp với giá cả tốt nhất và chất lượng cao nhất.

- Việc lập đơn đặt hàng: Dựa trên phiếu yêu cầu TSCĐ và nhà cung cấp được lựa chọn, bộ phận mua tài sản sẽ lập đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và phải bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như: Ngày đặt mua tài sản, số lượng, quy cách tài sản, giá cả, nhà cung cấp và điều khoản thanh toán.

Đối với giai đoạn ghi nhận tài sản cố định và sử dụng tài sản cố định

- Nhận TSCĐ: Khi nhận TSCĐ căn cứ vào đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua TSCĐ cùng tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật xem có đúng như đơn đặt hàng để tiến hành nhận tài sản và chấp nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Sau khi nhận tài sản, bộ phận mua tài sản tiến hành lập biên bản giao nhận tài sản. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành 3 bản, một bản do bộ phận mua tài sản lưu trữ, một bản do bên nhận tài sản giữ, còn một bản đính kèm với bản sao phiếu yêu cầu TSCĐ. Sau đó, hai chứng từ này cùng với bản sao đơn đặt hàng, bản gốc hóa đơn được chuyển sang cho bộ phận kế toán.

- Ghi nhận TSCĐ: Sau khi hoàn tất việc mua và chuyển giao tài sản cho bộ phận sử dụng, kế toán ghi chép việc mua tài sản và theo dõi tình hình sử dụng. Rủi ro có thể phát sinh trong giai đoạn này là ghi nhận sai TSCĐ, dẫn đến sai lệch về phân loại tài sản về số dư tài sản, mức khấu hao bị tính toán sai; không quản lý tài sản theo địa điểm sử dụng, từ đó làm sai lệch các kết quả đánh giá hoạt động.

Các thông tin cần được ghi nhận trên sổ chi tiết và thẻ TSCĐ là tên tài sản, chủng loại, bộ phận sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, giá trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế. Số liệu trên sổ chi tiết phải được đối chiếu định kỳ với sổ cái. Nếu là loại tài sản mà không dễ phân biệt, ngoài việc ghi nhận vào sổ sách, cần tiến hành dán nhãn cho những tài sản này.

Để tránh tình trạng tiếp cận hồ sơ TSCĐ bất hợp pháp, cần phải thiết lập mật khẩu để hạn chế việc tiếp cận các tập tin chứa đựng thông tin về tài sản; song song với đó, cần triển khai các nội dung sau:

- Giao trách nhiệm quản lý tài sản: Do tài sản có thể bị mất mát, nên khi đưa tài sản vào sử dụng cần giao trách nhiệm cho trưởng bộ phận có liên quan trong việc quản lý, sử dụng tài sản. Đối với các tài sản di chuyển trong nội bộ, cần lập chứng từ để phản ánh việc chuyển tài sản và cần có sự phê chuẩn bởi người có trách nhiệm.

- Thực hiện kiểm kê TSCĐ: Hàng năm, đơn vị, DN nên tiến hành kiểm kê tất cả TSCĐ. Khi kiểm kê TSCĐ cần đối chiếu số lượng thực tế với danh sách TSCĐ để phát hiện tài sản mất mát. Qua kiểm kê TSCĐ có thể phát hiện tài sản không còn sử dụng được, tài sản bị hư hỏng. Trường hợp, đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận này nên có kế hoạch kiểm tra tài sản, so sánh tài sản hiện còn với số liệu trên sổ sách và xem xét tính hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụn tài sản.

- Việc tính và ghi khấu hao TSCĐ: Quy trình này do kế toán tiến hành để đảm bảo từng loại TSCĐ được lựa chọn phương pháp khấu hao và thời gian khấu hao thích hợp. Các thủ tục kiểm soát thông thường là: Xác định và ghi nhận đúng chủng loại tài sản cố định: Kiểm tra dữ liệu đăng ký TSCĐ trên phần mềm và sổ sách xem được liệt kê đúng theo cách phân loại tài sản hay chưa; Tính khấu hao thích hợp TSCĐ: Xác định số năm sử dụng để tiến hành khấu hao TSCĐ căn cứ theo quy định của pháp luật và chính sách TSCĐ của đơn vị. Thiết lập thời điểm bắt đầu tính khấu hao cho tài sản. Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ và phương pháp này nên được sử dụng nhất quán trong suốt thời gian sử dụng TSCĐ.

- Về sửa chữa và nâng cấp TSCĐ: Về sửa chữa tài sản: Để duy trì năng lực hoạt động cho TSCĐ trong quá trình sử dụng, đơn vị, DN cần phải chú trọng sửa chữa, bảo trì thường xuyên tài sản theo dự toán chi phí sửa chữa, bảo trì đã được phê duyệt từ đầu năm. Sửa chữa TSCĐ được chia làm hai loại (sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn). Sau khi sửa chữa, bảo trì TSCĐ các hóa đơn, chứng từ có liên quan phải được lưu giữ chuyển đến kế toán để làm căn cứ hạch toán chi phí.

Nâng cấp TSCĐ: Trong trường hợp muốn nâng cấp tính năng, công dụng hay kéo dài thời gian hữu dụng của TSCĐ, đơn vị cần thực hiện việc nâng cấp TSCĐ. Do chi phí nâng cấp TSCĐ thường lớn nên việc nâng cấp tài sản phải được ban giám đốc hay hội đồng quản trị phê chuẩn như quá trình đầu tư TSCĐ.

Đối với giai đoạn thanh lý tài sản cố định

Khi tiến hành thanh lý TSCĐ nhân viên bán tài sản thường bán dưới giá thị trường, thanh lý các tài sản vẫn còn sử dụng được, hoặc nếu một tài sản thanh lý nhưng không có thủ tục chính thức... Để hạn chế tình trạng này cần có quy định về thủ tục thanh lý tài sản, đồng thời chú ý triển khai một số nội dung như sau:

- Soát xét việc sử dụng tài sản định kỳ để xem có tài sản nào nên thanh lý nếu chúng không còn hữu ích. Việc soát xét việc sử dụng tài sản định kỳ này cần tiến hành ít nhất mỗi năm một lần. Lập ma trận khả năng sử dụng tài sản và báo cáo về tình hình sử dụng tài sản là một nội dung trong báo cáo hàng tháng của người quản lý.

- Ban hành thủ tục thanh lý TSCĐ: Nguyên tắc thông thường là bộ phận nào cần thanh lý tài sản, cần lập phiếu đề nghị thanh lý tài sản. DN nên quy định rõ người xét duyệt, điều kiện thanh lý, giá trị thu hồi trong thanh lý nhằm ngăn chặn những sai phạm nêu trên. Khi thanh lý, cần thành lập hội đồng xét duyệt tài sản cần thanh lý (tránh việc thông đồng với người ngoài), giá trị có thể thu hồi của tài sản khi thanh lý.

Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Tài chính (2018), Thông tư số 45/2018/TT-BTC hướng dẫn quản lý, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức và tải sản cố định do Nhà nước giao doanh nghiệp quản lý;
2. Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03 và VAS 04) về kế toán tài sản cố định hữu hình và vô hình;
3. Tài sản cố định trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, https://voer.edu.vn/m/tai-san-co-dinh-trong-hoat-dong-kinh-doanh-cua-doanhnghiep/bd13c07c;
4. https://www.amis.vn/tin-tuc/van-hoa-doanh-nghiep/newsid/1154/4-nguyen-tac-quan-ly-chi-phi/.