Tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, Bộ Tài chính đã hướng dẫn cách hạch toán hoa hồng đại lý cho cả bên giao và bên nhận, tuy nhiên, trong thực tế không ít doanh nghiệp hạch toán chưa thống nhất. Bài viết tìm hiểu cách thức hạch toán hoa hồng đại lý bán đúng giá, thực trạng hạch toán của các doanh nghiệp giao, nhận đại lý và đề xuất ý kiến để hoàn thiện công tác này.

Một số vấn đề về đại lý  và hoa hồng đại lý bán đúng giá

Tiền hoa hồng là khoản chi phí mà bên giao đại lý trả cho bên đại lý để thực hiện việc mua, bán hàng hóa cho bên giao đại lý hoặc cung ứng dịch vụ của bên giao đại lý cho khách hàng theo giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ do bên giao đại lý ấn định. Mức “tiền hoa hồng” được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua, giá bán hàng hóa hoặc giá cung ứng dịch vụ.

Việc chi hoa hồng để đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh, dịch vụ là việc làm thường xuyên nhằm khuyến khích bên có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Bài viết này đề cập đến trường hợp hạch toán hoa hồng đại lý bán đúng giá.

Kế toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng

Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (DN), hạch toán hoa hồng đại lý bán đúng giá cho bên giao đại lý và bên nhận đại lý như sau:

Bên giao đại lý

– Khi xuất hàng cho đại lý hoặc các đơn vị nhận bán hàng ký gửi thì số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của DN cho đến khi được tiêu thụ. Khi bán được hàng ký gửi, DN sẽ trả cho đại lý hoặc bên nhận ký gửi một khoản hoa hồng tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá ký gửi của số hàng ký gửi đã bán được.

– Khoản hoa hồng phải trả này được DN hạch toán vào chi phí bán hàng.

– Cách hạch toán:

+ Phản ánh trị giá thực tế xuất kho hàng ký gửi:

Nợ TK 157 (Theo giá trị xuất kho).

Có TK 155, 156.

+ Căn cứ vào bảng kê hóa đơn bán ra của sản phẩm đại lý đã tiêu thụ trong tháng, DN lập hóa đơn GTGT phản ánh doanh thu để xác định khoản hoa hồng phải trả:

+ Phản ánh doanh thu bán hàng qua đại lý:

Nợ TK 111, 131: Phải thu, đã thu từ bán hàng của đại lý.

Có TK 511: Doanh thu hàng gởi bán.

Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng tương ứng.

+ Chi phí hoa hồng đại lý:

Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào của khoản hoa hồng

Có TK111,112,131 Bên nhận đại lý

Số hàng hóa nhận làm đại lý, nhận bán ký gửi không thuộc quyền sở hữu của đơn vị này, doanh thu của các đại lý chính là khoản hoa hồng được hưởng, thuế GTGT đầu ra của đại lý chỉ tính trên hoa hồng được hưởng. Trị giá hàng hóa đại lý bán đúng giá ký gửi của chủ hàng và hưởng hoa hồng thì không phải tính và nộp thuế GTGT. Khoản hoa hồng được nhận này được DN hạch toán vào doanh thu.

– Khi nhận hàng ký gửi, căn cứ vào giá trị trong hợp đồng ký gửi ghi chép trên sổ sách quản lý hàng nhận gửi.

– Khi bán được hàng ký gửi:

+ Căn cứ vào hóa đơn GTGT, đại lý hạch toán:

Nợ TK 111, 112, 131… (Tổng số tiền phải thanh toán cho chủ hàng gồm giá ký gửi theo quy định và cả số thuế GTGT). Có TK 331.

– Cuối kỳ, căn cứ bảng kê hàng hóa bán ra, xác định số hoa hồng được hưởng. Nợ TK 331: Có TK 511: Hoa hồng được hưởng. Có TK 3331: (Thuế GTGT trên hoa hồng được hưởng). Có TK 111, 112 : (Số tiền thực trả cho chủ hàng sau khi đã trừ lại khoản hoa hồng được hưởng). Thực trạng kế toán bán hàng thông qua  đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng

Trường hợp 1: DN giao đại lý yêu cầu bên nhận đại lý ký quỹ nhằm đảm bảo bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết.

Bên giao đại lý

Bên giao đại lý ghi nhận khoản tiền ký quỹ của bên nhận đại lý như một khoản tiền ký quỹ nhận về và theo dõi trên TK 344.

Nợ TK 111, 112

Có TK 344

Khi kết thúc hợp đồng đại lý, bên giao đại lý hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược cho bên nhận đại lý và ghi Nợ TK 344 Có TK 111, 112

Trường hợp bên nhận đại lý vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với DN giao đại lý, căn cứ số tiền bên nhận đại lý bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng đại lý, kế toán tại bên giao đại lý ghi: Nợ TK 344. Có TK 711.

Việc bên giao đại lý ghi nhận và theo dõi khoản tiền ký quỹ trên TK 344 như các DN đang làm là hợp lý.

Bên nhận đại lý

Nhiều đơn vị nhận đại lý lại coi khoản tiền ký quỹ cho bên giao đại lý là khoản tiền trả trước tiền mua hàng, tiền đặt cọc, do đó hạch toán thông qua TK 331 (dư Nợ):

Nợ TK 331

Có TK 111, 112

Trường hợp 2: Hiện nay, không ít DN khi thực hiện nghiệp vụ bán đại lý có quy định về việc thưởng doanh thu (ngoài hoa hồng) cho các đại lý của mình. Như vậy, việc hạch toán phần thưởng doanh thu cho đại lý chưa được quy định trong chế độ kế toán hiện hành về kế toán bán hàng thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Đối với hoạt động thương mại thông thường, khoản tiền thưởng doanh thu được hạch toán như một khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.

Một số ý kiến hoàn thiện

Việc ghi nhận và hạch toán các chi phí phát sinh trong phương thức bán hàng thông qua đại lý cho các DN, có thể thực hiện như sau:

Thứ nhất, cần có quy định về việc hạch toán khoản tiền đặt cọc (ký quỹ) của bên nhận đại lý đối với bên giao đại lý. Trong trường hợp khoản đặt cọc chỉ mang ý nghĩa đảm bảo bên nhận đại lý thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng, hai bên có thể hạch toán như sau:

Bên giao đại lý

Ghi nhận khoản tiền nhận của bên nhận đại lý như một khoản nhận ký quỹ, ký cược và hạch toán thông qua TK 344 “Nhận ký quỹ, ký cược”. Hạch toán như quy định qua TK 344.

Bên nhận đại lý

Hạch toán khoản tiền giao cho bên giao đại lý như một khoản mang đi ký quỹ, ký cược dài hạn thông qua tài khoản thông qua tài khoản 244 “Ký quỹ, ký cược”:

+ Khi mang tiền đi ký quỹ để ký kết hợp đồng mở đại lý, căn cứ phiếu chi và hợp đồng đại lý ký kết, kế toán ghi:

Nợ TK 244: Số tiền mang đi ký quỹ thực hiện hợp đồng

Có TK 111, 112: Số tiền mang đi ký quỹ thực hiện hợp đồng.

+ Khi được hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112: Số tiền ký quỹ thực hiện hợp đồng được hoàn trả.

Có TK 244: Số tiền ký quỹ thực hiện hợp đồng được hoàn trả.

+ Trong trường hợp vi phạm hợp đồng mà đại lý đã ký kết với bên giao đại lý và bên đại lý bị phạt theo thỏa thuận, kế toán bên nhận đại lý ghi:

Nợ TK 811: Số tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng

Có TK 244: Số tiền bị phạt do vi phạm hợp đồng

Trường hợp khoản đặt cọc được sử dụng như một khoản ứng trước để nhận hàng bán đại lý hoặc khoản tiền ứng trước để nhận hàng mẫu hoặc hàng bán đại lý, hai bên giao và nhận đại lý có thể hạch toán:

Bên giao đại lý

Ghi nhận như một khoản ứng trước tiền mua hàng và hạch toán theo quy định:

Nợ TK 111,112: Số tiền bên nhận đại lý ứng trước

Có TK 131 (dư Có): Số tiền bên nhận đại lý ứng trước

+ Khi xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để làm hàng mẫu hoặc để bán, căn cứ số tiền đã ứng trước, kế toán ghi:

Nợ TK 157

Có TK 156

+ Khi số hàng gửi bán được xác định tiêu thụ, kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng của đại lý, hóa đơn hoa hồng, thực hiện xuất hóa đơn trên phần bán của đại lý và ghi nhận như sau:

Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý Nợ TK 1331:

Thuế GTGT đầu vào của khoản hoa hồng Có TK 131: Bù trừ vào số phải thu. Nợ TK 131: Số còn phải thu của đại lý (Sau khi bù trừ khoản ứng trước và số hoa hồng đại lý phải trả cho bên nhận đại lý)

Có TK 511: Doanh thu bán hàng đại lý Có TK 33311: Thuế GTGT hàng bán đại lý

+ Đồng thời kết chuyển giá vốn của hàng đã bán: Nợ TK 632 Có TK 157 Bên nhận đại lý

+ Ghi nhận như một khoản ứng trước tiền mua hàng và hạch toán theo quy định: Nợ TK 331: Số tiền ứng trước cho bên giao đại lý Có TK 111, 112: Khi bán được hàng ký gửi:

+ Căn cứ vào hóa đơn GTGT, đại lý hạch toán:

Nợ TK 111, 112,131… (Tổng số tiền phải thanh toán cho chủ hàng gồm giá ký gửi theo quy định và cả số thuế GTGT) Có TK 331

– Cuối kỳ, căn cứ bảng kê hàng hóa bán ra, xác định số hoa hồng được hưởng. Nợ TK 331: Có TK 511:  Hoa hồng được hưởng Có TK 3331: (Thuế GTGT trên hoa hồng được hưởng)

Có TK 111,112 : (Số tiền thực trả cho chủ hàng sau khi đã trừ lại khoản hoa hồng được hưởng).

- Cuối kỳ bù trừ công nợ bao gồm khoản đã ứng trước cho bên giao đại lý và khoản hoa hồng nhận được để hoàn tất công nợ với bên giao đại lý. Nợ TK 331: Số tiền còn lại phải trả cho bên giao đại lý. Có TK 111, 112

Thứ hai, trong trường hợp bán hàng đại lý, tùy thuộc vào chính sách đối với đại lý của DN (bên giao đại lý), có thể hạch toán khoản tiền ngoài hoa hồng như sau:

– Nếu chính sách bán hàng đại lý của DN ghi nhận đây là một khoản khuyến mại dành cho khách hàng thì khi phát sinh khoản khuyến mại này, DN có thể chi bằng tiền hoặc chi bằng hàng:

– Nếu chính sách bán hàng đại lý của DN ghi nhận đây là một khoản chiết khấu thương mại dành cho khách hàng thì khi phát sinh khoản chiết khấu này, DN có thể chi bằng tiền hoặc chi bằng hàng. Trị giá chiết khấu này được ghi nhận vào TK 521 “Chiết khấu thương mại” và hạch toán theo quy định đối với chiết khấu thương mại.

Với những lợi ích do hình thức bán hàng qua đại lý mang lại cho cả bên giao đại lý và bên nhận đại lý, việc thống nhất cách hạch toán cho cả hai bên có ý nghĩa lớn để DN làm tốt công tác hạch toán, theo dõi sát sao tài sản, cũng như tuân thủ theo đúng quy định của Bộ Tài chính về hạch toán kế toán trong quá trình kinh doanh.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp;

2. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014;

3. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 119/2014/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung điều 11, khoản 8, điểm a của Thông tư số 156/2013/TT-BTC).

(*) ThS. Đào Thị Đài Trang - Khoa Kế toán, Trường Đại học Duy Tân.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 6/2021.