Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bưu điện tỉnh Long An
Nghiên cứu này tập trung khảo sát, nghiên cứu về việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bưu điện tỉnh Long An (thuộc Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam), góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Dựa trên bảng khảo sát, ba vấn đề quan trọng được xác định là: Tổ chức bộ máy kế toán, Tổ chức kiểm tra kế toán và Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán. Kết quả nghiên cứu giúp Lãnh đạo Bưu điện tỉnh Long An nói riêng và các đơn vị thành viên thuộc Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam trong cả nước nói chung có cái nhìn tổng quát về thực trạng kế toán, từ đó xây dựng chính sách phù hợp để hoàn thiện công tác kế toán.
Đặt vấn đề
Thực tiễn cho thấy, tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng, không chỉ đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp mà còn là cơ sở để ra quyết định và gắn liền với trách nhiệm của người quản lý.
Là một doanh nghiệp nhà nước có lịch sử phát triển lâu đời, với hơn 13.000 điểm giao dịch trên cả nước, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam đã trở thành một trong những tổ chức phục vụ hàng đầu đối với nhu cầu liên lạc, giao dịch và thông tin của người dân Việt Nam. Bưu điện tỉnh Long An là một đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ bưu chính trên địa bàn tỉnh Long An. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, công tác kế toán tại Bưu điện tỉnh Long An có vai trò hết sức quan trọng.
Tuy nhiên, công tác kế toán hiện vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị của đơn vị. Vì vậy, trong nghiên cứu về việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bưu điện tỉnh Long An, nhóm tác giả sẽ tập trung vào ba vấn đề gồm: Tổ chức bộ máy kế toán, Công tác kiểm tra kế toán và Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT).
Phương pháp nghiên cứu
|
Bảng 1: Tổng hợp phiếu điều tra, khảo sát dành cho cán bộ quản lý |
||
|
Vấn đề tổ chức công tác kế toán |
Câu hỏi |
Thang đánh giá |
|
Tổ chức bộ máy kế toán |
Mô hình tổ chức công tác kế toán hiện tại phù hợp với quy mô, đặc điểm của đơn vị? |
Thấp (<50%): 8% Trung bình (50-60%): 13% Cao >60%: 79% |
|
Mô hình kế toán kết hợp kế toán tài chính với kế toán quản trị phù hợp với Bưu điện tỉnh? |
Thấp (<50%): 13% Trung bình (50-60%): 42% Cao >60%: 46% |
|
|
Kế toán quản trị của đơn vị có cần thiết không? |
Có: 92% Không: 8% |
|
|
Bộ phận kế toán của đơn vị hiện tại đáp ứng được công việc do Ban Lãnh đạo yêu cầu? |
Thấp (<50%): 13% Trung bình (50-60%): 38% Cao >60%: 50% |
|
|
Đơn vị có thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên kế toán không? |
Thấp (<50%): 4% Trung bình (50-60%): 46% Cao >60%: 50% |
|
|
Tổ chức kiểm tra kế toán |
Việc kiểm tra công tác tài chính kế toán là hữu ích đối với công việc kế toán tại đơn vị? |
Có: 92% Không: 8% |
|
Đơn vị cần thiết thành lập bộ phận kiểm tra kế toán có phẩm chất và năng lực chuyên môn phù hợp? |
Có: 96% Không: 4% |
|
|
Việc tự kiểm tra, kiểm tra kế toán cần thực hiện thường xuyên và định kỳ giữa các phần hành, giữa Bưu điện tỉnh và Bưu điện huyện giúp phát hiện, kịp thời ngăn chặn rủi ro? |
Có: 92% Không: 8% |
|
|
Ứng dụng CNTT trong công tác kế toán |
Phần mềm kế toán tập trung có đáp ứng được việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời và chính xác không? |
Thấp (<50%): 8% Trung bình (50-60%): 17% Cao >60%: 75% |
|
Đơn vị có sẵn sàng ứng dụng CNTT vào quản lý kế toán để nâng cao chất lượng thông tin kế toán không? |
Có: 100% Không: 0% |
|
|
Đơn vị có quan tâm đến việc tích hợp hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt qua các phòng ban và khâu hoạt động? |
Có: 100% Không: 0% |
|
|
Đơn vị có nên sử dụng giải pháp phần mềm chuyên dụng quản lý toàn diện (Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực toàn doanh nghiệp – ERP) không? |
Thấp (<50%): 13% Trung bình (50-60%): 8% Cao >60%: 79% |
|
Nguồn: Nghiên cứu của nhóm tác giả
Nghiên cứu này, sử dụng hai nguồn dữ liệu: dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp.
+ Dữ liệu thứ cấp bao gồm các văn bản pháp lý về kế toán, báo cáo kiểm toán, và tài liệu nghiên cứu từ các nguồn trực tuyến như Google và các website chuyên ngành. Dữ liệu này được dùng để tìm hiểu lý luận về tổ chức công tác kế toán.
+ Dữ liệu sơ cấp là thông tin tự thu thập qua quan sát và phỏng vấn các cán bộ kế toán và quản lý tại Bưu điện tỉnh Long An, thông qua phiếu khảo sát. Phiếu khảo sát được thiết kế cho hai nhóm đối tượng, gồm cho cán bộ kế toán (22 phiếu) và cho cán bộ quản lý (24 phiếu), bao gồm câu hỏi đóng, mở và hỗn hợp, nhằm thu thập thông tin toàn diện.
Quy trình khảo sát gồm 4 bước: thiết kế mẫu, phát phiếu, tổng hợp số liệu và phân tích dữ liệu bằng Excel. Tác giả sử dụng phương pháp so sánh, định tính và định lượng để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bưu điện tỉnh Long An.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bưu điện tỉnh Long An tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Các hoạt động kế toán và tài chính được tập trung và thực hiện tại phòng Tài chính Kế toán Bưu điện tỉnh nên toàn Bưu điện tỉnh áp dụng thống nhất và đồng nhất một quy trình, thuận lợi trong việc quản lý và điều hành, giúp tiết kiệm chi phí, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực.
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi kế toán phần hành hay kế toán địa bàn, các kế toán viên và thủ kho, thủ quỹ được Kế toán trưởng Bưu điện tỉnh phân công rõ ràng bằng văn bản, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện, đảm bảo công bằng, minh bạch, phù hợp chặt chẽ và không chồng chéo công việc lẫn nhau nhưng vẫn có liên quan đến nhau, đảm bảo khả năng kiểm soát lẫn nhau. Đội ngũ nhân viên kế toán đều là những người có năng lực, có kinh nghiệm.
Về tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra tài chính kế toán của Bưu điện tỉnh Long An đặc biệt được chú trọng, quan tâm tổ chức thực hiện và đạt được một số kết quả nhất định. Số lượng cũng như chất lượng các cuộc kiểm tra chuyên đề công tác tài chính kế toán được nâng cao. Trong năm 2023, công tác kiểm tra tài chính kế toán được chú trọng, với số lượng và chất lượng các cuộc kiểm tra chuyên đề tăng lên, đạt được kết quả tích cực.
Về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Bưu điện tỉnh Long An đã nghiêm túc triển khai phần mềm kế toán tập trung từ ngày 01/01/2021 theo định hướng của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp nâng cao hiệu quả quản lý số liệu tài chính thay vì sử dụng và tạo lập sổ sách thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, giảm thiểu sai sót và tạo thuận lợi cho việc cung cấp tình hình tài chính của Bưu điện. Bên cạnh sử dụng chương trình kế toán tập trung, thực hiện quy định của Bộ Tài chính, thì Bưu điện tỉnh Long An còn áp dụng hình thức phát hành hóa đơn điện tử thay thế cho hình thức hóa đơn giấy kể từ ngày 01/12/2020 theo quy định của Luật Quản lý thuế. Thực tiễn cho thấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho đơn vị.
Hạn chế và nguyên nhân
Hạn chế
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Đội ngũ kế toán tại Bưu điện tỉnh Long An có trình độ không đồng đều và hiện tại đang thiếu hụt nhân lực. Điều này buộc các kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc, ảnh hưởng đến thời gian nghiên cứu và kiểm soát các công việc được giao, dẫn đến việc không kịp thời phát hiện rủi ro và sai sót. Mặc dù đã có phân công công việc, nhưng không có bộ phận kế toán quản trị và bộ phận kiểm tra riêng biệt. Các báo cáo chủ yếu là báo cáo tài chính, thiếu hệ thống báo cáo quản trị cụ thể và chặt chẽ.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán: Công tác kiểm tra tại Bưu điện tỉnh Long An còn chậm trễ trong việc xây dựng kế hoạch kiểm tra và thực hiện tự kiểm tra. Số lượng các cuộc kiểm tra chưa đủ và không toàn diện, chưa chú trọng kiểm tra đột xuất và chuyên đề. Việc không có bộ phận kiểm tra riêng biệt mà chỉ do kế toán phần hành kiêm nhiệm dẫn đến hiệu quả thấp hơn dự kiến, đồng thời năng lực kiểm tra của nhân viên cũng còn hạn chế, gây khó khăn trong việc tìm ra sai sót.
- Hạn chế về ứng dụng CNTT trong kế toán: Phần mềm Kế toán tập trung hoạt động độc lập với các phần mềm nghiệp vụ, khiến công tác thu thập dữ liệu bị thực hiện thủ công. Sự liên kết giữa các hệ thống phần mềm còn yếu kém, dẫn đến việc cần nhập dữ liệu thủ công cho một số dịch vụ, gây tốn thời gian và tăng khả năng xuất hiện sai sót.
Nguyên nhân
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Nhân viên kế toán có trình độ không đồng đều, khả năng ứng dụng CNTT kém, và chưa thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng dẫn đến làm giảm hiệu quả giám sát và tham mưu cho lãnh đạo.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán: Thiếu sự phối hợp với các phòng chức năng trong kiểm tra quy trình và quản lý tài chính; nhận thức về tầm quan trọng của công tác kiểm tra còn yếu, dẫn đến ỷ lại vào kế toán kiểm tra.
- Về ứng dụng CNTT trong kế toán: Ứng dụng CNTT còn rời rạc, thiếu liên kết giữa các phần mềm, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin; nguồn nhân lực thiếu kiến thức về CNTT.
Một số giải pháp
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bưu điện tỉnh Long An nhóm tác giả đưa ra một số giải pháp như sau:
- Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Bưu điện tỉnh Long An cần áp dụng mô hình tổ chức kế toán hỗn hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị để đáp ứng nhu cầu quản lý. Thành lập bộ phận quản lý tại các bưu điện huyện, giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên kế toán. Tăng cường đào tạo cho nhân viên kế toán, tổ chức lớp học và hội thảo để nâng cao kiến thức chuyên môn. Cần nghiên cứu áp dụng phần mềm ERP để tối ưu hóa công tác kế toán.
- Giải pháp hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán: Tổ chức kiểm tra kế toán cần chú trọng, với 92% nhà quản lý tại Bưu điện tỉnh Long An được khảo sát đồng ý rằng kiểm tra tài chính là cần thiết. Nhân viên kế toán cần thực hiện tự kiểm tra và kiểm tra chéo thường xuyên, chịu trách nhiệm về số liệu thuộc phần hành mình phụ trách. Thành lập bộ phận kiểm tra kế toán chuyên nghiệp với kế hoạch kiểm tra rõ ràng và chi tiết.
- Giải pháp ứng dụng CNTT trong kế toán: Nâng cấp phần mềm Kế toán tập trung để tích hợp các tính năng kết nối với hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử và phần mềm thuế. 100% nhà quản lý tại Bưu điện tỉnh Long An được khảo sát sẵn sàng ứng dụng CNTT để cải thiện chất lượng thông tin kế toán, cụ thể là ứng dụng mô hình ERP. Khuyến khích nhân viên kế toán nâng cao kỹ năng sử dụng CNTT và tham gia các khóa đào tạo để nâng trình độ chuyên môn. Đảm bảo bảo mật thông tin tài khoản và nâng cao nhận thức về việc ứng dụng CNTT trong công tác tài chính kế toán.
* Nội dung bài viết dựa trên kết quả nghiên cứu thuộc đề tài luận văn của học viên Trần Thị Thuận An, Khoa Đào tạo Sau đại học, Trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh, dưới sự hướng dẫn của TS. GVC. Vũ Quốc Thông, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh.
Tài liệu tham khảo:
- Quốc hội (2025), Luật Kế toán 2015 số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;
- Nguyễn Thị Phương Tuyến (2023), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam trong điều kiện cách mạng công nghiệp 4.0, Hà Nội;
- Vũ Quốc Thông (2021), Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Nxb Thông tin và Truyền thông, TP. Hồ Chí Minh;
- Ernawatiningsih N. P. L. and Kepramareni P. (2019), Effectiveness of Accounting Information Systems and the Affecting Factors. International Journal of Scientific & Technology Journal, 3(5), 17-28.
