Người lao động (NLĐ) có thể khiếu nại bằng hình thức gửi đơn khiếu nại hoặc khiếu nại trực tiếp đến người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại theo luật định. Đơn khiếu nại phải ghi rõ thời gian; tên, địa chỉ của NLĐ và tên, địa chỉ của tổ chức, cơ quan hoặc cá nhân bị khiếu nại; nội dung; lý do; tài liệu liên quan; và yêu cầu giải quyết khiếu nại.

NLĐ phải ký tên hoặc điểm chỉ vào đơn khiếu nại.  Trường hợp khiếu nại trực tiếp thì người tiếp nhận khiếu nại sẽ hướng dẫn NLĐ viết đơn hoặc ghi lại nội dung khiếu nại và NLĐ phải ký tên vào văn bản này.

NLĐ có quyền tự mình hoặc ủy quyền cho người khác khiếu nại   khi có căn cứ cho rằng người sử dụng lao động (NSDLĐ) có quyết định hoặc hành vi trái luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình. Người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần 1 là NSDLĐ.

Thời gian giải quyết khiếu nại lần 1 là không quá 30 ngày, đối với vụ việc phức tạp thì thời hạn không quá 45 ngày kể từ ngày thụ lý. Đối với vùng sâu, vùng xa thì thời hạn giải quyết là không quá 45 ngày, đối với vụ việc phức tạp thì không quá 60 ngày kể từ ngày thụ lý.

Nếu NLĐ không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần 1 hoặc quá thời hạn giải quyết khiếu nại lần 1 mà vẫn không được giải quyết thì NLĐ có quyền khiếu nại lần 2 đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi NSDLĐ đặt trụ sở chính  hoặc khởi kiện đến tòa án theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự.

Nếu NLĐ vẫn không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần 2 hoặc quá thời gian giải quyết khiếu nại lần 2 thì NLĐ có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại hoặc khởi kiện vụ án tại Tòa án theo quy định của pháp luật tố tụng hành chính.

Nghị định 119/2014/NĐ-CP cho phép NLĐ được biết, đọc, sao chụp, sao chép tài liệu, chứng cứ do người giải quyết khiếu nại thu thập để giải quyết khiếu nại, ngoại trừ thông tin, tài liệu thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật của NSDLĐ theo quy định của pháp luật; yêu cầu người giải quyết khiếu nại áp dụng biện pháp khẩn cấp để ngăn chặn hậu quả có thể xảy ra do việc thi hành quyết định, hành vi bị khiếu nại; đưa ra chứng cứ về việc khiếu nại và giải trình ý kiến của mình về chứng cứ đó; yêu cầu người giải quyết khiếu nại áp dụng biện pháp khẩn cấp để ngăn chặn hậu quả có thể xảy ra do việc thi hành quyết định, hành vi bị khiếu nại.

NLĐ cần lưu ý về thời hiệu khiếu nại lần 1 là 180 ngày kể từ ngày NLĐ nhận hoặc biết được hành vi, quyết định của NSDLĐ. Thời hiệu khiếu nại lần 2 là 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn giải quyết khiếu nại lần 1 hoặc kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại lần 1 mà NLĐ không đồng ý với quyết định này. Ngoài ra, NLĐ có quyền rút khiếu nại bất cứ thời điểm nào  bằng đơn có chữ ký hoặc điểm chỉ gửi đến người giải quyết khiếu nại.