Sự khác biệt giữa kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt

Kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt là 2 phương pháp ghi nhận doanh thu, chi phí trong các doanh nghiệp (DN). Kế toán dồn tích theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán chung (VAS 01): “Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của DN liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền.

Báo cáo tài chính (BCTC) lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của DN trong quá khứ, hiện tại và tương lai”. Hiểu theo cách đơn giản hơn, đây là phương pháp kế toán mà việc ghi nhận tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí dựa trên nguyên tắc dự thu – dự chi.

Doanh thu được ghi nhận vào sổ kế toán khi phát hành hoá đơn, giao hàng thay vì vào thời điểm thu được tiền. Tương tự, một khoản chi phí phát sinh và được ghi nhận khi hàng đã được đặt mua hoặc đã chấm công cho công nhân thay vì thời điểm thanh toán tiền. Do đó, điểm yếu chính của phương pháp kế toán dồn tích đó là công ty phải trả thuế thu nhập DN trước khi nhận được tiền từ việc bán sản phẩm hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Với kế toán tiền mặt, doanh thu và chi phí được ghi nhận vào thời điểm thu hoặc chi tiền mà không phụ thuộc vào thời điểm phát sinh doanh thu hoặc chi phí là khi nào. Hay nói cách khác, việc ghi nhận doanh thu, chi phí dựa trên nguyên tắc thực thu – thực chi. Các DN sẽ không ghi nhận thu nhập cho đến khi thực sự nhận được nó.

Như vậy, việc nhìn nhận các ưu điểm, nhược điểm và ảnh hưởng của từng phương pháp đến việc ghi chép thu - chi là rất quan trọng đối với mỗi DN. Nghiên cứu này đưa ra góc nhìn rõ ràng hơn về việc sử dụng 2 phương pháp này trong thực tiễn, đồng thời giúp các DN có cơ sở để lựa chọn phương pháp kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.

Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu nhằm đánh giá tác động đến báo cáo thu nhập khi ghi nhận doanh thu và chi phí theo phương pháp kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt. Đồng thời, đánh giá các ưu điểm, nhược điểm của 2 phương pháp và xu hướng sử dụng phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí hiện nay ở Việt Nam và trên thế giới.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: Các tài liệu, bài báo trong và ngoài nước đã xuất bản về kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt.

- Phương pháp phân tích, so sánh: Phân tích các thông tin để làm rõ hơn những điểm mạnh và hạn chế của 2 phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí.

- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp một số nghiên cứu trên thế giới, từ đó thấy được xu hướng ưu tiên sử dụng phương pháp kế toán dồn tích trong hệ thống kế toán các quốc gia trên thế giới.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Bài viết nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có trụ sở tại Tây Nguyên trong tháng 12/2016 theo các tiêu chí sau (ĐVT: 1.000 đồng):  

- Bán hàng hóa trị giá 600.000 (giá vốn 300.000) đã thu tiền mặt 200.000 số tiền còn lại khách hàng nợ;

- Mua hàng hóa trị giá 300.000, thanh toán cho người bán 100.000 bằng tiền mặt số còn lại sẽ thanh toán vào tháng sau;

- Trả tiền thuê văn phòng với số tiền là 60.000 cho 3 tháng;

- Trả lương tháng 12 cho nhân viên 50.000.

Để thấy được sự tác động đến báo cáo thu nhập cuối kỳ khi sử dụng 2 phương pháp, ta có bảng so sánh như Bảng 1.

Như vậy, khi sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt, công ty bị lỗ 10.000, trong khi sử dụng phương pháp kế toán dồn tích Công ty A lãi 230.000, con số chênh lệch khá lớn. Sự khác biệt giữa 2 phương pháp ghi nhận có thể có những ảnh hưởng đáng kể về thuế.  

Nếu công ty sử dụng phương pháp kế toán dồn tích - ghi nhận doanh thu bán hàng trong tháng 12, nghĩa là Công ty vẫn tính thuế thu nhập DN vào năm tính thuế hiện tại, mặc dù công ty không nhận được tiền cho đến năm sau.

Nếu sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt thì năm sau Công ty mới ghi nhận phần doanh thu còn lại cho nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh của năm trước. Với phương pháp này, có thể thấy, Công ty phải nộp thuế thu nhập ít hơn và do đó có gánh nặng thuế nhỏ hơn nếu được thanh toán thuế vào năm sau.

Tuy nhiên, kế toán tiền mặt không được chấp nhận theo các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP) mà chỉ chấp nhận phương pháp kế toán dồn tích, vì nó cung cấp thông tin về tình hình tài chính tổng thể của Công ty tốt hơn so với phương pháp kế toán tiền mặt. GAAP ưu tiên kế toán dồn tích hơn là kế toán tiền mặt. Ngoài ra, kế toán dồn tích đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa thu nhập và chi phí, đây là một yếu tố quan trọng trong GAAP.

Những ưu điểm, nhược điểm của phương pháp kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt được trình bày tại Bảng 2.

Lựa chọn sử dụng kế toán dồn tích hay kế toán tiền mặt trong thực tiễn

Khi bản chất của 2 phương pháp kế toán được hiểu rõ hơn thì sự lựa chọn hệ thống kế toán sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến thông tin trên báo cáo tài chính. Việc lựa chọn phương pháp kế toán có tác động đến các nghĩa vụ báo cáo với các cơ quan quản lý và Nhà nước.

Nghiên cứu của Young K.Kwon (1989) chứng minh rằng, kế toán dồn tích vượt trội hơn so với kế toán tiền mặt, do thông tin kế toán dồn tích phản ánh đầy đủ tác động tổng thể của nhà quản lý đối với dòng tiền trong tương lai. Kết quả là đối với nhà quản trị thông tin kế toán dồn tích hiệu quả hơn so với thông tin kế toán tiền mặt.

Trên thực tế, các DN nhỏ sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt vì nó thường dễ hiểu và đơn giản. Phương pháp này không đòi hỏi phải có sự đào tạo hoặc kỹ năng kế toán đặc biệt, chỉ cần nhân viên có thể sắp xếp số liệu trong một bảng và quản lý một bảng tính đơn giản.

Tuy nhiên, một số DN lớn hơn với hoạt động kinh doanh phức tạp hơn phải sử dụng một phương pháp khác. Đại đa số các DN trên thế giới chọn kế toán dồn tích vì kế toán tiền mặt không thể đáp ứng nhu cầu lưu giữ hồ sơ, đặc biệt là ở các công ty lớn, tập đoàn có hoạt động kinh doanh rộng lớn và phức tạp.

Cụ thể, các DN có hàng tồn kho phải sử dụng phương pháp kế toán dồn tích, ghi lại doanh thu và chi phí khi bán hàng mà không phụ vào việc thu hoặc chi tiền. Điều này giúp Công ty hiểu nguyên nhân và kết quả thực tế của các hoạt động kinh doanh, doanh thu được ghi nhận trong suốt thời kỳ diễn ra các hoạt động kinh doanh và chi phí được ghi nhận trong cùng thời kỳ với doanh thu liên quan.

Kết luận

Với những phân tích trên có thể thấy rằng, cả kế toán dồn tích và kế toán tiền mặt đều có những thế mạnh riêng. Tuy nhiên, áp dụng phương pháp kế toán dồn tích có nhiều ưu điểm hơn so với phương pháp kế toán tiền mặt.

Kế toán dồn tích phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình thu nhập, chi phí của DN phát sinh trong quá khứ, hiện tại và tương lai, đáp ứng được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí; đồng thời được áp dụng rộng rãi và phổ biến ở hệ thống kế toán các quốc gia trên thế giới và được thừa nhận trong GAAP như là một cách thức ghi chép doanh thu và chi phí ưu việt so với kế toán tiền mặt. Do đó, DN cần cân nhắc quy mô và sự phức tạp của DN mình để lựa chọn phương pháp cho phù hợp.

Tài liệu tham khảo:

1. Đặng Kim Cương (2008), Nguyên lý kế toán Mỹ, NXB Thống kê;
2. Vũ Hữu Đức (2010), Những vấn đề cơ bản của lý thuyết kế toán, NXB Lao động;
3. Trần Văn Thảo (2010), Financial Accounting, NXB Lao động;
4. Young K.Kwon (1989), “Accrual versus cash-basis accounting methods: An agency-theoretic comparison”, Journal of Accounting and Public Policy, page 267-281.