Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Theo đó, Điều 3 Thông tư số 78/2021/T-BTC, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.

Trong đó, bên có quan hệ liên kết với người bán có mối quan hệ về mặt tổ chức bộ máy, quan hệ về kinh tế được quy định tại điều 5 Nghị định số 132/2020/NĐ-CP.

Theo hướng dẫn tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm và phải đúng thực tế phát sinh.

Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên và phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau: Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); Mục đích ủy nhiệm; Thời hạn ủy nhiệm; Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Bên cạnh đó, Thông tư cũng nêu rõ: Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, do đó bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01 ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên;

Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau: Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên; Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.

Về trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên lập ủy nhiệm, khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, các bên phải niêm yết trên website của đơn vị mình, hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết. Khi hết thời hạn ủy nhiệm, hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hoá đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì hai bên hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình, hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Trách nhiệm của bên ủy nhiệm được xác định cụ thể: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần lập văn bản pháp lý. Dùng xác nhận việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử giữa hai bên.

Bên ủy nhiệm cần gửi văn bản thông báo ủy nhiệm tới cơ quan thuế quản lý. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi bên được ủy nhiệm tiến hành tạo lập hóa đơn.

Đến hết hạn ủy nhiệm, hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt quyết định ủy nhiệm trước thời hạn. Thì hai bên tiến hành xác định và thông báo bằng văn bản. Chỉ khi văn bản này có hiệu lực thì quyết định chấm dứt thời gian ủy nhiệm mới chính thức có hiệu lực.

Lập báo cáo tổng hợp định kỳ về tình hình sử dụng những hóa đơn ủy nhiệm.

Báo cáo hàng quý về việc khởi tạo, sử dụng chỉnh lý hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.

Trách nhiệm của bên nhận ủy nhiệm:Bên nhận ủy nhiệm tiến hành khởi tạo hóa đơn theo đúng quy định

Gửi thông báo nhận ủy nhiệm đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi tiến hành lập hóa đơn ủy nhiệm đầu tiên.

Tiến hành niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.

Khi hết thời gian, bên nhận ủy nhiệm tiến hành tháo bỏ ngay những bảng thông báo đã niêm yết.

Báo cáo tổng kết định kỳ về tình hình sử dụng các hóa đơn được ủy nhiệm.

Việc ủy nhiệm cần đúng với quy định của pháp luật. Các bên liên quan cần lưu ý một số điểm sau: Đơn vị ủy nhiệm phải được ghi lên hóa đơn điện tử được lập; Nội dung cần đẩy đủ các thông tin như: hình thức hóa đơn, loại hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, mục đích ủy nhiệm. Thời hạn ủy nhiệm, phương thức giao nhận hoặc phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm. Mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết. Đồng thời có tên, chữ ký dấu của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.

Đơn vị nhận ủy nhiệm được bắt đầu khởi tạo. Sau đó xuất hóa đơn bắt đầu từ ngày được viết trong văn bản ủy nhiệm.

Bên ủy nhiệm lập hóa đơn chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn theo đúng quy định về hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Không tiến hành uỷ nhiệm việc lập hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho cá nhân hoặc tổ chức không có hoạt động kinh doanh.

Các đơn vị hoặc chi nhánh không có chức năng kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không có quyền nhận ủy nhiệm.

Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý.