Cần xác định yếu tố căn cơ nhất tạo nên phản ứng tích cực hoặc tiêu cực của khách hàng mới biết được cần bắt đầu từ đâu để tái cơ cấu nhằm đem lại kết quả tốt nhất.

Môi trường kinh doanh quyết định cấu trúc DN như định hướng khách hàng, sản phẩm, công nghệ, phương thức kinh doanh, hệ thống quản lý các hoạt động và nhân lực của DN. Khi khả năng tận dụng cơ hội, tránh né thách thức hoặc chuyển thách thức thành cơ hội bị hạn chế, DN cần đặt vấn đề tái cấu trúc để tiếp tục phát triển. Khó khăn nhất là không biết bắt đầu từ đâu, nên nhận diện đúng dấu hiệu cần tái cấu trúc là việc rất quan trọng nhằm xác định mục tiêu và phương án tái cơ cấu phù hợp.

Để xác định dấu hiệu cần tái cấu trúc, cần phân tích sự tương thích giữa cấu trúc nội tại của DN với môi trường kinh doanh. Có nhiều yếu tố thuộc về môi trường kinh doanh cũng như khá nhiều thành tố thuộc về cấu trúc DN nên rất khó nhận thấy sự không tương thích này.

Do vậy, cần xác định những chỉ số cụ thể, dễ đo lường, dễ quan sát giúp DN thuận lợi hơn trong việc nhận diện đúng dấu hiệu cần tái cấu trúc.

Phần lớn các tín hiệu tốt, xấu về DN được biểu hiện qua thái độ, hành vi, phản ứng của khách hàng. Quan sát hành vi của khách hàng sẽ dễ nhận thấy các vấn đề tồn tại của DN. Dễ dàng nhận diện phản ứng của khách hàng thông qua sự thay đổi của các chỉ số như đơn hàng giảm sút, tần suất đặt hàng trên mỗi khách hàng giảm, khách hàng tìm đối tác khác, phàn nàn về chất lượng sản phẩm, không hài lòng về DN.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến phản ứng tiêu cực của khách hàng, như chất lượng và sự phù hợp của sản phẩm, công nghệ, các quy trình sản xuất, công tác kiểm tra chất lượng, phương thức và hệ thống phân phối, dịch vụ chăm sóc khách hàng, sự phù hợp của trình độ nhân lực, thậm chí là cơ cấu tổ chức, văn hóa DN... bắt đầu xuất hiện những hạn chế. Cần khảo sát chi tiết để nhận diện cho đúng khâu nào không tương thích để lên kế hoạch tái cấu trúc phù hợp.

DN cần nắm các chuẩn mực tiến bộ về sản phẩm, công nghệ, phương thức quản trị, nhân lực và tiêu chuẩn mới của ngành để làm cơ sở đối chiếu với thực trạng DN mình. Quan sát đối thủ cạnh tranh và xu hướng chung của thị trường để xác định các chuẩn mực tiến bộ.

Hơn nữa, toàn cầu hóa với các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới (FTA) và cách mạng công nghiệp lần thứ tư làm biến đổi môi trường kinh doanh và chuỗi hoạt động các ngành kinh tế trên phạm vi toàn cầu. Theo đó, xuất hiện nhiều chuẩn mực quản trị tiến bộ, phương thức kinh doanh mới, các giải pháp công nghệ mới không chỉ trong phạm vi sản xuất mà hầu hết các hoạt động quản trị từ marketing, bán hàng, cung ứng đến tài chính, nhân sự...

Khi đó sẽ xuất hiện yêu cầu chuẩn mực mới trong sản xuất và quản trị, đòi hỏi DN phải nhận diện đầy đủ để so sánh với thực trạng của DN thì mới biết được mức độ tiến bộ hay yếu kém của DN mình.

Phải nhận diện được những điểm chưa phù hợp, điểm dưới chuẩn mực của sự tiến bộ, điểm vượt trội của DN, quan trọng nhất là xác định những đặc điểm của DN cùng ngành làm khách hàng hài lòng nhất và phiền lòng nhất.

Đây là điểm khám phá quan trọng để đề ra những điểm đột phá trong chiến lược tái cấu trúc sắp tới. Trong trường hợp phát hiện có quá nhiều điểm không phù hợp của cấu trúc DN thì cần xem xét mối quan hệ giữa các điểm không phù đó để xác định điểm căn cơ, cốt lõi nhất.

Cần tránh đề ra quá nhiều thay đổi cùng lúc trong quá trình tái cấu trúc, vì sẽ dễ dẫn đến phân tán nguồn lực trong thực hiện, khó đem lại kết quả như mong muốn. Rất nhiều DN sai lầm khi đặt tham vọng thay đổi đồng thời nhiều việc, nên đưa đến hậu quả là không việc gì ra việc gì và thất bại. Tái cấu trúc phải bắt đầu từ điểm cốt lõi nhất, giải quyết được điểm đó thì các vấn đề khác sẽ tự động thay đổi, hoặc thuận lợi hơn khi thực hiện các thay đổi khác.

Doanh nghiệp cần thiết kế hệ thống quản lý và quan hệ thông tin nội bộ, quan hệ thông tin với bên ngoài hiệu quả sẽ giúp DN tạo dựng được cơ chế tự động nhận diện dấu hiệu cần thay đổi. Quan trọng nhất là thiết kế được các kênh giao tiếp để nắm bắt thông tin từ bên ngoài.

Chẳng hạn như quy định chế độ thăm dò ý kiến khách hàng cho nhân viên bán hàng, chiêu mộ nhân sự từ những DN kinh doanh tương tự, có chính sách đào tạo, chăm sóc việc học của nhân viên, quan tâm đến sự tiến bộ của ngành để áp dụng tại DN. Với cơ chế quan hệ thông tin bên ngoài hiệu quả, việc thay đổi liên tục được thực hiện từ việc nhỏ đến việc lớn là biểu hiện của định hướng tái cấu trúc thường xuyên.