Thực trạng lập báo cáo phân tích tư vấn trong các doanh nghiệp hiện nay.

Theo Luật Kế toán, kế toán trong DN ngoài việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin còn phải thực hiện chức năng phân tích các thông tin nhằm đánh giá tình hình thực hiện các định mức, kế hoạch, dự toán và tư vấn cho nhà quản trị ra các quyết định kinh tế phù hợp.

Theo khảo sát của tác giả nhận thấy hầu hết các doanh nghiệp không chú trọng đến công tác phân tích kinh doanh nói chung và phân tích dự toán cụ thể nói riêng. Đa phần các doanh nghiệp cũng chỉ thực hiện phân tích định kỳ theo quý, năm và cũng chỉ phân tích một số chỉ tiêu cơ bản để đưa ra nhận xét đánh giá chung chung, chủ yếu là so sánh số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch ở một số chỉ tiêu cơ bản, những nội dung mang tính “truyền thống”; chưa đi phân tích sâu sắc, tỉ mỉ và tìm nguyên nhân cho những kết quả đó. Và quan trọng hơn cả, ở hầu hết các DN, việc phân tích nếu được thực hiện thì chỉ thực hiện phân tích sau khi kết thúc quá trình kinh doanh, không phân tích trước và trong quátrình thực hiện dự toán, việc tiến hành phân tích điểm hoà vốn, thực hiện phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận không được chú trọng. Việc lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dạng lãi trên biến phí gần như không có ở các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các DN nhỏ và vừa. Do đó, việc lập các báo cáo phân tích nhằm mục đích tổng kết lại, không phản ánh tính linh hoạt trong thông tin kế toán quản trị, giảm khả năng phục vụ cho những quyết định mang tính chất tức thời của nhà quản trị.

Nhằm có cơ sở đầy đủ hơn trong việc đánh giá trách nhiệm quản trị, hiệu quả sử dụng nguồn lực của từng bộ phận trong DN, hiệu quả của từng hoạt động trong DN… Ngoài những báo cáo dự toán, thực hiện, nhà quản trị cần thông tin từ các báo cáo phân tích sự biến động của các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoạch, trong mối quan hệ với các yếu tố cấu thành từng chỉ tiêu đó. Để những thông tin kế toán quản trị đến với nhà quản trị các cấp trong DN kịp thời nhất, hiệu quả nhất nhằm cải thiện tối ưu công việc ra quyết định của nhà quản trị, ngoài những thông tin mangtính chất mô tả, ghi chép lại sự kiện (các thông tin chưa được phân tích) còn cần cung cấp những thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ và khoa học. Song, qua kết quả khảo sát thực trạng công tác lập và cung cấp các báo cáo kế toán quản trị phân tích và tư vấn tại các nhiều DN chúng tôi nhận thấy:

- Các DN chưa nhận thức được một cách đầy đủ việc cần phải lập các báo cáo phân tích, tư vấn và hiệu quả mà các báo cáo này mang lại trong việc điều hành từng hoạt động của DN.

- Các DN chưa thực sự chú trọng một cách thích đáng đối với việc phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Các DN chưa quan tâm đến việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận cũng như các quy luật cung cầu của thị trường … để lựa chọn phương án tối ưu cho DN.

Phát triển báo cáo kế toán quản trị phân tích tư vấn

Xuất phát từ rất nhiều nguyên nhân khác nhau nên đã dẫn đến tình trạng nêu trên tại các DN được khảo sát. Theo chúng tôi,lý do quan trọng và chủ yếu nhất là do trình độ quản lý, cách phân cấp quản trị trong DN chưa thực sự phù hợp, còn nhiều sự chồng chéo… dẫn đến hiệu quả của công tác kế toán quản trị là không cao. Các đề xuất chúng tôi đưa ra chỉ tập trung vào việc hoàn thiện các báo cáo phân tích do kế toán quản trị cung cấp trên cơ sở thu thập và xử lý, phân tích các thông tin mà bộ phận kế toán quản trị tổng hợp được từ việc lập báo cáo quản trị thực hiện và các số liệu định mức, dự toán và kế hoạch như cung cấp các thông tin liên quan đến mối quan hệ giữa chi phí - khối lượng - lợi nhuận; thông tin liên quan đến một số chỉ tiêu tài chính cơ bản; thông tin liên quan đến sự tác động của một số nhân tố ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận. Chúng tôi đề xuất một số báo cáo kế toán quản trị phân tích, tư vấn như sau:

(1) Báo cáo phân tích liên quan đến tình hình thực hiện các dự toán, kế hoạch.

Các báo cáo này nhằm phân tích về hoạt động sản xuất kinh doanh và các nhân tố ảnh hưởng đến việc thực hiện các kế hoạch, dự toán đó phục vụ điều hành quản lý DN; đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, từng trung tâm trách nhiệm. Các DN cần thiết phải thực hiện phân tích và báo cáo liên quan đến các vấn đề quan trọng như khối lượng sản xuất và tiêu thụ thực tế; chi phí sản xuất; giá thành sản phẩm; chi phí bán hàng; chi phí quản lý doanh nghiệp; tình hình thanh toán; tình hình sử dụng nguyên vật liệu; tình hình sử dụng tài sản cố định…

Phương pháp được vận dụng ở đây là so sánh số liệu thực tế thực hiện và số liệu dự toán/kế hoạch và so sánh với số liệu cùng kỳ năm trước theo chiều ngang và theo chiều dọc, cả về số tuyệt đối,số tương đối và có nêu rõ nguyên nhân cụ thể ảnh hưởng đến tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã đề ra. Ngoài ra, còn sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới kết quả thực hiện các chỉ tiêu, từ đó có giải pháp hay phương hướng điều chỉnh kịp thời. Ví dụ như phân tích biến động chi phí dựa trên định mức chi phí và dự toán chi phí được thực hiện với các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ minh hoạ bằng việc phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán đã được điều chỉnh theo khối lượng sản xuất thực tế. Do chi phí này phụ thuộc vào hai nhân tố là lượng tiêu hao NVL và đơn giá NVL nên biến động chi phí NVL trực tiếp được tách thành biến động tiêu hao NVL và biến động giá NVL. Tổng hợp biến động tiêu hao NVL và biến động giá NVL sẽ cho kết quả biến động NVL. Trong đó:

Biến động tiêu hao NVL = (Lượng tiêu hao thực tế - Lượng tiêu hao định mức) * Đơn giá định mức

Kết quả tính toán, nếu biến động lượng tiêu hao NVL dương (+) sẽ là một biến động xấu, phản ánh lượng tiêu hao NVL thực tế sử dụng lớn hơn dự toán, làm tăng chi phí NVL và làm giảm lợi nhuận của DN. Ngược lại, nếu biến động lượng tiêu hao NVL âm (-) sẽ là một biến động tốt, phản ánh lượng tiêu hao NVL thực tế sử dụng nhỏ hơn so với dự toán, điều đó góp phần làm giảmchi phí NVL trực tiếp và làm tăng lợi nhuận của DN. Từ đó, DN tìm ra các nguyên nhân gây nên những biến động về lượng tiêu hao NVL, những nguyên nhân làm tăng lượng NVL tiêu hao có thể do máy móc bị lỗi, NVL chất lượng chưa tốt, trình độ lao động thấp hoặc công tác giám sát chưa chặt chẽ…

Những nguyên nhân có thể làm giảm lượng NVL tiêu hao có thể do máy móc được điều chỉnh và hoạt động tốt hơn; NVL chất lượng tốt; trình độ tay nghề và ý thức của người lao động được nâng cao hoặc công tác kiểm tra giám sát quá trình sản xuất được thực hiện tốt đã góp phần làm giảm mức tiêu hao NVL trực tiếp. Trên cơ sở phân tích, đánh giá và tìm ra nguyên nhân làm biến động mức tiêu hao NVL, nhà quản trị sẽ có các biện pháp phù hợp nhằm góp phần giám sát chặt chẽ lượng tiêu hao NVL trực tiếp, góp phần làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho DN.

Biến động giá NVL = (Đơn giá thực tế - Đơn giá định mức) * Lượng tiêu hao thực tếNếu kết quả tính toán là biến động giá NVL dương (+) sẽ là biến động xấu, thể hiện giá NVL thực tế cao hơn dự toán, điều đó sẽ làm tăng chi phí NVL trực tiếp và làm giảm lợi nhuận của DN. Nguyên nhân dẫn đến biến động tăng về giá NVL có thể do giá NVL trên thị trường tăng, chất lượng NVL tăng hoặc hoạt động kiểm soát mua và chi phí NVL chưa chặt chẽ. Nếu biến động giá NVL âm (-) sẽ là biến động tốt, thể hiện giá NVL thực tế thấp hơn so với dự toán, giảm chi phí NVL và góp phần làm tăng LN của DN. Nguyên nhân giá NVL giảm cóthể do giá NVL trên thị trường giảm, quá trình mua NVL được giám sát chặt chẽ hơn hoặc DN được hưởng các khoản chiết khấu, giảm giá ngoài dự tính… Từ đó, DN có biện pháp quản lý biến động giá NVL một cách hiệu quả, phát huy những nhân tố tốt và hạn chế, loại bỏ những nguyên nhân tiêu cực ảnh hưởng tới chi phí NVL trực tiếp.

Tương tự với phân tích các khoản chi phí còn lại. Đối với phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp sẽ chịu ảnh hưởng của hai nhân tố: năng suất lao động (thời gian lao động) và đơn giá nhân công. Đối với phân tích biến động chi phí sản xuất chung cần lưu ý vì chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều yếu tố chi phí, trong đó bao gồm cả biến phí và định phí. Hai nhóm chi phí này có đặc điểm phát sinh là khác nhau nên phân tích chi phí sản xuất chung cũng được phân tích tách biệt thành phân tích biến động biến phí sản xuất chung và phân tích biến động định phí sản xuất chung. Việc phân tích biến động chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN tương tự như phân tích biến động chi phí sản xuất chung.

(2) Báo cáo phân tích thông tin liên quan đến mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.

Từ thông tin trên các báo cáo thực hiện về doanh thu, biến phí, định phí, sản lượng tiêu thụ của từng loại sản phẩm, từng mặt hàng có thể dễ dàng xác định các chỉ tiêu được dùng phổ biến trong phương pháp hạch toán chi phí biên (hay còn gọi là phương pháp số dư đảm phí) để xây dựng mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Cụ thể là các chỉ tiêu: đơn giá bán, biến phí đơn vị, lãi trên biến phí đơn vị, tổng lãi trên biến phí, tỷ lệ lãi trên biến phí…

Việc vận dụng các chỉ tiêu này giúp ích hiệu quả cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị DN liên quan đến tiếp tục sản xuất và tiêu thụ loại sản phẩm nào nữa không? Có nên mở rộng thị trường tiêu thụ hay không? Với năng lực dư thừa có nên thúc đẩy sản xuất sản phẩm nào? Xác định có nên hay không nên tăng (giảm) biến phí, định phí nào đó để tăng khối lượng tiêu thụ, tăng doanh thu…

Ngoài ra, cũng dựa vào phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, các DN nhỏ và vừa hoàn toàn có thể xác định điểm hoà vốn của DN, từ đó xây dựng chiến lược, kế hoạch cụ thể để đạt được lợi nhuận mong muốn. Cụ thể, khi phân tích điểm hoà vốn ở trong DN giúp nhà quản trị xác định được mức sản xuất và tiêu thụ bao nhiêu thì hoà vốn; xác định được DN phải hoạt động ở mức độ công suất như thế nào thì đạt điểm hoà vốn; xác định được giá cả tiêu thụ tối thiểu để không bị lỗ và xác định mức an toàn hiện tại của DN trên thị trường cạnh tranh là như thế nào… Từ đó, nhà quản trị có các chính sách và biện pháp tích cực chỉ đạo các hoạt động sản xuất và kinh doanh đạt hiệu quả cao.

(3) Báo cáo phân tích cung cấp các thông tin liên quan đến một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu phục vụ cho việc quản lý, điều hành của các cấp quản trị DN.

Đối với các báo cáo này thì tùy vào từng loại hình doanh nghiệp mà doanh nghiệp thiết kế số lượng và loại báo cáo phù hợp. Ví dụ, với DN thương mại dịch vụ cần quan tâm đến nhóm chỉ tiêu phản ánh khả năng hoạt động của DN như: số vòng quay của hàng tồn kho, số ngày một vòng quay của hàng tồn kho, vòng quay các khoản nợ phải thu, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn… các chỉ tiêu thuộcnhóm này giúp nhà quản trị DN biết được khả năng hoạt động của DN. Nhóm chỉ tiêu phản ánh khả năng sinh lời của DN thì mọi DN thuộc tất cả các lĩnh vực kinh doanh cần quan tâm. Cụ thể, chỉ tiêu tỷ suất sinh lời của tài sản (ROA); tỷ suất sinh lời trên doanh thu (ROS); tỷ suất sinh lời trên vốn kinh doanh (ROI)… Các chỉ tiêu này giúp cho nhà quản trị DN có cái nhìn đầy đủ về khả năng sinh lời của DN từ đó họ sẽ đưa ra các quyết định đầu tư, kinh doanh hiệu quả hơn. Ngoài ra, các DN cũng nên xác định và xây dựng nhóm chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán, nhóm chỉ tiêu phản ánh cơ cấu tài chính và cơ cấu tài sản của DN.

Các thông tin về các chỉ tiêu trên cần được tính toán, phân tích và cung cấp cho các cấp quản trị DN, giúp họ có thêm thông tin để quản lý điều hành DN cũng như đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với điều kiện hiện tại của DN. Các chỉ tiêu này phải được xác định định kỳ có thể là hàng tháng, hàng quý, năm.

Tóm lại, báo cáo kế toán quản trị phân tích, tư vấn là loại báo cáo rất cần thiết và quan trọng trong quá trình quản trị và ra quyết định của nhà quản trị, thể hiện được “sự biết nói” của những số liệu kế toán. Do đó, các doanh nghiệp cần chú trọng và đẩy mạnh hơn nữa công tác lập và phát triển loại báo cáo này để công tác quản trị doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn.