Hướng dẫn được ban hành tại Công văn số 3985/BHXH-LT về việc cập nhật hồ sơ hưởng BHXH lên Hệ thống Lưu trữ tập trung của ngành này.

Việc ban hành hướng dẫn cập nhật hồ sơ hưởng BHXH lên Hệ thống Lưu trữ tập trung ngành BHXH nhằm làm căn cứ giải quyết các chế độ BHXH, phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ và lưu trữ hồ sơ hưởng các chế độ BHXH.

Cụ thể, theo BHXH Việt Nam, việc cập nhật hồ sơ mới lên Hệ thống Lưu trữ tập trung sẽ được thực hiện tại các phòng/bộ phận nghiệp vụ với 3 bước:

Bước 1: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC) thực hiện số hóa toàn bộ hồ sơ giấy đã tiếp nhận, trừ sổ BHXH để cập nhật vào hệ thống; đồng thời, kiểm tra đảm bảo đủ thành phần hồ sơ, tính chính xác, toàn vẹn của hồ sơ, scan toàn bộ hồ sơ giấy để cập nhật vào hệ thống và chuyển cho bộ phận chế độ BHXH.

Bước 2: Bộ phận Chế độ BHXH truy cập vào hệ thống, cập nhật thông tin, đối chiếu với dữ liệu để xét duyệt hồ sơ hưởng các chế độ BHXH và trình lãnh đạo phê duyệt các quyết định, bản quá trình đóng BHXH tương ứng với từng chế độ theo mẫu ban hành kèm theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH; đồng thời in 2 bản các quyết định hưởng, quá trình đóng BHXH trình lãnh đạo ký phát hành và chuyển bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả TTHC.

Bước 3: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC nhận hồ sơ đã được giải quyết từ bộ phận Chế độ BHXH để trả cho người nộp theo hình thức đã đăng ký nhận hồ sơ. Tích hợp hồ sơ giấy đã tiếp nhận và được số hóa với hồ sơ đã được giải quyết, ký số từ bộ phận Chế độ BHXH, kiểm tra thành phần hồ sơ, nếu đầy đủ và đảm bảo tính pháp lý thì chuyển sang Hệ thống Lưu trữ tập trung; đồng thời tổ chức lưu trữ hồ sơ giấy theo quy định.

BHXH Việt Nam lưu ý, trong quá trình khai thác hồ sơ hưởng BHXH tại phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử (luutruhsdt.baohiemxahoi.gov.vn), mà tại kho Lưu trữ hồ sơ điện tử không lưu trữ hồ sơ hoặc có hồ sơ nhưng không đầy đủ như hồ sơ đang lưu trữ tại BHXH tỉnh, thì BHXH tỉnh gửi hồ sơ hoặc thành phần hồ sơ còn thiếu về Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) để kịp thời số hóa, cập nhật vào Hệ thống Lưu trữ tập trung; đồng thời sao y một bộ để lưu trữ tại BHXH các tỉnh, thành phố.