Cơ sở nghiên cứu vòng tròn quản lý chất lượng

Năm 1950, tác giả Deming đã giới thiệu cho người Nhật Bản chu trình Deming hay còn gọi là vòng tròn quản lý chất lượng (PDCA) gồm: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh. Deming tin rằng 80 – 85% chất lượng sản phẩm, dịch vụ có đạt hay không là do ở vấn đề quản lý.

Từ những năm cuối thế kỷ XX, hầu hết các doanh nghiệp (DN) lớn ở Nhật Bản đã ứng dụng thành công vòng tròn quản lý chất lượng (PDCA).

Điều này đã góp phần không nhỏ vào sự tăng trưởng nhảy vọt và phát triển bền vững cho nền kinh tế Nhật Bản sau đại chiến thế giới lần thứ II. Những năm gần đây, PDCA đã nhanh chóng lan tỏa, được nhiều quốc gia trên thế giới đón nhận và ứng dụng.

Đầu thế kỷ XXI, PDCA đã du nhập vào Việt Nam, đã triển khai nghiên cứu và áp dụng đồng bộ trong công tác kế toán quản trị (KTQT) tại nhiều DN có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI).

Vòng tròn PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có. Nhưng do hiệu quả mà nó đem lại, ngày nay nó được sử dụng như một công cụ nhằm cải tiến không ngừng và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Thực tế cũng cho thấy, trong hội nhập, các DN công nghiệp của Việt Nam, đặc biệt là các DN chuyên sản xuất hàng xuất khẩu đang đứng trước nhiều cơ hội và thách thức đòi hỏi phải xúc tiến mạnh mẽ quá trình nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm đạt được các tiêu chuẩn ISO. Vì vậy, ứng dụng PDCA vào công tác KTQT tại các DN công nghiệp là một tất yếu.

Ứng dụng vòng tròn quản lý chất lượng trong công tác kế toán quản trị

PDCA là chu trình chuẩn mực, được các nhà quản trị thường xuyên áp dụng, không chỉ trong hoạt động quản trị của mình, mà còn cả trong cách thức đánh giá các hoạt động quản trị của cấp dưới cũng như các cấp khác.

Đối với các tổ chức, DN đang xây dựng hoặc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, thì chu trình PDCA gần như là “bài học vỡ lòng” không thể thiếu cho những người được đề cử trực tiếp tham gia trong nhóm dự án, cho các đánh giá viên nội bộ, cũng như cho các cấp quản lý có tham dự các buổi huấn luyện về ISO.

Nhận thức về PDCA gồm 3 mức độ: Nhận thức căn bản; Nhận thức đầy đủ; Nhận thức nâng cao.      

Chu trình PDCA trải qua bốn giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch.

Thực chất lập kế hoạch là xác định loại đầu ra nào giúp phát triển một quy trình phù hợp nhất và khả thi nhất cho tương lai. Một bản kế hoạch tốt thường dẫn tới sự thay đổi nhỏ khi thực hiện, nghĩa là kế hoạch được lập sát với thực tế và phải qua các bước phân tích.

Thứ nhất, phân tích tình hình chính trị - kinh tế - xã hội - công nghệ (PEST) nhằm tìm hiểu thực trạng và xu thế của môi trường chính trị, hệ thống pháp lý, tình hình kinh tế, văn hoá, xã hội, các thành tựu khoa học kỹ thuật và các xu thế công nghệ mới có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN.

Thứ hai, phân tích 5 yếu tố ảnh hưởng đến DN, bao gồm: (i) nhà cung cấp; (ii) khách hàng; (iii) sản phẩm thay thế; (iv) đối thủ sắp nhảy vào; (v) đối thủ cạnh tranh hiện tại.

Thứ ba, phân tích điểm mạnh = điểm yếu = cơ hội = thách thức (SWOT). Đây là phân tích cơ bản và quan trọng nhất làm cơ sở cho bất kỳ một hoạch định nào. Những công cụ thường được dùng trong kỹ thuật phân tích SWOT là sơ đồ “xương cá”, hay còn được gọi là sơ đồ “cây”, sơ đồ “nhân quả”, sơ đồ “tại sao” và sơ đồ “thế nào”…

Nguyên tắc lập các bản kế hoạch:

Theo quan niệm truyền thống, giai đoạn lập kế hoạch liên quan đến việc đánh giá một quy trình hiện tại hoặc quá khứ, từ đó, định lượng các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật cho tương lai.

Theo quan niệm hiện đại, giai đoạn lập kế hoạch liên quan đến việc dự toán một nhu cầu mới và tìm ra cách thức để quy trình đó được cải thiện phù hợp với xu hướng vận động trong tương lai. Đối với cấp quản lý, thông thường hàng năm đều phải lập một Kế hoạch tổng thể cho cả năm.

Kế hoạch tổng thế này là cơ sở cho những Kế hoạch hành động tiếp theo với những công việc chi tiết hơn cho từng dự án. Thời gian dự kiến có thể là tuần hoặc ngày, tuỳ theo mức độ lớn nhỏ và chi tiết.

Những công việc hàng ngày cũng cần được đưa vào kế hoạch hàng ngày để bố trí thời gian phù hợp, tránh bỏ sót. Các kế hoạch làm việc tuần hoặc tháng cũng cần được lập để theo dõi và kiểm soát công việc của mình hoặc của nhân viên cấp dưới.

Giai đoạn 2: Đưa kế hoạch vào thực hiện.

Khi thực hiện những thay đổi nhỏ thường được phát hiện và điều chỉnh kịp thời. Dữ liệu và kết quả thu thập được của giai đoạn này sẽ được sử dụng để xem xét, đánh giá hiệu quả công việc.

Giai đoạn 3: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

Nếu giai đoạn kiểm tra cho thấy, giai đoạn kế hoạch đã được triển khai trong giai đoạn làm là cải thiện tiêu chuẩn trước (cơ sở gốc), thì đó sẽ trở thành tiêu chuẩn mới (cơ sở mới).

Ngược lại, nếu giai đoạn kiểm tra cho thấy, giai đoạn kế hoạch được triển khai trong giai đoạn làm không phải là một sự cải tiến, thì tiêu chuẩn hiện tại (cơ sở gốc) sẽ vẫn được duy trì.

Trong cả hai trường hợp, nếu giai đoạn kiểm tra cho thấy bất kỳ dấu hiệu nào đó khác biệt quá lớn so với dự kiến, thì sẽ xuất hiện một số gợi ý các chu kỳ PDCA tiềm năng trong tương lai. Cần phải kiểm tra lại cả hai giai đoạn lập kế hoạch và triển khai vào thực hiện.

Giai đoạn 4: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.

Giai đoạn điều chỉnh là phiên bản thay thế của giai đoạn thực hiện. Giai đoạn này cho phép quá trình triển khai công việc tiếp tục được theo dõi sau khi các thay đổi đã được sửa chữa cho phù hợp với thực tiễn.

Ngày nay, PDCA là một trong những công cụ không thể thiếu trong các hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001; ISO 14001…). Vai trò nó biểu hiện ở các khía cạnh sau:

(i) Cung cấp một phương pháp chuẩn hóa cải tiến liên tục để giải quyết các vấn đề mới mang tính định kỳ, bởi các nhân viên trong bất kỳ bộ phận nào đều có thể tham gia một hoặc một số mắt xích công việc;

(ii) Ngăn chặn lãng phí thời gian thực hiện các giải pháp không hiệu quả hoặc kém hiệu quả;

(iii) Thúc đẩy tinh thần đồng đội thông qua giải quyết vấn đề chung;

(iv) Tiết kiệm chi phí và chủ động vượt qua những trở ngại trong nội bộ.

Để đạt được 4 lợi ích trên, Deming đưa ra 3 khuyến nghị khi thực hiện chu trình quản lý chất lượng: (i) Quản lý cấp cao phải coi chu trình là chính sách bắt buộc để thay đổi; (ii) Hãy nhớ rằng đây là một kế hoạch vòng tròn, không phải là một kế hoạch một chiều; (iii) Thực hiện trong tất cả các phòng ban của tổ chức.

Tại các DN công nghiệp Việt Nam, đa số các DN FDI đã ứng dụng thành công ứng dụng PDCA trong công tác KTQT. Nhiều DN công nghiệp của Việt Nam cũng đã mạnh dạn học hỏi, trao đổi, trau dồi kinh nghiệm và tìm giải pháp triển khai vòng tròn này.

Mặc dù, còn nhiều DN chưa mạnh dạn đăng ký tiêu chuẩn ISO và chưa chính thức vận hành PDCA song đã thực hiện tốt một số công đoạn như lập định mức chi phí và đánh giá kết quả thực hiện một cách thường xuyên. Đây chính là tiền đề cho việc triển khai PDCA trong công tác KTQT.

Hiện nay, phần lớn các DN trong ngành công nghiệp đã có hệ thống báo cáo KTQT. Mặc dù hệ thống báo cáo còn nhiều điểm bất cập nhưng đã phần nào phác họa được bức tranh nội bộ về hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cung cấp kịp thời thông tin nội bộ, trợ giúp cho Ban quản trị ra quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bên cạnh những dấu hiệu tích cực, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong việc ứng dụng PDCA vào các DN công nghiệp Việt Nam như: Quá trình đào tạo nhân lực còn “thừa thầy  - thiếu thợ”, người lao động chưa được tiếp cận hoặc tiếp cận chưa đầy đủ, chuẩn xác về các tiêu chuẩn ISO; Quá trình phối hợp cùng thực hiện công việc chung còn chưa thực sự ăn ý; Việc lựa chọn mô hình KTQT gắn kết được với PDCA còn nhiều lúng túng; Việc kiểm tra, giám sát mang tính hình thức...

Giải pháp đẩy nhanh ứng dụng PDCA
trong công tác kế toán quản trị tại doanh nghiệp

Về phía Nhà nước: Cần kịp thời trợ giúp và tư vấn việc tổ chức công tác kế toán nói chung và KTQT nói riêng phù hợp với đặc thù hoạt động của từng DN.

Về phía các cơ sở đào tạo: Cần định hướng đào tạo nghề kế toán chuyên sâu, KTQT được ứng dụng rộng rãi trong thực tế.

Về phía bộ chủ quản: Cần xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật của ngành góp phần đắc lực vào việc triển khai cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 vào thực tiễn.

Về phía các DN công nghiệp Việt Nam: (i) Các nhà quản trị phải đưa ra những yêu cầu về thông tin cần được bộ phận KTQT cung cấp; Chuẩn hóa chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của DN thông qua việc lập các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn; (ii) Các DN công nghiệp Việt Nam nên tổ chức bộ máy kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và KTQT trong cùng một bộ máy kế toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng thông tin và kiểm tra kế toán; (iii) Cần phải có một chuẩn mực đạo đức cho việc hành nghề của nhân viên KTQT; (iv) Cần xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin trong nội bộ DN một cách đồng bộ và thống nhất, tránh sự trùng lắp nhằm đảm bảo cho việc truyền tải thông tin được nhanh chóng và thuận lợi; (v) Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phục vụ yêu cầu quản trị DN cũng cần phải dựa vào yêu cầu quản lý của DN.

Tóm lại, giai đoạn lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất của vòng tròn PDCA. Hoạch định là tiền đề cho sự thành công hoặc thất bại của toàn bộ chu trình. Thực tế cho thấy, một bản kế hoạch hoàn hảo sẽ là tiền đề để vận hành thành công cả một chu trình. Một bản kế hoạch thiếu tính khả thi chắc chắn sẽ dẫn đến một sự bế tắc, lúng túng trong quá trình triển khai toàn bộ chu trình.

Trong từng giai đoạn của vòng tròn PDCA cũng tồn tại những chu trình con và trong suốt quá trình hoạt động của tổ chức PDCA được lặp đi, lặp lại không ngừng. Như vậy, PDCA là một vòng tròn cho sự thực hiện việc thay đổi, việc theo dõi và lặp đi lặp lại, sẽ dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình đã được đưa vào áp dụng.   

1. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 53/2006/TT-BTC về hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong DN, Hà Nội;

2. Wolfgang Wiegel, Hoàng Anh Phương, Quyền Anh Ngọc (2011), Nghiên cứu chiến lược về chuỗi giá trị ngành, đặc biệt về xuất khẩu và năng lực cạnh tranh, Dự án hỗ trợ thương mại đa biên (EU - VIETNAM MUTRAP III), Hà Nội;

3. Mikus; Gaile-Sarkane; Elīna (2017), Chuyển giao bí quyết dựa trên kết quả học tập để phát triển đổi mới, Tạp chí Công nghệ10.1186 / s40852-017-0053-4;

4. Deming, W. Edwards (1986), Out of the Crisis, MIT Center for Advanced Engineering Study, ISBN 0-911379-01-0;

5. Shewhart, Walter Andrew (1939), Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control, New York: Dover, ISBN 0-486-65232-7.