Theo Luật Kế toán Việt Nam, kế toán quản trị (KTQT) là “việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Như vậy, KTQT là lĩnh vực kế toán được thiết kế để thoả mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản lý và các cá nhân khác làm việc trong một tổ chức.

Quá trình quản lý và công việc của các nhà quản lý

Những người chủ sở hữu và các nhà quản lý của tổ chức chịu trách nhiệm trong việc xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức. Trong quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức, các nhà quản lý thực hiện 4 chức năng cơ bản sau:

Một là, lập kế hoạch. Để xây dựng kế hoạch nhà quản trị thường phải dự đoán, phán đoán kết quả của các chỉ tiêu kinh tế sẽ xảy ra dựa trên những cơ sở khoa học có sẵn. Trong quá trình xây dựng, nhà quản trị thường phải liên kết các chỉ tiêu kinh tế với nhau để thấy rõ sự tác động về nguyên nhân và kết quả sẽ xảy ra trong tương lai.

Hai là, tổ chức và điều hành các hoạt động. Chức năng này nhằm truyền dạt các chỉ tiêu kế hoạch đã xây dựng cho các bộ phận trong DN và tổ chức hoạt động tại các bộ phận theo như kế hoạch. Đồng thời, yêu cầu nhà quản lý phải liên kết các bộ phận với nhau, sử dụng nguồn lao động hợp lý nhằm khai thác tối đa các yếu tố của quá trình sản xuất để đạt được các mục tiêu đã dự định.

Các nhà quản trị phải sử dụng tổng hợp các thông tin của nhiều bộ phận trong DN, thông tin bên trong và bên ngoài, thông tin định lượng, định tính để phán đoán và thực hiện các kế hoạch, dự toán đã xây dựng. Đây là giai đoạn quyết định nhất, bởi vì các quyết định kinh doanh phải hết sức linh hoạt, phù hợp với các yếu tố sản xuất và đạt được mục tiêu tối ưu.

Ba là, kiểm tra và đánh giá các kết quả thực hiện. Căn cứ vào các chỉ tiêu của các kết quả thực hiện đối chiếu với các kế hoạch đã xây dựng để kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kết quả của DN. Qua đó, phân tích và thu nhận các thông tin phục vụ cho quá trình kinh doanh tiếp theo. Thực chất là so sánh sự khác nhau giữa thực hiện với kế hoạch đã xây dựng, từ đó xác định các nguyên nhân ảnh hưởng để điều chỉnh quá trình thực hiện của từng người, từng bộ phận nhằm đạt được các mục tiêu tối ưu. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua việc phân công, phân cấp dựa trên cơ chế quản lý tài chính và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong một tổ chức hoạt động cụ thể.

Bốn là, ra quyết định. Đây là chức năng cơ bản nhất của thông tin KTQT. Ra quyết định là công việc thường xuyên của các nhà quản trị ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của DN. Việc ra quyết định thường dựa trên cơ sở tổng hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau, nhưng trong đó thông tin KTQT thường giữ vai trò có tính chất quyết định và độ tin cậy cao. Các nhà quản trị thường đứng trước nhiều phương án kinh doanh khác nhau.

Mỗi phương án thường bao gồm nhiều hệ thống thông tin đa dạng như là số lượng, chủng loại, chi phí, lợi nhuận, vốn, thị trường... Vì vậy, đòi hỏi KTQT phải tổng hợp, phân tích và chọn lọc hệ thống thông tin này. Trên cơ sở đánh giá hệ thống thông tin do KTQT cung cấp để đưa ra các quyết định chọn các phương án tối ưu.

Các nhà quản trị là người ra quyết định nhằm đảm bảo sự tồn tại, phát triển liên tục của DN và kiểm soát việc thực hiện các quyết định đó. Do vậy, tương ứng với các khâu công việc quản trị thì kế toán phải cung cấp thông tin phù hợp cho từng khâu công việc đó.

Trước hết, KTQT phải thiết lập một hệ thống các chỉ tiêu, mở tài khoản, sổ sách để ghi chép một cách có hệ thống các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Việc xây dựng hệ thống chi tiêu, mở tài khoản phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh khi đó các thông tin mới có tính hiệu quả về mọi mặt.

Từ các thông tin, KTQT tiến hành tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản trị nội bộ và tổng hợp thành các báo cáo của các cấp quản trị khác nhau. KTQT tiến hành kiểm tra các thông tin trên các báo cáo phân tích, đánh giá hiệu quả của các hoạt động và trợ giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp.

Mục tiêu của kế toán quản trị

Để thực hiện các công việc trong quá trình quản lý hoạt động của tổ chức, các nhà quản lý cần thông tin. Thông tin mà các nhà quản lý cần để thực hiện công việc được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau: các nhà kinh tế, các chuyên gia tài chính, các chuyên viên tiếp thị, sản xuất và các nhân viên KTQT của tổ chức.

Hệ thống thông tin KTQT trong tổ chức có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để thực hiện các hoạt động quản lý. KTQT có bốn mục tiêu chủ yếu sau: (i) Cung cấp thông tin cho nhà quản lý để lập kế hoạch và ra quyết định; (ii) Trợ giúp nhà quản lý trong việc điều hành và kiểm soát hoạt động của tổ chức; (iii) Thúc đẩy các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức; (iv) Đo lường hiệu quả hoạt động của các nhà quản lý và các bộ phận, đơn vị trực thuộc trong tổ chức.

Vai trò của nhân viên kế toán quản trị trong tổ chức

 Vai trò chủ yếu của nhân viên KTQT trong một tổ chức là thu thập, cung cấp thông tin thích hợp và nhanh chóng cho các nhà quản lý để họ thực hiện việc điều hành, kiểm soát hoạt động của tổ chức và ra quyết định. Các nhà quản lý sản xuất thường vạch kế hoạch và ra quyết định về các phương án và lịch trình sản xuất; các nhà quản lý tiếp thị thì ra các quyết định về quảng cáo, khuyến mãi và định giá sản phẩm; các nhà quản trị tài chính thường ra các quyết định về huy động vốn và đầu tư. Vì vậy, một yêu cầu đặt ra cho các nhân viên KTQT là họ phải am hiểu các tình huống ra quyết định của các nhà quản lý.

Phân biệt kế toán quản trị với kế toán tài chính

 Trọng tâm của KTQT là cung cấp thông tin phục vụ cho các nhà quản lý của tổ chức, trong khi đó, mục tiêu là nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tương bên ngoài tổ chức. Báo cáo hàng năm của Công ty Vinamilk cho các cổ đông của công ty là ví dụ điển hình về sản phẩm của hệ thống kế toán tài chính. Những người sử dụng thông tin kế toán tài chính bao gồm các nhà đầu tư hiện tại và tiềm năng, các chủ nợ, các cơ quan nhà nước, các nhà phân tích đầu tư, khách hàng.

Tuy vậy, hệ thống KTQT và kế toán tài chính cũng có nhiều điểm giống nhau bởi vì cả hai hệ thống này đều dựa vào dữ liệu thu thập được từ hệ thống kế toán cơ bản của tổ chức. Hệ thống này bao gồm thủ tục, nhân sự, và hệ thông máy tính để thu thập và lưu trữ các dự liệu tài chính của tổ chức. Một phần của hệ thống kế toán chung này là hệ thống kế toán chi phí, có nhiệm vụ thu thập thông tin chi phí được sử dụng trong cả hệ thống KTQT và kế toán tài chính.

Để vận dụng thành công KTQT trong DN thì điều kiện tiên quyết là phải có chuyên gia giỏi, có sự tham gia tích cực của lãnh đạo cấp cao, có đủ nguồn lực dành riêng cho KTQT và nhận diện chính xác chiến lược phát triển của DN. 

Tài liệu tham khảo:

1. Kế toán quản trị, NXB Thống kê TP. Hồ chí Minh;

2. Vai trò của kế toán quản trị trong DN/ ketoanducminh.edu.vn;

3. Xây dựng kế toán quản trị trong DN sản xuất kinh doanh ở Việt Nam http://www.misa.com.vn/tin-tuc/.