Thực tế xây dựng hệ thống cung cấp thông tin kế toán của doanh nghiệp bán lẻ

Theo khảo sát cho thấy, phần lớn các doanh nghiệp (DN) bán lẻ chưa đánh giá được hết tầm quan trọng của việc phân tích tình hình tài chính, dòng tiền, vòng quay hàng tồn kho.

Chính các nhà quản trị của các DN bán lẻ thường quan tâm nhiều đến mục tiêu ngắn hạn như: Chỉ tập trung cho việc tiêu thụ hàng (bán được nhiều hàng nhất), tạo nhiều lợi nhuận nhất mà không quan tâm hay chú trọng đến việc xây dựng hay quản lý chu trình bán hàng thuận tiện nhất; kết hợp với các báo cáo bán hàng từ các cửa hàng bán lẻ, báo cáo so sánh giữa các cửa hàng bán lẻ, báo cáo dòng tiền hay phân tích tình hình kinh doanh, báo cáo quản trị…

Để các nhà quản trị của các DN bán lẻ nói riêng và DN Việt Nam nói chung nhận định đúng tầm quan trọng của hệ thống cung cấp thông tin kế toán, bài viết đã nghiên cứu vai trò, bản chất của một hệ thống cung cấp thông tin kế toán: không chỉ góp phần nâng cao chất lượng tổ chức vận hành phần mềm kế toán DN, mà còn tác động tích cực đến việc ra quyết định quản lý tại các DN bán lẻ.

Trên cơ sở nghiên cứu các DN tham gia vào chuỗi cung ứng bán lẻ có trên 500 mã sản phẩm hàng hóa (diện tích sử dụng trên 200m2), quy trình thu thập và xử lý thông tin của các DN bán lẻ được bài viết mô phỏng cụ thể qua Hình 1.

Theo khảo sát, phần lớn các DN vừa và nhỏ thường sử dụng các phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng độc lập do các DN việt nam cung cấp như: Fast, misa, effect, bravo, augges… Đặc điểm của các phần mềm này được thiết kế bằng tiếng Việt, dễ sử dụng, các module tích hợp đơn giản …. Chi phí rẻ, chỉ trên dưới 100 triệu.

Đối với các DN lớn, hoặc có tiềm lực vững về tài chính thì thường sử dụng một số phần mềm do các DN nước ngoài cung cấp như: Phần mềm Boss, Shap, Oracco… Tuy nhiên, những phần mềm này có chi phí rất cao, chi phí bảo trì tốn kém và khó sử dụng, đòi hỏi độ chính xác cao trong quá trình cập nhật dữ liệu, hạn chế đối với các bộ phận mà trình độ ngoại ngữ hạn chế.

Thông thường giao diện cập nhật thông tin tại phân hệ bán hàng thuộc các điểm bán lẻ bao gồm các trường thông tin như Hình 2. Việc cập nhật chứng từ vào hệ thống phần mềm cũng được mô tả tỉ mỉ theo Hình 3. Từ Hình 2 và Hình 3 cho thấy mối quan hệ mật thiết giữa bộ phận bán hàng và hệ thống phần mềm kế toán. Hầu hết các thông tin liên qua đến khách hàng mua bán hàng hoá công nợ thu tiền, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán đều được cập nhật từ giao diện bán hàng (thu ngân) tại các điểm bán.

Việc chuyển dữ liệu từ các điểm bán về bộ phận xử lý trung tâm (hệ thống) thông qua 2 phương thức:

(i) cập nhật lại vào hệ thống bằng tay, khi nhận được chứng từ;

(ii) chạy sao lưu dữ liệu từ các điểm bán để cập nhật vào hệ thống dữ liệu kế toán tại văn phòng.

Như vậy, tính chính xác của thông tin cung cấp phụ thuộc rất nhiều vào điểm bán và việc ra quyết định quản lý bị chậm trễ.

Giải pháp đặt ra cho doanh nghiệp

Cùng với xu thế hội nhập và phát triển của khoa học kỹ thuật, internet đã và đang trở nên phát triển và phổ biến, được ứng dụng nhiều trong các phương tiện thông tin đại chúng, trong hệ thống quản trị DN và bộ phận kế toán. Để nâng cao chất lượng cung cấp thông tin trong việc ra quyết định đối với nhà quản lý; đồng thời làm giảm chi phí quản lý thì các DN cần thực hiện một số giải pháp sau:

Thứ nhất, về mặt hệ thống phần mềm kế toán cần nghiên cứu kỹ nhu cầu của từng loại hình DN để tạo các modul phù hợp. Theo đó, nên tích hợp toàn bộ phân hệ bán hàng (thu ngân) vào phần mềm kế toán qua hệ thống mạng internet thay cho phương pháp thủ công như hiện nay. Điều này sẽ tiết kiệm được nhân lực và đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh nhất.

Thứ hai, nên mã hoá toàn bộ sản phẩm bằng mã vạch thông qua đầu đọc mã vạch để nhập xuất hàng hoá, giảm thiểu thao tác thủ công tránh sai sót trong nhập xuất dữ liệu.

Thứ ba, thiết kế các bút toán hạch toán, kế toán tự động đối với mọi hoạt động bán hàng, dễ hiểu phù hợp với từng hình thức, địa điểm bán hàng, để nhân viên thu ngân chỉ việc lựa chọn phù hợp với hình thức bán hàng, qua đó làm giảm thời gian thao tác song thông tin vẫn được cập nhật chính xác.

Thứ tư, xây dựng hệ thống báo cáo cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng DN. Cụ thể:

- Thiết lập hệ thống báo cáo bán hàng tại các điểm bán theo mặt hàng, theo khách hàng và theo nhân viên.

- Xây dựng báo cáo bán hàng theo mặt hàng và giá bán có tích hợp doanh thu theo từng mặt hàng theo giá bán, phần chiết khấu, phần giảm giá, phần hàng bán bị trả lại và hàng lỗi hỏng.

- Xây dựng báo cáo kết quả kinh doanh theo từng khoản mục chi phí để đánh giá cơ cấu chi phí tại công ty cho phù hợp…

- Xây dựng hệ thống báo cáo quản lý doanh thu, lợi nhuận công nợ khách hàng tại các điểm bán để quản lý tuổi nợ, công nợ và doanh số tại các điểm.

Thứ năm, có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cho cho nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng, kế toán hàng tồn kho… và những người trực tiếp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các điểm bán, nhập xuất hàng bán bị trả lại.    

Tài liệu tham khảo:

1. Tài liệu kế toán Công ty Cổ phần Tinh Tươm (bán lẻ hàng hoá thuộc nhãn hiệu JYSK);

2. Tài liệu kế toán Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Hoàng Dương (Hệ thống bán lẻ quần áo thời trang hiệu Canifa);

3. Phần mềm kế toán Fast, Misa, Augges, Boss, Shap, Oracco…