Hoàn thiện chất l­ượng công việc, cải tiến môi trư­ờng làm việc

QCC được khởi xướng tại Nhật Bản từ đầu những năm 60 của thế kỷ trước, từ những nỗ lực của người Nhật đối với việc nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và xây dựng văn hoá doanh nghiệp dựa trên nền tảng con người làm trung tâm.

QCC là một nhóm nhỏ (từ 6 - 10 người) gồm những ngư­ời làm các công việc tương tự hoặc liên quan đến nhau. Những ngư­ời này tự nguyện thư­ờng xuyên gặp gỡ để thảo luận, trao đổi về các vấn đề có ảnh hư­ởng đến công việc hoặc nơi làm việc của họ, nhằm mục đích hoàn thiện chất l­ượng công việc cũng nh­ư cải tiến môi trư­ờng làm việc.

QCC không chỉ hướng tới kết quả cụ thể mà còn giúp thành viên nắm bắt các công cụ và phương pháp giải quyết vấn đề chất lượng; không chỉ tạo ra bầu không khí tích cực, môi trường làm việc thoải mái mà còn góp phần nâng cao năng suất, chất lượng.

Từ những lợi ích mà hoạt động QCC mang lại, hiện tại mô hình QCC đã được triển khai nhiều quốc gia trên thế giới.

Lãnh đạo doanh nghiệp phải hiểu rõ QCC

QCC có thể áp dụng cho mọi loại hình, quy mô của tổ chức, doanh nghiệp. Tuỳ đặc thù của từng tổ chức, việc triển khai QCC có thể khác nhau, tuy nhiên 11 bước chung được thực hiện như sau.

Bước 1 là lãnh đạo cấp cao phải hiểu rõ khái niệm về QCC. Điều này rất cần thiết vì lãnh đạo phải biết cách hỗ trợ cho các QCC hoạt động có hiệu quả. Lãnh đạo phải ý thức được việc áp dụng QCC qua đó khuyến khích việc triển khai tại các bộ phận, phòng ban thông qua các cán bộ quản lý trung gian.

Bước 2 là thành lập ban chỉ đạo có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao. Chức năng chính của ban chỉ đạo là hoạch định chính sách, đưa ra các chỉ tiêu để triển khai áp dụng và hỗ trợ cho các hoạt động của QCC.

Với những tổ chức lớn, việc cần có một ban chỉ đạo cấp trung, chính thức hoặc không chính thức nên được xem xét và cân nhắc để thực hiện những chính sách mà ban chỉ đạo đưa ra.

Bước 3 là đào tạo các hạt nhân (các cán bộ hỗ trợ) cho hoạt động QCC về khái niệm QCC, công cụ kiểm soát chất lượng, phương pháp giải quyết vấn đề...

Bước 4 là tổ chức các chiến dịch quảng bá về QCC trong toàn tổ chức thông qua bản tin, thảo luận, áp phích quảng cáo… để người lao động nhận thức rõ hơn về QCC.

Bước 5 là lựa chọn trưởng nhóm cho các nhóm thí điểm. Những người được lựa chọn khi nhóm mới được thành lập nên là giám sát viên hoặc quản đốc vì họ có khả năng lãnh đạo tốt hơn và có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Họ có thể hiểu rõ cấp dưới của mình hơn những người khác.

Trưởng nhóm này có thể được luân phiên khi các thành viên trong nhóm trưởng thành hơn. Những nhóm thí điểm này phải thành công để có thể làm mẫu cho những nhóm tiếp theo.

Bước 6 là đào tạo cho trưởng nhóm và các thành viên của nhóm thí điểm. Các nội dung như quản lý nhóm, cách lựa chọn vấn đề, xử lý vấn đề, sử dụng các công cụ…

Không cần thiết phải đào tạo họ về tất cả các phương pháp để giải quyết vấn đề nếu như một vài phương pháp này quá phức tạp với họ. Phương pháp cơ bản như phiếu kiểm tra, biểu đồ pareto, minh hoạ bằng đồ thị, biểu đồ nhân quả…

Bước 7 là giám sát sự tiến triển của những nhóm thí điểm. Đây cũng là giai đoạn kiểm tra những hướng dẫn và quy định mà Ban chỉ đạo thiết lập nên. Sửa đổi chúng nếu thấy cần thiết và cho phép những nhóm này tối đa 6 tháng để làm việc với dự án đầu tiên của họ.

Bước 8 là tổ chức cuộc họp trình bày tình huống để các nhóm có cơ hội nêu lên thành tích của họ. Bên cạnh một phần nhỏ như hiệu quả tin đại chúng, nó còn huấn luyện các thành viên cách trình bày trước công chúng và là phương pháp tốt để quảng bá cho người khác. Với cách tổ chức này, ban chỉ đạo sẽ có cơ hội nhận biết được những nỗ lực của các thành viên.

Bước 9 là đào tạo thêm các trưởng nhóm và thành viên để thành lập thêm nhóm.

Bước 10 là tiếp tục giám sát và đánh giá sự tiến bộ của các nhóm; hỗ trợ các nhóm và khuyến khích họ thành lập nên những nhóm mới.

Bước 11 là tổ chức hội nghị, cuộc thi nhóm hàng năm để ghi nhận các thành quả của các nhóm.