Một nghiên cứu năm 2018 từ nền tảng học trực tuyến Udemy đã thu thập dữ liệu từ hơn 1.000 người Mỹ thuộc độ tuổi lao động và nhận thấy các yếu tố gây mất tập trung nơi làm việc như đồng nghiệp (80%), tiếng ồn ào tại văn phòng (70%) và điện thoại thông minh (65%).

1. Bạn có chiến lược xử lý sự ngắt quãng

Theo nghiên cứu của nền tảng học trực tuyến Udemy, đồng nghiệp hay tiếng ổn ào tại văn phòng (như máy in, điện thoại và còi báo động) là 2 nguyên nhân hàng đầu dẫn đến sự gián đoạn tại nơi làm việc.

Nếu bạn phát triển các chiến lược giải quyết vấn đề này (như đeo tai nghe chống ồn hay đi ngoài một lúc), tức là bạn đang có lợi thế.

Các giải pháp như làm việc tại nhà, quán cà phê, thư viện hoặc thậm chí là phòng họp riêng ở công ty giúp bạn trấn an tâm trí, trong trường hợp các gián đoạn trở nên khó chịu hơn.

Những người năng suất cũng biết cách thiết lập ranh giới với các đồng nghiệp. Họ không ngại nói “Xin lỗi, tôi đang bận. Tôi có thể nói chuyện với bạn sau được không?”.

2. Bạn hiếm khi bất ngờ về thời gian trôi qua nhanh như thế nào

Những người năng suất theo dõi thời gian – nhưng không phải theo khía cạnh ám ảnh. Họ thường tính toán lượng thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ nhất định, sau đó, họ xem xét có cần tăng tốc hay di chuyển đến dự án tiếp theo hay không.

Con người thường có xu hướng trì hoãn, tuy nhiên, có rất nhiều công cụ hữu ích giúp chúng ta quản lý thời gian, như các công cụ chặn trang web gây mất tập trung.

3. Bạn hạn chế các kênh liên lạc

Ngày nay, mọi người rất dễ dàng liên lạc với nhau, từ các cuộc gọi đến tin nhắn văn bản, e-mail, Twitter hay các bình luận trên Instagram.

Chìa khóa để thành công là hạn chế truy cập những phương thức liên lạc này, tránh việc mất tập trung. Nếu bạn thuộc tuýp người không thích nói chuyện công việc qua e-mail, hãy chủ động bàn luận trực tiếp với các đồng nghiệp.

Thực tế, hầu hết các đồng nghiệp sẽ đánh giá cao sự thẳng thắn của bạn. Không ai thích ngồi chờ đợi các e-mail trả lời cả.

4. Bạn ưu tiên các công việc hàng ngày và hàng tuần

Trong cuốn sách “Deep Work: Rules for Staying Focused Success in a Distracted World”, Cal Newport, Phó giáo sư ngành khoa học máy tính tại Đại học Georgetown cho biết hầu hết mọi người đều không biết cách lựa chọn sự ưu tiên nhằm đạt hiệu quả tốt nhất.

Vào tối chủ nhật hoặc sáng thứ hai, hãy xem lại các công việc của bạn trong tuần tới và cách sắp xếp này đã hợp lý hay chưa. Nếu một công việc quan trọng, khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành, hãy cân nhắc chuyển nó sang một ngày sớm hơn.

Sau đó, lặp lại quy trình này vào cuối mỗi ngày làm việc. Hãy cẩn trọng trước các nhiệm vụ khẩn cấp hay những công việc đòi hỏi nhiều thời gian hơn dự kiến.

5. Bạn tránh phải chuyển công việc

Chuyển công việc là khi bạn dừng làm việc để kiếm tra e-mail hoặc tin nhắn trong vài phút, sau đó quay lại tiếp tục làm việc.

Thói quen này là mối đe dọa đối với năng suất làm việc. Mỗi lần bạn chuyển từ thứ này sang thứ khác khiến bạn mất dần năng lượng và làm việc chậm lại.

6. Bạn ngủ đủ giấc

Năng suất và một đêm nghỉ ngơi đầy đủ luôn đi đôi. Arianna Huffington, nhà sáng lập kiêm CEO startup truyền thông Thrive Global cho biết cô ngủ đủ 8 tiếng mỗi đêm. Hơn một thập kỷ trước, khi Huffington đập mặt vào bàn và gãy xương gò má sau khi suy sụp vì thiếu ngủ và kiệt sức do thời gian làm việc dày đặc.

Hiện tại, Huffington cho rằng giấc ngủ là “một nghi thức bất khả xâm phạm”, và những người năng suất cao cũng làm điều tương tự.