Tình huống 1: Bên mời thầu tổ chức đấu thầu rộng rãi các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp không qua mạng. Sau khi Hồ sơ mời thầu (HSMT) được phê duyệt, bên mời thầu scan HSMT thành định dạng “.pdf” và phát hành.

Khi nhà thầu mua HSMT, bên mời thầu đề nghị nhà thầu chuyển tiền mua vào tài khoản của bên mời thầu và chuyển file HSMT cho nhà thầu qua mail hoặc tải trực tiếp từ website của bên mời thầu.

Công ty TNHH MTV Điện lực Đồng Nai hỏi, bên mời thầu có thể phát hành HSMT dạng file và không cần in HSMT ra giấy không?

Tình huống 2: Bên mời thầu tổ chức đấu thầu rộng rãi mua sắm hàng hóa qua mạng, có 3 nhà thầu A, B và C nộp E-Hồ sơ dự thầu (HSDT). Trong E-HSMT quy định, nhà thầu phải cung cấp tối thiểu 3 hợp đồng tương tự.

Khi đánh giá các E-HSDT, bên mời thầu gặp tình huống nhà thầu thiếu tài liệu. Vậy, trường hợp E-HSDT của nhà thầu thiếu tại liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì có được yêu cầu làm rõ và bổ sung không?

Tình huống 3: Bên mời thầu tổ chức đấu thầu rộng rãi mua sắm hàng hóa qua mạng. Tuy nhiên trước thời điểm đóng thầu, nhà thầu A có nộp trực tiếp bản cứng HSDT gồm các tài liệu như: Báo cáo tài chính, hồ sơ quyết toán thuế, catalogue kỹ thuật và biên bản thí nghiệm (Type test, test report,…) của hàng hóa chào thầu.

Nhà thầu nêu lý do, vì tài liệu có dung lượng lớn nên không thể đính kèm trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Do vậy, khi dự thầu phải gửi bổ sung bản giấy và bên mời thầu đã tiếp nhận bản giấy HSDT này.

Công ty hỏi, việc tiếp nhận bản giấy E-HSDT như trên có phù hợp quy định đấu thầu hiện hành không? Bên mời thầu có thể đánh giá HSDT của nhà thầu A dựa vào file E-HSDT do nhà thầu nộp tại Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia kết hợp với bản cứng HSDT đã nộp trực tiếp không?

Ngoài ra, Công ty đề nghị cơ quan chức năng hướng dẫn về tính hợp lệ của bảo đảm dự thầu và thời gian thực hiện hợp đồng như thế nào là đúng quy định.

Về vấn đề này, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có ý kiến như sau:

Trường hợp được phát hành file HSMT

Điểm c, Khoản 3, Điều 1 Thông tư liên tịch số 07/2015/TTLT-BKHĐT-BTC ngày 8/9/2015 hướng dẫn đối với gói thầu không áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng, để tăng tính cạnh tranh của gói thầu, bên mời thầu có thể đính kèm file HSMT và đăng tải đồng thời thông báo mời thầu để sau 3 ngày làm việc kể từ ngày bên mời thầu đăng tải thành công thông báo mời thầu hợp lệ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (Hệ thống), nhà thầu có thể tải miễn phí file HSMT từ Hệ thống.

Trong trường hợp này, nhà thầu tham dự thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán HSMT trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.

Theo đó, trường hợp không tổ chức đấu thầu qua mạng nhưng bên mời thầu lựa chọn phát hành HSMT bằng dạng file thì đây là cách làm thuận tiện, tiết kiệm chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

Tuy nhiên, file HSMT phải được đính kèm cùng với thông báo mời thầu trên Hệ thống theo quy định nêu trên để tạo thuận tiện cho các nhà thầu trong việc tìm kiếm thông tin gói thầu và tải HSMT, không nên phát hành file HSMT trên website của bên mời thầu hoặc bằng hành thức gửi email vì độ phổ cập và tính pháp lý của các hình thức này không cao.

Quy định về đánh giá HSDT điện tử

Theo hướng dẫn tại Mục 23.1 Chương I Mẫu HSMT mua sắm hàng hóa đối với đấu thầu qua mạng ban hành kèm theo Thông tư số 07/2016/TT-BKHĐT ngày 29/6/2016 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ E-HSDT theo yêu cầu của bên mời thầu.

Trường hợp E-HSDT của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.

Theo đó, trong quá trình đánh giá E-HSDT, việc làm rõ E-HSDT phải tuân thủ theo quy định nêu trên.

Trường hợp bên mời thầu yêu cầu nhà thầu bổ sung, làm rõ hoặc nhà thầu tự cung cấp các tài liệu về hợp đồng tương tự, nếu các hợp đồng tương tự này đáp ứng theo yêu cầu của HSMT thì nhà thầu được đánh giá là đạt ở nội dung này.

Nhà thầu đã nộp một phần hồ sơ trên mạng có thể xem xét đánh giá tiếp

Hiện nay, Hệ thống được lập trình cho phép nhà thầu khi nộp hồ sơ dự thầu (HSDT) được đính kèm không quá 10 file, dung lượng mỗi file không quá 4MB và tổng dung lượng không được quá 20MB.

Khi tham dự thầu, nếu các file tài liệu trong HSDT có dung lượng lớn hoặc nhiều file thì nhà thầu phải sử dụng các công cụ nén dữ liệu, gói gọn thành một file cho phù hợp với Hệ thống.

Trường hợp gói thầu được tổ chức đấu thầu trên Hệ thống theo Thông tư số 07/2016/TT-BKHĐT ngày 29/6/2016 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư thì nhà thầu vẫn phải thực hiện lập HSDT trên mạng theo quy định của Thông tư.

Trường hợp nhà thầu không thực hiện nộp HSDT trên mạng mà gửi toàn bộ HSDT bản cứng tới bên mời thầu thì trong biên bản mở thầu được trích xuất từ Hệ thống sẽ không có tên của nhà thầu này, HSDT của nhà thầu này không được xem xét, đánh giá và được gửi nguyên trạng lại cho nhà thầu.

Trường hợp nhà thầu đã nộp một phần HSDT trên mạng (trong đó có đơn dự thầu, bảo đảm dự thầu) và các tài liệu khác (báo cáo tài chính, hồ sơ quyết toán thuế...) trong HSDT được gửi bằng bản cứng trực tiếp đến bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu thỉ có thể coi đây là tình huống phát sinh ngoài quy định tại Điều 117 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP.

Theo quy định tại Khoản 15, Điều 117 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP, chủ đầu tư xem xét, quyết định trên cơ sở bảo đảm các mục tiêu của đấu thầu là cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế theo hướng tiếp tục đánh giá HSDT của nhà thầu này.

Tính hợp lệ của bảo đảm dự thầu

Khi tham dự thầu trên Hệ thống, nhà thầu phải thực hiện bảo đảm dự thầu tuân thủ theo quy định tại Mục 18 Chương I Mẫu HSMT mua sắm hàng hóa đối với đấu thầu qua mạng ban hành kèm theo Thông tư số 07/2016/TT-BKHĐT ngày 29/6/2016 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Theo đó, trường hợp bảo đảm dự thầu có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho bên mời thầu trong việc không tịch thu được bảo đảm dự thầu của nhà thầu khi nhà thầu có vi phạm hoặc thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu ngắn hơn quy định trong HSMT thì bảo đảm dự thầu được coi là không hợp lệ.

Nếu E-HSMT quy định tiến độ cung cấp hàng hóa là 30 ngày thì đơn dự thầu và đề xuất kỹ thuật của nhà thầu chào thời gian về tiến độ cung cấp hàng hóa 30 ngày là đáp ứng yêu cầu của E-HSMT.