Vấn đề chung về kiểm soát nội bộ

Theo tài liệu hướng dẫn Chuẩn mực kiểm soát nội bộ (KSNB) của Tổ chức quốc tế các cơ quan Kiểm toán tối cao (INTOSAI) năm 1992, khái niệm KSNB được định nghĩa như sau: “KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”. Như vậy, KSNB góp phần thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị; Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai mục đích; Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ; Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn, kịp thời…

Tiếp đó, khái niệm KSNB theo INTOSAI năm 2013 đã có thay đổi theo hướng quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường năng lực giám sát của tổ chức. Dù có những thay đổi theo thời gian, song các quan điểm đều có chung nhận định, KSNB là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Tính hữu hiệu, hiệu quả trong hoạt động của đơn vị, tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan, thiết lập, báo cáo các thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy, đảm bảo tính kịp thời, bảo vệ nguồn lực không thất thoát, hư hỏng, sử dụng sai. Dù có sự khác biệt về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản như: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát (COSO, 2013).

Tại Việt Nam, KSNB trong khu vực công hiện chưa được xác định cụ thể. Mặc dù, hệ thống quản lý tài chính công của quốc gia có nhiều cơ chế và nắm vai trò giám sát nội bộ nhưng mục tiêu của cơ quan chức năng KSNB này tập trung vào thanh tra hơn là xem xét hệ thống để đưa ra những phản hồi định kỳ và thường xuyên đối với việc quản lý KSNB và sử dụng nguồn lực công.

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Nội vụ Bình Định

Nghiên cứu này khảo sát các đối tượng là công chức trong biên chế tại Sở Nội vụ Bình Định, với tổng số 29 người trong giai đoạn 2015 - 2016. Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng và định tính với 2 nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp. Tác giả phát ra 29 phiếu, sau khi khảo sát thu về 29 phiếu. Số phiếu đủ tiêu chuẩn để phân tích là 29. Sau khi tổng hợp điểm kết quả điều tra theo đánh giá 5 mức độ, tác giả sử dụng phần mềm thống kê IBM SPSS phiên bản 20.0 để xử lý số liệu. Các nội dung khảo sát tập trung vào hệ thống KSNB như: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát. Thông qua kết quả khảo sát, có thể thấy một số nội dung như sau:

- Về môi trường kiểm soát: Sở Nội vụ Bình Định luôn đề cao tính chính trực và các giá trị đạo đức, kiên quyết chống các hành vi tiêu cực trong thực thi công vụ; chú trọng đến việc xây dựng và phổ biến các quy tắc ứng xử, đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp của công chức, viên chức. Đồng thời, Sở cũng xây dựng và ban hành bộ tiêu chuẩn về kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng nhiệm vụ; công chức, viên chức của Sở chấp hành tốt các quy định của Nhà nước và quy chế của đơn vị.

- Về đánh giá rủi ro: Đơn vị luôn chú trọng đến công tác nhận diện và ứng phó với các rủi ro; khi ra các quyết định luôn tham khảo ý kiến của các phòng chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời, hướng dẫn công chức, viên chức trong đơn vị nhận diện và ứng phó với các rủi ro. Theo đó, Sở có đưa ra các biểu hiện nhận dạng rủi ro và các năm qua đã nhận diện được các rủi ro chủ yếu để phòng tránh tương đối tốt.

- Về hoạt động kiểm soát: Có sự phân chia nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các phòng/ban chức năng; đơn vị có lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh và chứng từ đều có phê duyệt trước khi thực hiện; các nghiệp vụ phát sinh đều có chứng từ đầy đủ, đúng quy định và thực hiện theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế hoạt động của Sở; quá trình xét duyệt phân bổ ngân sách nhà nước và mua sắm tài sản tập trung đều có sự tham gia của Ban Lãnh đạo Sở. Quá trình phân bổ các nguồn thu – chi ngân sách đều có kế hoạch và phê duyệt trước khi tiến hành và định kỳ đều có so sánh, đối chiếu giữa thực hiện với kế hoạch được giao để kiểm soát và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

- Về thông tin và truyền thông: Việc thu thập và quản lý thông tin được Sở thực hiện khá hiệu quả. Sở có đầy đủ các phương tiện truyền thông; có thực hiện đối chiếu số liệu trên máy và trên chứng từ giấy; có bảo mật nghiêm ngặt việc truy cập vào hệ thống máy tính; có đặt hòm thư góp ý; quá trình xử lý thông tin đưa ra văn bản kịp thời và chính xác; đơn vị có sử dụng phần mềm trong giải quyết công việc và hệ thống thông tin kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện tại.

- Về giám sát: Sở Nội vụ đã thực hiện tốt công tác giám sát, kể cả giám sát thường xuyên và định kỳ cũng như thực hiện các cuộc giám sát đột xuất khi xét thấy cần thiết.

Những vấn đề đặt ra và giải pháp khắc phục

Hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ tỉnh Bình Định trong thời gian qua đã hoạt động có hiệu quả, tuy nhiên, vẫn còn nhiều tồn tại, hạn chế. Nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Sở Nội vụ Bình Định, trong thời gian tới, đơn vị cần chú ý một số nội dung trọng tâm sau:

Một là, về môi trường kiểm soát.

Cần phải thay đổi nhận thức cho rằng, hoạt động sử dụng ngân sách, tài sản nhà nước là không cần KSNB. Vì hoạt động sử dụng ngân sách, tài sản nhà nước tại Sở Tài chính diễn ra hàng ngày, hàng giờ; nên cho dù đã có những quy định chặt chẽ như quy định về quản lý tài sản công, quy định về sử dụng tài sản công… nhưng khi thực hiện vẫn không tránh khỏi nhầm lẫn, thiếu sót, vi phạm do lỗi khách quan và chủ quan. Do vậy, cần nâng cao nhận thức về hoạt động KSNB là thường xuyên và liên tục để trở thành thói quen. Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi Giám đốc Sở phải coi KSNB là công cụ đảm bảo mọi hoạt động được minh bạch, công khai, có đánh giá quá trình thực hiện định kỳ đối với từng bộ phận trong quá trình thực hiện công tác KSNB.

Bên cạnh đó, Sở cần tiếp tục nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức hiện tại thông qua việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về tài chính cũng như các chế độ, chính sách để lực lượng công chức, viên chức của Sở thường xuyên cập nhật các kiến thức mới, văn bản chế độ mới để xử lý tốt các công việc được giao. Khuyến khích, hỗ trợ về thời gian, tài chính cho công chức, viên chức được học tập nâng cao trình độ. Sở nên ban hành cơ chế đi học thông thoáng và chính sách hỗ trợ riêng theo chi phí thực tế mà người học phải chi trả…

Cần cụ thể hóa bằng văn bản các quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức. Mặc dù, hiện nay Sở Nội vụ đã ban hành bộ quy tắc ứng xử, làm cơ sở điều chỉnh hành vi của công chức, viên chức tại đơn vị nhưng bộ quy tắc này được soạn thảo dựa trên nền tảng các quy định của pháp luật như: Luật Công chức, Luật Viên chức mà chưa chú trọng đến tính chất ngành nghề đặc thù của Sở Nội vụ...

Cần xây dựng Sổ tay hoạt động KSNB để phục vụ công tác tại Sở Nội vụ cho công chức, viên chức trong điều kiện Việt Nam chưa ban hành chuẩn mực KSNB đối với khu vực hành chính sự nghiệp. Theo đó, sổ tay hoạt động KSNB nên bao gồm các nội dung sau: (i) Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận KSNB trong từng phòng chức năng, (ii) Tiêu chuẩn đối với công chức, viên chức được giao nhiệm vụ KSNB, (iii) Những nội dung cơ bản cần ưu tiên, bắt buộc phải KSNB theo định kỳ, (iv) Các phương pháp kiểm toán, kiểm soát nên áp dụng đối với các cuộc kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong đơn vị và đối với các đơn vị được giao dự toán ngân sách nhà nước, (v) Mối liên hệ giữa các phòng chức năng trong thực hiện một số công việc, nhiệm vụ cụ thể, (vi) Mối liên hệ và phát ngôn của các phòng chức năng với cơ quan ngoại kiểm, (vii) Bộ câu hỏi, đáp về các trường hợp, vướng mắc thường gặp trong KSNB.

Hai là, về đánh giá rủi ro.

Cần thành lập hội đồng tư vấn về công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ để tư vấn giúp Giám đốc Sở nhận diện rủi ro và ứng phó với các rủi ro. Đồng thời, cần đẩy mạnh công tác dự báo, nhận diện rủi ro, xây dựng quy trình đánh giá và đối phó rủi ro cho các hoạt động.

Ba là, về hoạt động kiểm soát.

Hoạt động hoàn thiện quy trình thu – chi ngân sách, quản lý sử dụng ngân sách và tài sản nhà nước là để tăng cường năng lực kiểm soát của hệ thống KSNB. Theo đó, cần chú trọng tổ chức xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm toán nội bộ hàng năm theo đúng hướng dẫn của Bộ Nội vụ và phù hợp với chỉ đạo của UBND tỉnh; Phải công khai kế hoạch này trên website của Sở ngay sau khi được phê duyệt; Tổ chức khảo sát thu thập thông tin về đối tượng kiểm tra, kiểm toán nội bộ để xác định các nội dung trọng tâm, trọng điểm trong kế hoạch tiến hành kiểm tra, kiểm toán nội bộ…

Bốn là, về hệ thống thông tin và truyền thông

Việc tiếp nhận thông tin phản hồi qua đường dây nóng là hết sức cần thiết để hạn chế tình trạng gian lận, sách nhiễu, tham ô, tham nhũng, lãng phí có thể xảy ra tại đơn vị cũng như tại các đơn vị được giao dự toán ngân sách. Đây cũng là kênh thông tin quan trọng của để Lãnh đạo Sở nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB. Định kỳ nên tổ chức các cuộc gặp gỡ và trả lời các thắc mắc (nếu có) của người phản ánh qua đường dây nóng để kịp thời chỉ đạo xử lý các thông tin tiếp nhận được, nhằm chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, từng bước nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Bình Định.

Bên cạnh đó, cần thực hiện công khai, minh bạch thông tin về hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ và đẩy mạnh công tác thông tin, truyền thông với bên ngoài. Các kết luận về kiểm tra, kiểm toán nội bộ, quyết định xử lý về kiểm tra, kiểm toán nội bộ phải được thực hiện công khai theo quy định, sao gửi cho các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Sở, đồng thời phải được đăng tải trên website và niêm yết tại trụ sở cơ quan Sở. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận và truyền đạt thông tin, thực hiện tốt chủ trương chính phủ điện tử và tổ chức tốt công tác bảo vệ, bảo mật thông  tin. Tổ chức phân quyền chặt chẽ trong sử dụng hệ thống mạng máy tính tại Sở…

Năm là, về công tác giám sát.

Cần tổ chức phân công và thực hiện công tác giám sát các hoạt động của đoàn kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo quy định. Khi tổ chức kiểm tra, kiểm toán nội bộ, Giám đốc Sở cần ban hành kèm theo một quyết định cử cán bộ giám sát. Tùy theo quy mô đoàn kiểm tra, KSNB mà tổ giám sát có thể từ 1 - 3 người. Tổ giám sát này hoạt động độc lập với đoàn kiểm tra và có kế hoạch tác chiến riêng biệt theo chỉ đạo của Giám đốc Sở. Việc giám sát phải thực hiện thường xuyên và đầy đủ các khâu trong quá trình kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Kết quả giám sát phải báo cáo trực tiếp kịp thời và bằng văn bản cho Giám đốc Sở để chỉ đạo xử lý…

Tài liệu tham khảo:
1. Vũ Hữu Đức (2009), Tăng cường kiểm soát nội bộ các đơn vị thuộc khu vực công- Nhìn từ góc độ Kiểm toán Nhà nước, NXB Tài chính;
2. Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh, Luận văn Thạc sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;
3. Nguyễn Phú Giang, Nguyễn Trúc Lê (2014), Kiểm toán nội bộ, NXB Tài chính, Hà Nội;
4. Bùi Thanh Huyền (2011), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc Nhà nước quận 10, TP. Hồ Chí Minh, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh;
5. Victor Z.Brink and Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại, NXB Tài chính Hà Nội.