Ứng dụng mô hình kế toán Excel trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng với nền kinh tế toàn cầu với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, thông tin kế toán là nguồn thông tin quan trọng, cần thiết và hữu ích cho nhiều đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp (DN). Thông qua thông tin kế toán, các đối tượng sẽ tổng hợp, phân tích, đánh giá, kiểm soát và ra được những quyết định về quá trình kinh doanh, quá trình đầu tư, gắn liền với các mục tiêu đã được xác định.

Để thông tin kế toán có được chất lượng phù hợp với mục tiêu và yêu cầu quản lý của nhiều đối tượng quản lý khác nhau thì quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin cần phải được nghiên cứu và cải tiến thường xuyên cả về nội dung, phương pháp lẫn công cụ hỗ trợ. Đặc biệt, sự phát triển vũ bão và thành tựu của cách mạng khoa học, công nghệ và thông tin cũng đòi hỏi việc cung cấp thông tin kế toán phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, phục vụ hiệu quả cho quản lý và việc ra quyết định của chủ DN.

Để thực hiện được mục tiêu này, để thông tin kế toán trở nên hữu ích đối với nhà quản trị DN, cần phải có các phần mềm kế toán hỗ trợ. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán được đưa vào sử dụng, tuy nhiên điều kiện bản quyền vẫn còn là vấn đề khó khăn đối với các DN, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thực trạng này bắt nguồn từ việc các DN nhỏ và vừa (DNNVV) thường không có nguồn lực tài chính và nguồn nhân lực vững mạnh để đầu tư cho việc sở hữu và ứng dụng các phần mềm kế toán hiện đại.

Trong bối cảnh đó, phần mềm Microsoft Excel là trợ thủ đắc lực trong công việc kế toán của các cá nhân và DN. Theo nghiên cứu của Đặng Văn Sáng (2013), mô hình kế toán Excel được thiết kế trên phần mềm Microsoft Excel dành cho các DNNVV ở các lĩnh vực hoạt động khác nhau giúp các DN này có thêm điều kiện dễ dàng để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán của mình. Đối với người làm công tác kế toán, Excel là một công cụ không thể thiếu bởi nó giúp công việc của một kế toán viên đỡ phải vất vả hơn rất nhiều nếu biết sử dụng hiệu quả công cụ này.

Tuy nhiên, bên cạnh các ưu điểm của phần mềm kế toán Excel đã dùng thì còn có các nhược điểm là tính bảo mật thấp, quá trình xử lý thông tin chậm, khả năng kết nối thông tin hạn chế và khó kiểm soát khi nhiều số liệu… Do vậy, để nâng cao khả năng ứng dụng của mô hình kế toán Excel này, cùng với việc người làm kế toán phải có kiến thức, kỹ năng về thiết kế, sử dụng mô hình thì việc định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cũng phải thường xuyên, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ góp một phần nâng cao năng lực cung cấp thông tin kế toán của công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và mô hình kế toán excel ngày càng nhiều hiện nay.

Thực trạng kế toán nghiệp vụ miễn giảm thuế GTGT và thuế TNDN

Nghiên cứu từ những hướng dẫn của chế độ kế toán và thực tế công tác kế toán tại các DN của nước ta cho thấy, hiện nay, có một số nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh khi định khoản, kế toán không mở các tài khoản chi tiết và phân định giá trị kinh tế phát sinh một cách rõ ràng, cụ thể để hạch toán ngay vào các tài khoản chi tiết có liên quan. Có nhiều trường hợp, do chế độ kế toán không hướng dẫn phương pháp ghi sổ nên các DN cũng không hạch toán mà chờ đến khi kết thúc thủ tục cuối cùng của một quy trình mới định khoản.

Có trường hợp xác định và hạch toán sai đối tượng chi tiết làm cho việc theo dõi, quản lý gặp nhiều khó khăn. Đến cuối kỳ, khi lập báo cáo, kế toán lại phải bóc tách ngược số liệu mới phân định được giá trị kinh tế theo từng chỉ tiêu cụ thể quy định trong các báo cáo kế toán, mà công việc này chỉ phù hợp với kế toán theo phương pháp thủ công. Điều này đã gây ra nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian đối với việc lập các báo cáo kế toán trong công tác kế toán của DN, đặc biệt trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin.

Trong bài viết này, tác giả tập trung nghiên cứu và hoàn thiện một số nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh về miễn giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập DN (TNDN). Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác liên quan đến thuế GTGT và thuế TNDN không đề cập trong bài viết thì hạch toán theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành. Cụ thể, trên cơ sở các quy định của các luật và hướng dẫn của các nghị định, thông tư hiện hành liên quan đến chế độ kế toán và chính sách thuế, đồng thời qua khảo sát trực tiếp tại các DNNVV có phát sinh thuế TNDN và GTGT được miễn giảm trong thời gian qua, có thể thấy, nghiệp vụ này được các DN hạch toán theo các bước sau:

Tài khoản sử dụng

Thứ nhất, Tài khoản 133-Thuế GTGT được khấu trừ, có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế.

- Tài khoản 1332 - Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định: Phản ánh thuế GTGT đầu vào của quá trình đầu tư, mua sắm tài sản cố định, bất động sản đầu tư dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thuế. 

Thứ hai, Tài khoản 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước, có 9 tài khoản cấp 2, gồm:

- Tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Tài khoản này lại có 2 tài khoản cấp 3 là: Tài khoản 33311 - Thuế GTGT đầu ra và Tài khoản 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

- Tài khoản 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt.

- Tài khoản 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu.

- Tài khoản 3334 - Thuế thu nhập DN.

- Tài khoản 3335 - Thuế thu nhập cá nhân.

- Tài khoản 3336 - Thuế tài nguyên.

- Tài khoản 3337 - Thuế nhà đất, tiền thuê đất.

- Tài khoản 3338 - Thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế khác. Tài khoản này lại có 2 tài khoản cấp 3 là: Tài khoản 33381 - Thuế bảo vệ môi trường và Tài khoản 33382 - Các loại thuế khác.

- Tài khoản 3339 - Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác

- Tài khoản 711-Thu nhập khác: Phản ánh các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ.

Định khoản kế toán

1) Nếu DN nhận được quyết định miễn giảm thuế trước kỳ tính thuế: Không hạch toán thuế phải nộp phát sinh.

2) Thuế GTGT phát sinh phải nộp, ghi:

Nợ 111, 112, 131, 136,…

Có 3331-Thuế GTGT phải nộp.

3) Thuế TNDN phát sinh phải nộp, ghi:

Nợ 821-Chi phí thuế TNDN.

Có 3334- Thuế TNDN phải nộp.

4) Nếu DN nhận được quyết định miễn giảm thuế sau kỳ tính thuế phải nộp (đã ghi sổ kế toán) thì hạch toán như sau:

4a) Nhận được quyết định miễn giảm thuế: Không định khoản.

4b) Khi xử lý số thuế được miễn giảm, có 2 cách xử lý:

4b1) Nếu DN chưa nộp vào ngân sách thì hạch toán trừ ngay số thuế được miễn giảm vào số thuế phải nộp, ghi:

Nợ 333 (3331, 3334,… chi tiết theo loại thuế phải nộp)

Có 711 (tăng thu nhập khác)

4b2) Nếu DN đã nộp vào ngân sách rồi thì chờ đến khi nhận được tiền, ghi:

Nợ 111, 112

Có 711 (tăng thu nhập khác)

Nghiệp vụ phát sinh 1 và 4(4a) không định khoản

Có thể thấy, giá trị thuế được miễn giảm là một thu nhập thuộc thu nhập khác của DN. Theo Chuẩn mực Kế toán số 14 về doanh thu và thu nhập khác, thu nhập được hưởng ở kỳ nào phải tính vào kết quả kinh doanh trong kỳ đó, không phân biệt đã nhận được tiền hay mới chỉ ghi nhận khoản phải thu (Chuẩn mực Kế toán số 14). Vì vậy, khi DN nhận được quyết định miễn giảm thuế, dù trừ vào thuế phải nộp, hay nhận tiền ngay, hoặc chưa nhận tiền thì kế toán cũng phải ghi nhận ngay thu nhập trong kỳ (ghi có 711). Tùy từng trường hợp, nếu thuế chưa nộp vào ngân sách thì trừ vào số thuế phải nộp, nếu thuế đã nộp rồi thì coi đây là khoản thuế phải thu lại của DN từ ngân sách Nhà nước.

Tuy nhiên, theo hướng dẫn của chế độ kế toán, trong trường hợp DN chờ đến kỳ nhận được tiền, hoặc chờ đến kỳ phải nộp thuế tiếp theo để trừ vào số thuế phải nộp mới ghi nhận thu nhập. Trường hợp này là trái với chuẩn mực kế toán về ghi nhận doanh thu và thu nhập, đồng thời cũng làm cho kế toán khó khăn trong việc phải theo dõi một khoản tiền nằm trên hồ sơ nhưng ngoài sổ sách kế toán đặc biệt gây khó khăn khi lập báo cáo tài chính bằng phần mềm kế toán nói chung và mô hình kế toán Excel nói riêng.

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ miễn giảm thuế GTGT và TNDN

Để giảm bớt những khó khăn, thời gian và chi phí cơ hội đối với việc lập các báo cáo kế toán trong công tác kế toán của DN, trong thời gian tới, cần tiếp tục nâng cao chất lượng cung cấp thông tin kế toán trong công tác kế toán nói chung và khả năng ứng dụng của mô hình kế toán Excel nói riêng dành cho các DN nhỏ và vừa Việt Nam. Trong đó, nhằm tiếp tục hoàn thiện kế toán nghiệp vụ miễn giảm thuế GTGT và TNDN, đặc biệt là đối với một số nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh như vừa trao đổi, khi nhận quyết định được miễn (giảm) thuế thì căn cứ vào thực tế của DN đã nộp thuế hay mới tính và ghi nhận thuế phải nộp để hạch toán ghi sổ, cụ thể:

I) Tính và hạch toán thuế TGTGT và thuế TTNDN phải nộp.

Ia) Thuế GTGT phải nộp, ghi:

Nợ 111, 112, 131, 136,…

Có 333(3331) - Thuế GTGT phải nộp.

Ib) Thuế TNDN tạm nộp, phải nộp bổ sung, ghi:

Nợ 821 - Chi phí thuế thu nhập DN.

Có 333(3334) - Thuế TNDN phải nộp.

II) Trường hợp DN nhận được quyết định miễn giảm thuế TGTGT và thuế TNDN trước khi tính và hạch toán thuế: Không tính và hạch toán thuế TGTGT và thuế TNDN phải nộp.

III) Trường hợp DN mới chỉ tính và hạch toán số thuế phải nộp (ghi có 3331, 3334,…) nhưng chưa nộp vào ngân sách thì hạch toán số thuế GTGT, TNDN được miễn giảm trừ ngay vào số thuế phải nộp và ghi tăng thu nhập khác trong kỳ, ghi:

IIIa) Ghi giảm Thuế GTGT tăng thu nhập khác:

Nợ 333(3331) - Thuế GTGT phải nộp.

Có 711 - Thu nhập khác.

IIIb) Ghi giảm Thuế TNDN tăng thu nhập khác:

Nợ 333(3334) - Thuế TNDN.

Có 711 - Thu nhập khác.

IV) Nếu DN đã nộp thuế vào ngân sách thì ghi tăng thu nhập trong kỳ và ghi tăng phải thu khác:

Nợ 1388 (chi tiết theo loại thuế được miễn giảm phải thu).

Có 711 - Thu nhập khác.

V) Khi DN nhận được tiền thuế được miễn giảm, ghi:

Nợ 111, 112.

Có 1388 (chi tiết theo lọai thuế được miễn giảm phải thu).

VI) Trường hợp DN không thoái thu mà để số thuế được miễn giảm đã nộp này trừ vào số thuế phải nộp của các kỳ tiếp theo thì sau khi tính ra số thuế phải nộp ở kỳ đó, ghi:

Nợ 333 (3331, 3334,…) (giảm thuế phải nộp).

Có 1388 (chi tiết theo lọai thuế được miễn giảm phải thu).

Kết luận

Thông qua quá trình liên tục nghiên cứu từ hệ thống các luật, nghị định, thông tư hướng dẫn hiện hành liên quan đến chính sách thuế GTGT, thuế TNDN và chế độ kế toán DN hiện hành, đến việc khảo sát thực tế công tác kế toán các DNNVV, kết quả thu được cho mục tiêu nghiên cứu cụ thể như sau: Việc sử dụng tài khoản chi tiết 1388 vẫn đảm bảo nguyên tắc của kế toán vì 1388 là tài khoản chi tiết của Tài khoản 138 nên nó phản ánh số phải thu từ việc được miễm giảm thuế là phù hợp. Trong khi đó, việc hạch toán theo đề xuất của bài viết giúp phân định được các khoản: Thuế GTGT và thuế TNDN được miễn giảm với thuế GTGT và thuế TNDN nộp dư. Đồng thời, giúp cho công tác lập báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN không bị nhầm lẫn giữa các khoản thuế với nhau. Điều này cũng đồng nghĩa giúp tránh tình trạng thất thu thuế hoặc mất thời gian của cơ quan quản lý nhà nước trong việc thanh tra, xử lý vấn đề miễn giảm thuế cho DN.

Nghiên cứu cũng cho thấy, khi DN sử dụng các giải pháp này để hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến miễn giảm thuế GTGT và thuế TNDN sẽ giúp công tác kế toán của DN dễ dàng hơn trong việc hạch toán, quản lý, theo dõi và lập báo cáo kế toán liên quan. Đặc biệt, nếu DN sử dụng mô hình kế toán Excel để tin học hoá công tác kế toán thì việc hạch toán này sẽ giúp hỗ trợ nâng cao khả năng ứng dụng của mô hình hiện nay.    

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;

2. Chính phủ (2013), Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật Thuế GTGT;

3. Bộ Tài chính (2013), Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013;

4. Bộ Tài chính (2015), Thông tư số 193/2015/TT-BTC ngày 24/11/2015 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/N-CP ngày 18/12/2013;

5. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán DN vừa và nhỏ;

6. Đặng Văn Sáng, Bùi Văn Dương, Võ Văn Nhị (2013), Sách Thực hành sổ sách kế toán, Báo cáo Tài chính và Báo cáo Thuế GTGT trên Excel. NXB Thống kê;

7. Vũ Thị Thảo(2017), Nâng cao chất lượng thông tin kế toán trong quá trình hội nhập, Tạp chí Tài chính Kỳ 1 tháng 3/2017;

8. ThS. Đặng Văn Sáng(2013), Sách Thực hành sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT trên Excel. NXB Thống kê;

9. ThS. Đặng văn Sáng(2010), Sách Thực hành sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thuế GTGT theo phương pháp thủ công, NXB Thống kê.