Quyết định ngắn hạn có ý nghĩa quan trọng cho sự phát triển lâu dài của DNSX. Để có cơ sở ra quyết định, nhà quản trị phải căn cứ vào thông tin được thu thập từ nhiều nguồn, bằng nhiều cách với sự hỗ trợ của các công cụ quản trị. Trong đó, nguồn thông tin quan trọng, chiếm tỷ lệ lớn là KTQT. Nếu được cung cấp những thông tin kịp thời và đáng tin cậy, nhà quản trị sẽ tập trung vào những vấn đề chính cần giải quyết để đưa ra những quyết định ngắn hạn có độ tin cậy cao.Bài viết xác lập khung lý thuyết về nội dung KTQT với việc ra quyết định ngắn hạn trong DNSX Việt Nam hiện nay nhằm giúp các nhà quản trị DN có những quyết định đúng.

Đặt vấn đề

Ở Việt Nam, KTQT chưa nhận được sự quan tâm nhiều từ các cấp trong DN. Một quyết định hợp lý, đưa ra đúng thời điểm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD). Ngược lại, quyết định sai, đưa ra không kịp thời có thể gây khó khăn, thiệt hại cho hoạt động SXKD của DN. Để hỗ trợ quá trình lên kế hoạch, kiểm soát, cũng như ra quyết định, các nhà quản trị trong DNSX Việt Nam nên quan tâm, nghiên cứu KTQT nói chung và KTQT với việc ra các quyết định ngắn hạn nói riêng.

Nội dung KTQT với việc ra quyết định ngắn hạn trong DNSX

KTQT giúp các nhà quản trị DNSX Việt Nam ra quyết định ngắn hạn không chỉ bằng cách cung cấp thông tin linh hoạt, kịp thời và đáng tin cậy mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật thu thập, xử lý, phân tích vào những tình huống khác nhau liên quan đến quyết định để nhà quản trị có cơ sở ra quyết định lựa chọn phương án tối ưu nhất.

Thu thập thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn

Thu thập thông tin có ý nghĩa quyết định đến chất lượng thông tin KTQT cung cấp và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của các quyết định đã lựa chọn. Nguồn thông tin thu thập rất đa dạng có thể xem hai nguồn chính là nguồn từ nội bộ DN và nguồn bên ngoài DN.

Thu thập thông tin từ nguồn nội bộ: KTQT có thể thu thập được các thông tin về kết quả thực hiện về giá thành, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, sử dụng nguồn lực của DN... Thu thập thông tin từ nguồn bên ngoài: KTQT có thể thu thập được thông tin dự báo tương lai về tình hình thị trường trong và ngoài nước, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, chính sách kinh tế phát triển...

Xử lý, phân tích thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn

Qua thông tin thu thập bước đầu, kế tiếp KTQT sẽ xử lý và phân tích thông tin bằng các kỹ thuật phù hợp để hệ thống thông tin dưới chỉ tiêu định lượng dễ nhìn, dễ so sánh. Giúp nhà quản trị DN ra quyết định dễ dàng hơn.

Đối với các quyết định liên quan đến hoạch định: KTQT cần căn cứ vào các thông tin chuẩn nội bộ như các định mức về chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công... để xây dựng các bảng dự toán chi phí phù hợp, tránh trường hợp định mức sai dẫn đến dự toán lập không phù hợp thực tế, kết quả dự toán không mang tính khả thi.

Đối với các quyết định liên quan đến tổ chức thực hiện: KTQT căn cứ thông tin ban đầu làm cơ sở xác định các phương pháp tính giá thành phù hợp cho DN (phương pháp toàn bộ hay quy trình sản xuất)... vì một khi chọn phương pháp tính giá thành không phù hợp ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh...

Đối với các quyết định liên quan đến lành đạo và kiểm soát: Quyết định này chủ yếu liên quan đến con người. KTQT sẽ vận dụng kế toán trách nhiệm vào để phân cấp và hình thành các trung tâm trách nhiệm (TTTN). TTTN chi phí, TTTN doanh thu, TTTN lợi nhuận và TTTN đầu tư. Quá trình phân tích chênh lệch để có thông tin thích hợp giúp nhà quản trị DN đưa ra các quyết định liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát.

Cung cấp thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn

Sau khi tổng hợp các thông tin ban đầu từ nội bộ, thông tin dự báo tương lai và cả thông tin kết quả thực hiện, KTQT đã xử lý, phân tích và căn cứ vào yêu cầu của nhà quản trị DN các cấp để thực hiện việc cung cấp thông tin cho phù hợp về thời điểm cũng như xác định rõ nội dung cần cung cấp theo Sơ đồ 1.

KTQT với việc ra quyết định ngắn hạn tại các DNSX Việt Nam

KTQT không phải là công việc bắt buộc các DNSX Việt Nam phải thực hiện, tuy nhiên, nhà quản trị thực sự nên quan tâm thông tin KTQT khi xem xét hay đưa ra một quyết định, một phương án kinh doanh thì việc thực hiện KTQT không mang tính chất áp lực nữa. Hiện nay, KTQT phục vụ nhà quản trị ra các quyết định ngắn hạn trong các DNSX còn rất nhiều hạn chế.

Thu thập thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn

Đối với thông tin tiêu chuẩn nội bộ, thực tế tại các DNSX khi thu thập thông tin này mất khá nhiều thời gian tổng hợp vì hầu hết các DNSX đã có phân quyền, trao trách nhiệm từng bộ phận, phòng ban cụ thể, đặc biệt một số DNSX chưa có hệ thống dữ liệu trên máy tính.

Đối với thông tin kết quả thực hiện, thực tế đa số DNSX đã phân loại thành nhóm, đối tượng theo nhu cầu quản lý nhưng một số khoản mục doanh thu, chi phí chưa nhận diện đúng bản chất mà nó phản ảnh...dẫn đến tính giá thành sản phẩm bị sai lệch và kết quả kinh doanh cũng bị ảnh hưởng.

Đối với thông tin dự báo tương lai, kết quả các DNSX đã có bước đầu thu thập các thông tin vào lập dự báo về doanh thu, chi phí... dự báo về thông tin liên quan đến thị trường kinh doanh, đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, việc thu thập các thông tin này còn chậm, thiếu linh hoạt và chưa được nhà quản trị quan tâm nhiều. Kết quả dẫn đến bị động trong quá trình hoạch định, mất cơ hội cũng như ra các quyết định kinh doanh.

Xử lý và phân tích thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn

Liên quan đến hoạch định, dự toán tại các DNSX đều do bộ phận kế toán tài chính lập và chỉ lập một số dự toán cơ bản phục vụ cho việc lập dự toán tài chính, còn các dự toán tác nghiệp và dự toán báo cáo tài chính... chưa được đề cập đến. Theo tác giả, trong bối cảnh kinh tế phát triển với nhiều biến động, có sự cạnh tranh khốc liệt thì việc lập dự toán cho một mức độ hoạt động là chưa đủ.

Liên quan đến tổ chức thực hiện, việc phân tích chi phí, khối lượng và lợi nhuận trong DNSX chủ yếu phục vụ cho quản lý chi phí, lợi nhuận theo cơ chế tài chính chứ không đánh giá mối quan hệ giữa các nhân tố giá bán, khối lượng (mức độ hoạt động), chi phí (biến phí, định phí) và lợi nhuận thông qua các chỉ tiêu như: số dư đảm phí, điểm hòa vốn nhằm phục vụ cho lựa chọn các phương án kinh doanh tối ưu, định giá bán trong trường hợp đặc biệt, …

Liên quan đến lãnh đạo và kiểm soát, các DNSX lập báo cáo hầu hết là các báo cáo phục vụ cho kế toán tài chính cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài, chưa chủ trọng đến báo cáo KTQT phục vụ nhà quản trị DN. Nếu có lập thì chỉ dừng lại phục vụ cho phân tích chênh lệch, chưa lập được báo cáo phân tích nguyên nhân chênh lệch từ các nhân tố.

Cung cấp thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn

Nếu ở các khâu thu thập, phân tích và xử lý thông tin còn nhiều hạn chế trong các DNSX hiện nay thì kết quả cung cấp thông tin KTQT cho việc ra các quyết định ngắn hạn chưa đáp ứng được nhu cầu của nhà quản trị, mới chỉ đạt mức trung bình khá. Hai yếu tố cơ bản nhất của quá trình ra quyết định ngắn hạn là tính kịp thời và linh hoạt nhưng thực tế hai yếu tố này các DNSX chưa được đánh giá cao.

Một số giải pháp đề xuất

Để khắc phục những hạn chế liên quan đến việc thu thập các thông tin phục vụ cho nhà quản trị DN ra các quyết định ngắn hạn, cần quan tâm đến một số giải pháp sau:

Thứ nhất, hoàn thiện thu thập thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn. KTQT cần liệt kê các loại thông tin một cách có hệ thống liên quan đến các quyết định ngắn hạn. Để việc thu thập thông tin tiến hành thuận lợi thì nhà quản trị DNSX cần chú trọng triển khai các nội dung sau:

- Đối với thông tin tiêu chuẩn nội bộ: Thiết lập mối quan hệ giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng, đơn vị trực thuộc, các tổ, đội, phân xưởng sản xuất... để thu thập các thông tin định mức chi phí cũng như các định mức khác đầy đủ, nhanh, không có sự chồng chéo cho nhau. Ngoài việc thu thập các thông tin bên trong, KTQT cần khai thác nguồn thông tin bên ngoài DN. Đây là nguồn thông tin rất quan trọng giúp nhà quản trị DN có cơ sở đưa ra các quyết định liên quan đến hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát.

- Đối với thông tin kết quả thực hiện: Những thông tin quá khứ thì thu thập từ kế toán tài chính đỡ mất thời gian, KTQT chỉ cần thu thập những thông tin còn thiếu về doanh thu, chi phí để phục vụ lên kế hoạch, kiểm soát như: phân tích doanh thu hòa vốn, chấp nhận đơn đặt hàng hay không…

- Đối với thông tin dự báo tương lai: KTQT chủ động dự báo các nguổn lực của DN ở các mức độ hoạt động khác nhau. Các thông tin dự báo về nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh, giá cùng 1 loại sản phẩm trên thị trường, chính sách thuế... và các thông tin này nên phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban trong DN.

Thứ hai, hoàn thiện xử lý và phân tích thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn. Trên thực tế, sản phẩm của các DNSX rất đa dạng, yêu cầu kỹ thuật khắc khe, cần độ chính xác nên mỗi sản phẩm cần có định mức khác nhau và việc xây dựng định mức cần phối hợp các bộ phận. DN cần thống nhất quy trình xây dựng định mức để dữ liệu đầy đủ, hoàn thiện các dữ liệu về định mức còn thiếu để phục vụ cho công tác lập dự toán chính xác. Tác giả đề xuất điển hình quy trình xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu như Hình 2.

Thứ ba, hoàn thiện cung cấp thông tin KTQT cho việc ra quyết định ngắn hạn. Khi DN đã hoàn thiện được các bước đầu trong khâu thu thập, xử lý thông tin thì việc cung cấp thông tin KTQT cần quan tâm nhiều hơn nữa về định kỳ cung cấp thông tin nên linh hoạt theo tháng, quý, tuần để phục vụ nhà quản trị ra các quyết định ngắn hạn kịp thời. Hiện tại, các DNSX cần hoàn thiện thêm như báo cáo kết quả hoạt động theo từng mặt hàng, nhóm hàng… ở dạng số dư đảm phí.

Bên cạnh đó, xây dựng các báo cáo biến động và nguyên nhân biến động như: Biến động doanh thu, biến động giá vốn, biến động về các chi phí và các biến động khác. Ngoài ra, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của nhà quản trị tại một số thời điểm cần thiết cho việc ra quyết định. Các báo cáo thiết kế cần tập trung phân tích sự khác biệt giữa các phương án để nhìn vào đó nhà quản trị DN dễ dàng ra quyết định ngay hoặc cân nhắc.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng KTQT trong các DN;
2. Phạm Văn Dược, Huỳnh Lợi (2009), Mô hình và cơ chế vận hành KTQT, NXB Tài chính;
3. Đoàn Xuân Tiên (2002), Tổ chức thông tin KTQT tư vấn cho các tình huống quyết định ngắn hạn trong DN, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ;
4. Nguyễn Quỳnh Trang (2022), KTQT với việc ra quyết định ngắn hạn tại các DNSX cơ khí Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Trường Đại học Thương mại.