Hệ thống kiểm soát nội bộ là một khái niệm khá phổ biến đối với các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn, tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con. Tuy nhiên, làm thế nào để thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh để thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp với mức rủi ro thấp nhất thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được.

Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình công ty mẹ - công ty con

Bất kỳ tổ chức nào khi hình thành đều phải đặt ra các mục tiêu và đưa ra kế hoạch hoạt động gắn liền với việc thực hiện một mục tiêu nào đó. Quá trình thực hiện một mục tiêu là quá trình mà ở đó nhà quản lý thực hiện những hoạt động quản trị như hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm tra. Bên cạnh việc đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu đề ra, công việc kiểm tra còn phải chỉ ra những yếu kém và những yếu tố làm hạn chế quá trình thực hiện mục tiêu. Nhiệm vụ của nhà quản trị doanh nghiệp (DN) là phải đặt ra các chính sách và thủ tục thích hợp nhằm hạn chế các rủi ro, tức là giảm thiểu khả năng không đạt được mục tiêu đã định trước, từ đó hình thành khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong đơn vị.

Trên cơ sở đó, hệ thống KSNB được thiết lập để thực hiện các chức năng cụ thể như sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau, hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…

- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. Hệ thống KSNB được thiết kế trong DN phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống KSNB cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của DN; Ngăn chặn, phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của DN; Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính (BCTC) trung thực và khách quan.

Các yếu tố cấu thành nên một hệ thống KSNB bao gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát;  Thông tin và truyền thông; Giám sát.

Tổ hợp DN theo mô hình công ty mẹ - công ty con không có tư cách pháp nhân, nhưng với từng DN thành viên là đơn vị có tư cách pháp nhân. Để đạt được các mục tiêu của hệ thống KSNB thì bản thân mỗi DN đều phải thiết lập và vận hành hệ thống KSNB. Tuy nhiên, với những đặc điểm riêng biệt của DN theo mô hình công ty mẹ - công ty con, đòi hỏi khi xây dựng, vận hành hệ thống KSNB tại công ty mẹ và các công ty thành viên phải đặt trong mối quan hệ chi phối giữa công ty mẹ với các công ty thành viên và phải đảm bảo sự thống nhất, ổn định, phù hợp với mục tiêu phát triển chung của cả tập đoàn kinh tế (TĐKT)/tổng công ty. Điều này tạo nên những điểm khác biệt giữa hệ thống KSNB của một DN đơn lẻ với hệ thống KSNB của các DN trong tổ hợp DN theo mô hình công ty mẹ - công ty con.

Kinh nghiệm quốc tế về xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình công ty mẹ - công ty con

Nhật Bản

Tại Nhật Bản, Keiretsu là mạng lưới các công ty kết nối với nhau, quản trị lẫn nhau hết sức chặt chẽ và nắm giữ cổ phiếu của nhau. Hệ thống KSNB của các tập đoàn Keiretsu có các đặc điểm sau:

- Về môi trường kiểm soát: Trong các Keiretsu, công ty mẹ là những công ty nắm giữ tài chính hoặc công ty thương mại có quy mô lớn, các công ty con hoạt động như những vệ tinh xung quanh công ty mẹ. Mô hình kiểm soát của các công ty trong mạng lưới Keiretsu phản ánh đậm nét văn hóa, truyền thống của người Nhật, đó là sự gắn kết trong xã hội, nhấn mạnh tính thống nhất trong tổ chức, các mối quan hệ không đối đầu, tuyển dụng trọn đời; Các hiệp hội trong DN, các chính sách nhân sự khuyến khích sự tận tâm, hòa nhập vào gia đình DN, đồng tâm ra quyết định, đào tạo chéo giữa các phòng ban chức năng và thăng tiến trên cơ sở trung thành, khả năng hòa nhập xã hội cũng như hiệu quả làm việc.

- Về hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán của các DN trong TĐKT nói riêng và các DN Nhật Bản nói chung phải tuân thủ theo các quy định trong Chuẩn mực kế toán Nhật Bản được soạn thảo bởi Hội đồng Chuẩn mực kế toán Nhật Bản. Chuẩn mực kế toán Nhật Bản hướng dẫn lập BCTC hợp nhất về cơ bản là hòa hợp với Chuẩn mực BCTC quốc tế, tuy nhiên vẫn còn một số khác biệt nhỏ. Ví dụ như việc trình bày chỉ tiêu lợi ích của cổ đông không kiểm soát trên BCTC hợp nhất thành một khoản tách biệt, nằm giữa nợ phải trả và vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán hợp nhất trong khi Chuẩn mực lập và trình bày BCTC quốc tế số 3 về hợp nhất, kinh doanh, chỉ tiêu này trên BCTC hợp nhất trình bày là một chỉ tiêu tách biệt với vốn chủ sở hữu công ty mẹ trong phần vốn chủ sở hữu trên bảng cân đối kế toán hợp nhất.

- Về thủ tục kiểm soát: Sự kiểm soát của công ty mẹ đối với các công ty con trong Keiretsu chủ yếu tập trung vào kiểm soát vốn, công nghệ, thông tin, thị trường và kế hoạch kinh doanh. Tất cả các quy định thủ tục kiểm soát đều được lập ra từ công ty mẹ và được định hướng, hướng dẫn tới các công ty con tùy theo mức độ kiểm soát của công ty mẹ với công ty con trong tổ hợp DN.

Mỹ

Tại Mỹ, TĐKT theo mô hình công ty mẹ - công ty con có bề dày lịch sử phát triển hàng trăm năm và trở thành một trong những nhân tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế của nước này. Hệ thống KSNB tại các TĐKT theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Mỹ có các đặc điểm chủ yếu sau:

- Về môi trường kiểm soát: Trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu tại các DN ở Mỹ trước hết thuộc về các nhà quản lý cấp cao trong DN, và điều này đã được luật hóa. Trong TĐKT theo mô hình công ty mẹ - công ty con, công ty mẹ là công ty đứng trên cùng kim tự tháp của các công ty. Hội đồng quản trị (HĐQT) của công ty mẹ được gọi là HĐQT chính. HĐQT của công ty mẹ có vai trò quyết định trong việc xác định các mục tiêu, nhiệm vụ, quyền lợi của công ty mẹ, định hướng các mục tiêu chiến lược của tổ hợp DN; đồng thời, chịu trách nhiệm về hoạt động và hiệu quả của hệ thống KSNB của tập đoàn.

Chính sách nhân sự của phần lớn các TĐKT theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Mỹ là theo mô hình mở. Theo đó, người lao động được tự do chuyển sang đơn vị khác sau khi hoàn tất các thủ tục; DN chỉ đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên trong trường hợp phục vụ cho mục tiêu của DN, khi tuyển dụng DN chọn những nhân viên có sẵn bằng cấp và chuyên môn làm việc được ngay cho vị trí yêu cầu.

- Về hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán mà các DN ở Mỹ đang áp dụng mang tính linh hoạt và xét đoán nghề nghiệp rất cao, trong đó chuẩn mực kế toán có vai trò xương sống, chi phối toàn bộ hoạt động kế toán tại các DN. Chuẩn mực kế toán Mỹ không cho phép công ty mẹ loại trừ trách nhiệm lập BCTC hợp nhất; tiêu chuẩn xác định công ty con căn cứ vào tỷ lệ biểu quyết không căn cứ vào quyền kiểm soát...

- Về thủ tục kiểm soát: Các TĐKT theo mô hình công ty mẹ - công ty con ở Mỹ thường bao gồm các công ty kinh doanh trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau, do đó phương thức kiểm soát phổ biến của công ty mẹ đối với công ty con là công ty mẹ ủy quyền ra quyết định cho HĐQT của các công ty con trong tổ hợp, đòi hỏi mỗi công ty con trong tổ hợp phải hành động như một công ty độc lập, hoạt động trong khuôn khổ các chính sách và mục tiêu chiến lược thống nhất chung do công ty mẹ đề ra.

Bài học kinh nghiệm đối với Việt Nam

Qua nghiên cứu kinh nghiệm về xây dựng, vận hành hệ thống KSNB trong các DN theo mô hình công ty mẹ - công ty con tại một số quốc gia trên thế giới, có thể rút ra một số bài học cho các DN theo mô hình công ty mẹ - công ty con tại Việt Nam, cụ thể:

Về môi trường kiểm soát

Một là, quan điểm, nhận thức và trách nhiệm trong việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB của các nhà quản lý cấp cao trong DN, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao của công ty mẹ có ý nghĩa quyết định tới chất lượng của hệ thống KSNB. Các nhà quản lý cấp cao tại mỗi TĐKT/tổng công ty theo mô hình công ty mẹ - công ty con cần xác định một triết lý kinh doanh phù hợp, tạo ra bản sắc văn hóa của DN, gắn kết các cá nhân trong DN làm việc với tinh thần trách nhiệm chung cho sự thành công của DN và hướng tới những giá trị mà xã hội tôn vinh.

Hai là, xây dựng chính sách nhân sự phù hợp với từng thời điểm và từng vị trí công việc cụ thể. Tùy theo điều kiện cụ thể có thể tham khảo chính sách nhân sự mở của các DN Mỹ, tuyển dụng những nhân viên có bằng cấp và chuyên môn làm việc được ngay cho vị trí yêu cầu, giảm thiểu chi phí đào tạo. Cần phải trẻ hóa đội ngũ nhân sự có trình độ, chuyên môn và đào thải những nhân viên không đủ năng lực. Thực hiện đào tạo lại nhân sự khi có những biến động của thị trường và khuyến khích phát huy tối đa năng lực sáng tạo của nhân viên. Luôn thúc đẩy mọi thành viên phải phấn đấu để đạt kết quả cao trong vị trí của mình.

 Ba là, bố trí cơ cấu HĐQT hợp lý với những thành viên độc lập bên ngoài không tham gia điều hành để tạo lập một cơ chế kiểm soát khách quan và công bằng, thành lập đầy đủ các ban tư vấn, giúp việc cho HĐQT của công ty mẹ, trong đó nên có các ban kiểm toán và ban quản lý rủi ro, những ban này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hệ thống KSNB trong DN.

Về hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán tại các DN theo mô hình công ty mẹ - công ty con được xây dựng trước hết phải tuân thủ các quy định các quy định của hệ thống pháp lý kế toán của mỗi quốc gia và có sự vận dụng linh hoạt phù hợp với điều kiện, đặc điểm và yêu cầu quản lý cụ thể của mỗi DN.

Về thủ tục kiểm soát

Có hai mô hình xây dựng các thủ tục kiểm soát mà các DN theo mô hình công ty mẹ - công ty con có thể lựa chọn áp dụng.

Mô hình thứ nhất là các công ty trong tổ hợp DN tự xây dựng các thủ tục kiểm soát và điều hành hoạt động dựa trên cơ sở định hướng chiến lược và khuôn khổ chính sách, do công ty mẹ ban hành. Mô hình này được áp dụng phổ biến.

Mô hình thứ hai là công ty mẹ áp đặt các chính sách, thủ tục kiểm soát và cấu trúc tổ chức của mình lên toàn bộ các đơn vị trong tổ hợp DN. Các công ty con được coi như các bộ phận, hoặc phòng ban của công ty mẹ và được kiểm soát thông qua chính sách, thủ tục kiểm soát của công ty mẹ.           

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thị Lan Anh (2014), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam", Luận án Tiến sỹ kinh tế, trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội;

2. Nguyễn Thanh Thủy (2017), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà Nội;

3. Đinh Hoài Nam (2016), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp của Tổng Công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính;

4. Hoàng Văn Ninh (2010), Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý trong các Tập đoàn kinh tế ở Việt Nam, Luận án Tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà Nội;

5. Amsden. A và Hikino. T (1994), Project execution capability, organizational know-how and conglomerate corporate growth in late industrialization, Industrial and Corporate Change, 3(1), 111-147.