Trách nhiệm tổ chức và thực hiện: Chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm đối với việc tổ chức cuộc họp HĐQT.

Thời gian tổ chức: HĐQT có thể họp định kỳ hoặc họp bất thường. Cuộc họp định kỳ của HĐQT do Chủ tịch triệu tập bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết, tuy nhiên mỗi quý phải họp ít nhất 1 lần.

Tổ chức cuộc họp theo những trường hợp khác: Ngoài cuộc họp định kỳ, PLF lưu ý doanh nghiệp rằng cuộc họp HĐQT cũng có thể được tổ chức trong các trường hợp sau:

Một là, trường hợp nhằm mục đích bầu Chủ tịch thì trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ đó, cuộc họp phải được tiến hành. Người triệu tập cuộc họp là thành viên có số phiếu bầu cao nhất. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên với số phiếu bầu cao nhất ngang nhau thì các thành viên sẽ bầu theo nguyên tắc đa số chọn ra một người trong số họ để triệu tập cuộc họp.

Hai là, khi có văn bản đề nghị tổ chức cuộc họp từ Ban kiểm soát; của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 5 người quản lý khác hoặc ít nhất 2 thành viên HĐQT, hoặc trong các trường hợp khác quy định tại Điều lệ, Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Nếu không triệu tập cuộc họp theo quy định thì Chủ tịch HĐQT phải chịu trách nhiệm đối với những thiệt hại xảy ra, đồng thời, người đề nghị họp có quyền triệu tập cuộc họp thay thế cho HĐQT.

Thông báo mời họp: Phải được gửi bằng bưu điện, fax, e-mail hoặc phương tiện khác chậm nhất 5 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian, địa điểm, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định, kèm theo tài liệu sử dụng và phiếu biểu quyết. Địa chỉ người nhận là địa chỉ đã được đăng ký tại công ty. Ngoài thành viên HĐQT thì thông báo mời họp cũng phải gửi đến Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Tuy nhiên, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không phải là thành viên HĐQT vẫn có quyền dự các cuộc họp và có quyền thảo luận nhưng không được biểu quyết.

Điều kiện tiến hành: Cuộc họp HĐQT theo giấy triệu tập lần thứ nhất được tiến hành khi có từ ¾ tổng số thành viên trở lên dự họp. Thành viên không trực tiếp dự họp có quyền biểu quyết thông qua hình thức bỏ phiếu bằng văn bản. Nếu lần triệu tập thứ nhất không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trong trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn ½ số thành viên HĐQT dự họp.

Thông qua quyết định: Quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận. Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng sẽ thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT.

Ủy quyền: Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐQT và được phép ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận.

Biên bản cuộc họp: Các cuộc họp của HĐQT phải ghi vào sổ biên bản được lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Địa điểm: HĐQT có thể họp tại trụ sở chính của công ty hoặc ở nơi khác không phải là trụ sở chính của công ty.