Theo Viện Năng suất Việt Nam, các công cụ năng suất chất lượng (NSCL) áp dụng trong doanh nghiệp đều nhằm giải quyết các vấn đề về lãng phí, ô nhiễm, rủi ro… Vậy nên, doanh nghiệp khi nhận thấy đơn vị mình đang thiếu, yếu, kém ở mảng nào có thể áp dụng công cụ phù hợp để loại bỏ các vấn đề yếu kém.

Mỗi công cụ thường được áp dụng theo 8 bước cơ bản. Theo đó, với bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá sơ bộ công cụ NSCL. Mục đích của bước này là xem xét điều kiện hiện có của doanh nghiệp, hiện trạng về việc áp dụng công cụ NSCL, đội ngũ cán bộ công nhân viên hiện có, các vấn đề chưa giải quyết được. Ghi nhận lại các số liệu hiện tại để làm mức so sánh trước và sau khi áp dụng công cụ NSCL.

Các số liệu thu thập có thể bao gồm tỷ lệ phế phẩm, năng suất lao động, tỷ lệ khiếu nại của khách hàng, cách tiết kiệm chi phí sản xuất… và thông tin khác. Các thông tin này được ghi nhận trong phiếu đánh giá sơ bộ doanh nghiệp. Bước này cũng có thể tích hợp cùng đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp. Các kết quả đánh giá sẽ được ghi lại và làm cơ sở để lập báo cáo đánh giá sơ bộ doanh nghiệp.

Bước 2, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch áp dụng công cụ NSCL dựa vào hiện trạng của doanh nghiệp trong báo cáo đánh giá sơ bộ, lập kế hoạch áp dụng công cụ NSCL (tích hợp với kế hoạch áp dụng hệ thống quản lý).

Các kế hoạch bao gồm nội dung cần thực hiện để áp dụng công cụ NSCL, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành cũng như các kết quả cần đạt được. Thành lập nhóm năng suất (hay nhóm cải tiến theo lựa chọn của doanh nghiệp). Nhóm này được thành lập theo quyết định thành lập Ban ISO Năng suất.

Bước 3, việc đào tạo nhóm có thể kết hợp lúc đang đào tạo hệ thống quản lý tích hợp hoặc sau khi đào tạo, điều này tùy thuộc vào năng lực của cán bộ, nhân viên và sắp xếp thời gian theo tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Nội dung đào tạo bao gồm: Các khái niệm về công cụ NSCL; nội dung công cụ NSCL; quy trình thực hành một công cụ; bài tập thực hành công cụ NSCL.

Bước 4, hướng dẫn áp dụng công cụ NSCL. Tại doanh nghiệp, cùng với nhóm năng suất chọn đề tài theo các tiêu chí đơn giản, dễ làm, ít tốn chi phí và mang lại hiệu quả cao. Có thể sử dụng ma trận chọn lựa để chọn đề tài sao cho ít mâu thuẫn nhất trong nhóm và có sự đồng thuận cao của thành viên. 

Phân tích hiện trạng, lấy số liệu trong đợt đánh giá sơ bộ, nếu chưa đủ, nhóm có thể đến bộ phận liên quan đề tài thu thập thêm để có đủ cơ sở biết được hiện trạng của vấn đề. Các số liệu thu thập liên quan đến nội dung trong phần đánh giá sơ bộ.

Đặt mục tiêu, các mục tiêu này cần có giá trị tốt hơn mức đang có; đánh giá lợi ích đạt được khi nhóm đạt được mục tiêu để nhóm có động lực thực hiện đề tài; phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp. Để giải quyết được một vấn đề, cần có giải pháp tương ứng. Tuy nhiên, để có được giải pháp khả thi, cần phân tích nguyên nhân làm cho vấn đề chưa đạt như mong muốn.

Bước 5, đào tạo đánh giá công cụ NSCL. Việc đào tạo đánh giá cũng như các kỹ năng thực hành đánh giá thường tích hợp trong khóa đào tạo đánh giá nội bộ và được người đứng đầu doanh nghiệp thực hiện một cách nghiêm túc, nghiêm khắc.

Bước 6, ban NSCL sẽ lập kế hoạch đánh giá nội bộ công cụ NSCL và hệ thống cùng lúc. Các đánh giá về quy trình thực hiện đề tài NSCL sẽ giúp nhóm năng suất điều chỉnh hoạt động thực hiện đề tài của nhóm theo đúng định hướng và mục tiêu của đề tài. Sau quá trình đánh giá nội bộ, kết quả đánh giá sẽ được trình cho ban NSCL xem xét hỗ trợ thêm nguồn lực thực hiện đề tài hoặc điều chỉnh hướng thực hiện.

Bước 7, nhóm năng suất so sánh mức độ thực hành công cụ NSCL trước và sau, đánh giá kết quả so với mục tiêu đặt ra ban đầu. Hiệu quả thực hiện đề tài được tính thông qua tỷ lệ phần trăm tăng hoặc giảm sau khi thực hiện đề tài. Các hình ảnh thể hiện trước và sau được đưa vào phần báo cáo để chứng minh sự thay đổi. Phần đánh giá này có thể kết hợp với việc đánh giá mục tiêu thực hiện trong hệ thống IMS.

Cuối cùng, cải tiến năng suất vòng tiếp theo. Sau khi thực hiện thành công một đề tài, có thể tiêu chuẩn hóa các tài liệu và tài liệu đó trở thành tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp.

Nhóm năng suất không dừng ở đó mà tiếp tục thực hiện các đề tài tiếp theo nhằm giải quyết vấn đề còn tồn đọng trong quá trình sản xuất. Nhóm có thể tiếp tục thực hiện đề tài này với mục tiêu cao hơn. Một phiếu đề xuất thực hiện công cụ NSCL mới được phát hành để nhóm thực hiện đề tài mới.