Đặt vấn đề

Quản lý thông tin (QLTT) bao gồm các bước xác định, tạo lập, lưu trữ và khai thác thông tin để hỗ trợ sản xuất kinh doanh. Trong các dự án đầu tư xây dựng, lượng thông tin cần thiết cho khai thác, sử dụng và phục vụ cho việc ra các quyết định, quyết sách là rất nhiều, không chỉ vậy, thông tin được các bên liên quan tạo ra liên tục từ khi chuẩn bị dự án cho đến khi kết thúc xây dựng và vận hành dự án, điều này tạo ra thách thức lớn trong việc trao đổi, lưu trữ, bảo quản các thông tin.

Theo sự phát triển của nền kinh tế, các dự án xây dựng có quy mô ngày càng lớn và phức tạp, số lượng các bên liên quan tham gia vào dự án xây dựng nhiều, các công tác và thông tin chồng chéo, cơ cấu tổ chức cho mục đích giao tiếp, truyền tin kém làm ảnh hưởng đến quản lý giao tiếp và làm giảm hiệu quả của dự án (nghiên cứu của Viện Kinh tế xây dựng, Bộ Xây dựng).

Tại Việt Nam, mặc dù đã có nhiều nỗ lực nhằm cải thiện quy trình QLTT dự án, tuy nhiên thực tiễn vẫn còn nhiều thách thức. Việc lưu trữ và QLTT dự án còn nhiều bất cập, làm giảm hiệu quả và tăng chi phí dự án (nghiên cứu của Viện Kinh tế xây dựng, Bộ Xây dựng).

Lợi ích của QLTT có thể khó định lượng, cũng ít có nghiên cứu hay các khảo sát, thống kê số liệu về vấn đề này. Tuy nhiên, có những ví dụ được trình bày trong báo cáo của KPMG và Atkins thực hiện theo đặt hàng của Trung tâm Xây dựng Kỹ thuật số Anh (Centre for Digital Built Britain) cung cấp bằng chứng rõ ràng về lợi ích của việc QLTT. Theo đó, Văn phòng khí tượng Anh Quốc (Met Office) dự kiến tiết kiệm 18% chi phí thiết kế và mua sắm cho một cơ sở mới ở Shetland và Cơ quan Quản lý Tài sản Chính phủ Anh (Government Property Agency) tiết kiệm 3% chi phí dự án thông qua việc xử lý tốt hơn các bản thiết kế phù hợp với chủ đầu tư. Một ví dụ khác là Cơ quan Môi trường Anh (Environment Agency) tiết kiệm trực tiếp hơn 1 triệu bảng Anh từ lợi ích truy cập được dữ liệu tài sản hình thành khi bàn giao dự án (KPMG and Atkins).

Bằng chứng này cho thấy, việc đầu tư vào QLTT làm tăng hiệu quả ít nhất ở ba khía cạnh: Lợi ích trực tiếp về năng suất cho các tổ chức thực hiện QLTT; Tăng trưởng rộng khắp nền kinh tế Anh do những lợi ích về năng suất đó; Mang lại lợi ích trực tiếp cho các doanh nghiệp và khách hàng, tạo ra giá trị lớn cho xã hội và môi trường. Việc áp dụng QLTT hiệu quả giúp tạo ra các công trình xây dựng chất lượng cao hơn, bền vững hơn và góp phần vào sự phát triển kinh tế và bảo vệ môi trường.

Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi số, với ngành xây dựng (cách mạng công nghiệp 4.0, ứng dụng mô hình thông tin công trình (BIM), chuyển đổi số (Digital Transformation) đòi hỏi thay đổi cách QLTT truyền thống sang cách quản lý mới đáp ứng yêu cầu của sự chuyển đổi số. Do đó, phải nghiên cứu để đưa ra giải pháp QLTT dự án phục vụ tốt hơn công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng là rất cần thiết. Bài viết này nhằm đóng góp vào đề tài nghiên cứu nói trên.

Quản lý thông tin

Khái niệm

Theo ISO 19650-2018, thông tin là dữ liệu được trình bày theo cách thức chính thức để giao tiếp và xử lý. Thông tin có thể được xử lý bởi con người hoặc các phương tiện tự động. Thông tin dự án bao gồm thông tin có cấu trúc (các mô hình hình học, các bảng biểu và cơ sở dữ liệu) và thông tin phi cấu trúc (các tài liệu, video clips và bản ghi âm). QLTT là quản lý và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến xác định các yêu cầu thông tin cũng như tạo lập, kiểm duyệt và chuyển giao thông tin. Theo Murray-Webster R, Dalcher D, QLTT là việc thu thập, lưu trữ, chọn lọc, phổ biến, lưu giữ và tiêu hủy các tài liệu, hình ảnh, bản vẽ và các nguồn thông tin khác (Murray-Webster R, Dalcher D, (2018)).

Vai trò của quản lý thông tin

Đối với các doanh nghiệp xây dựng tại Việt Nam, QLTT không chỉ đơn thuần là việc tạo lập, kiểm duyệt, chuyển giao thông tin, sắp xếp hồ sơ và tài liệu mà còn liên quan đến việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, khả năng quản lý công trường từ xa, nâng cao chất lượng thi công xây dựng và đảm bảo an toàn lao động. Việc QLTT hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng cải thiện khả năng ra quyết định, giảm thiểu rủi ro, tăng cường hợp tác giữa các bên liên quan và nâng cao khả năng cạnh tranh. Do đó, cần thiết lập tư duy QLTT hiệu quả để khai thác và sử dụng thông tin như một nguồn lực chiến lược trong doanh nghiệp.

Ví dụ về quản lý thông tin

Trong môi trường doanh nghiệp xây dựng, QLTT có thể áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau.

- QLTT dự án: Tất cả thông tin liên quan đến một dự án xây dựng từ bản vẽ kỹ thuật, hợp đồng, báo cáo tiến độ đến các văn bản pháp lý cần được lưu trữ và quản lý hệ thống. Nếu thông tin này bị phân tán hoặc không nhất quán, việc ra quyết định sẽ khó khăn và có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng. Sử dụng hệ thống QLTT hiện đại, doanh nghiệp có thể tập trung và truy xuất thông tin nhanh chóng, giúp quá trình xây dựng suôn sẻ và hiệu quả hơn.

- QLTT hợp đồng để phục vụ đấu thầu: Trong quá trình đấu thầu các gói thầu mới, việc QLTT các hợp đồng đã thực hiện hiệu quả là vô cùng quan trọng. Nếu không quản lý tốt thông tin về hợp đồng, việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu tham gia các gói thầu mới sẽ mất nhiều thời gian và công sức, làm chậm tiến độ và giảm khả năng cạnh tranh. Một hệ thống QLTT hợp đồng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin, chuẩn bị hồ sơ nhanh chóng và nâng cao cơ hội thắng thầu.

- Quản lý thông tin tri thức: Liên quan đến việc diễn giải thông tin và áp dụng kiến thức để đưa ra các giải pháp cụ thể, lưu trữ và truyền đạt tri thức từ các dự án trước giúp nhân viên mới tiếp thu và áp dụng nhanh chóng, giảm thiểu độ trễ trong việc hoàn thành hợp đồng. Khi nhân viên nghỉ việc, nếu không được lưu trữ và quản lý hiệu quả, tri thức và kinh nghiệm của họ có nguy cơ bị mất theo. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các gói thầu xây dựng đang dở dang, yêu cầu tiến độ khẩn trương và quy định phạt hợp đồng nghiêm khắc. Người mới tiếp quản không có đầy đủ thông tin sẽ gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến uy tín và khả năng đấu thầu trong tương lai.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý thông tin

Quản lý thông tin và công nghệ thông tin

QLTT và công nghệ thông tin (CNTT) có mối quan hệ chặt chẽ trong doanh nghiệp. QLTT tập trung vào thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin hiệu quả, hỗ trợ sản xuất kinh doanh và ra quyết định. CNTT cung cấp hạ tầng và công cụ kỹ thuật để thực hiện các hoạt động QLTT.

Trong ngành xây dựng, việc tích hợp QLTT và CNTT là rất quan trọng. CNTT cung cấp các công cụ và nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng QLTT một cách hiệu quả. Ví dụ, các hệ thống quản lý dự án (PMS) cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ, quản lý tài liệu và giao tiếp với các bên liên quan. Các giải pháp phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) giúp tập trung thông tin khách hàng (các chủ đầu tư, chủ sở hữu công trình…), thông tin các nhà thầu phụ, nhà cung cấp và các bên liên quan, theo dõi tương tác và phân tích dữ liệu, từ đó nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường. Ngoài ra, CNTT còn hỗ trợ việc bảo mật thông tin, đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ khỏi các mối đe dọa an ninh mạng. Sự kết hợp giữa QLTT và CNTT giúp doanh nghiệp xây dựng tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và dẫn tới nâng cao năng lực cạnh tranh.

Công cụ quản lý thông tin

Các công cụ QLTT đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quản lý và tối ưu hóa thông tin. Điển hình như một số công cụ dưới đây:

- Hệ thống quản lý quy trình làm việc (Workflow Management Systems): Tối ưu hóa các quy trình và nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Chúng giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và giữ cho việc xử lý thông tin nhất quán. Ví dụ, các công cụ này có thể tự động hóa quy trình phê duyệt bản vẽ kỹ thuật và quản lý tiến độ dự án.

- Công cụ quản lý tri thức (Knowledge Management Tools): Được sử dụng để nắm bắt, lập danh mục và chia sẻ thông tin cần được tham khảo lâu dài. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong việc lưu trữ và truy xuất các phương pháp luận, biện pháp thi công, đề xuất sáng kiến khi đấu thầu; bài học kinh nghiệm, kỹ thuật thi công, cách xử lý những tình huống khó từ các dự án trước đây…

- Hệ thống tạo yêu cầu (Ticketing Systems): Cấu trúc thông tin yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho luồng thông tin. Bằng cách tóm tắt thông tin về các nhiệm vụ, quy trình và thủ tục và nhanh chóng giao đến cho đúng người, hệ thống này giúp kiểm soát thông tin và kết quả công việc một cách hiệu quả.

- Công cụ quản lý bảo mật (Security Management Tools): Giúp thực hiện và quản lý các biện pháp bảo mật phù hợp, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin. Điều này rất quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng khi phải bảo vệ các thông tin nhạy cảm về dự án và hợp đồng.

- Công cụ cộng tác (Collaboration Tools): Cho phép các nhóm giao tiếp hiệu quả và làm việc cùng nhau, đồng bộ dữ liệu và thông tin theo thời gian thực. Chúng cũng phục vụ như một kho lưu trữ tài liệu và một nền tảng để chia sẻ thông tin, giúp tăng cường sự phối hợp và giảm thiểu sai sót. Các công cụ như Google Drive và OneDrive cung cấp khả năng lưu trữ và truyền tải file an toàn, Google Sheet là bảng tính và có thể biến thành cơ sở dữ liệu, trong khi các ứng dụng như AppSheet hỗ trợ quản lý nhiều công trường xây dựng từ xa, cho phép lãnh đạo nắm bắt thông tin mọi lúc, mọi nơi, cập nhật theo thời gian thực.

- Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM Software): Tập trung thông tin khách hàng và tạo cơ sở cho việc bán hàng và dịch vụ được tối ưu hóa. Chúng cũng có thể được sử dụng để quản lý danh bạ, theo dõi tương tác và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp xây dựng duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh.

- Ứng dụng BIM (Building Information Modeling): Là một công nghệ, giải pháp, xu hướng mới trong ngành xây dựng, BIM giúp tạo ra mô hình và QLTT số về các đặc tính vật lý và chức năng của một công trình. Đối với doanh nghiệp thi công xây dựng, ứng dụng BIM khi đấu thầu có thể giúp đề xuất biện pháp thi công, giải pháp tổ chức công trường xây dựng trực quan giúp thuyết phục khách hàng; khi thi công giúp nâng cao hiệu quả QLTT, góp phần quản lý, điều hành các công trường từ xa, xử lý thông tin và ra quyết định kịp thời, hiệu quả theo thời gian thực.

- Công cụ no-code, lowcode: Các công cụ như AppSheet hay Luklak cho phép doanh nghiệp xây dựng tạo ra các ứng dụng (app) QLTT theo kiểu riêng mà không cần kỹ năng lập trình, giúp quản lý nhiều công trường xây dựng từ xa và cho phép lãnh đạo giám sát tiến độ và thông tin dự án thông qua sử dụng các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng… rất thuận tiện.

- Quy trình QLTT theo ISO 19650: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 19650 giúp doanh nghiệp xây dựng QLTT hiệu quả hơn bằng cách thiết lập các quy trình QLTT chuẩn hóa. ISO 19650 tập trung cải thiện sự hợp tác và đảm bảo rằng thông tin dự án được quản lý một cách nhất quán và minh bạch.

Đề xuất phương pháp quản lý thông tin hiệu quả

Đặt mức độ ưu tiên

Doanh nghiệp nên tập trung vào các thông tin quan trọng nhất, ưu tiên QLTT, chỉ định người chịu trách nhiệm và chia sẻ thông tin tập trung. Theo nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20), doanh nghiệp xây dựng nên tập trung vào những luồng thông tin quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả mong muốn. Việc đặt mức độ ưu tiên cho thông tin giúp giảm thiểu lãng phí thời gian và tài nguyên vào những thông tin không cần thiết.

Ưu tiên quản lý thông tin

Để QLTT hiệu quả, doanh nghiệp xây dựng cần ưu tiên vấn đề QLTT. Điều này đòi hỏi nhận thức và cam kết từ lãnh đạo, đầu tư vào phần mềm và công nghệ QLTT hiện đại. Khi QLTT được ưu tiên, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh.

Chỉ định người chịu trách nhiệm về quản lý thông tin

Việc chỉ định một người hoặc một nhóm chịu trách nhiệm QLTT là rất quan trọng. Người QLTT sẽ đảm bảo rằng các quy trình và hệ thống QLTT được thực hiện đúng cách, thông tin luôn được cập nhật và dễ dàng truy xuất. Trong ngành xây dựng, điều này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin cần thiết cho các dự án và hợp đồng luôn sẵn sàng và chính xác. Cần lưu ý rằng, người QLTT xây dựng nên là các kỹ sư hoặc người có kiến thức, kinh nghiệm, am hiểu về kỹ thuật xây dựng và được đào tạo về QLTT.

Chia sẻ và xử lý thông tin tập trung

Thông tin thường bị phân tán và khó truy xuất nếu không được quản lý một cách tập trung. Doanh nghiệp xây dựng nên sử dụng các nền tảng và công cụ tiêu chuẩn hóa (như là mô hình thông tin công trình (BIM), phần mềm Quản lý dự án GXD…, thực hiện quy trình QLTT theo ISO 19650) để lưu trữ và chia sẻ thông tin. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp đều có thể truy xuất thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc.

Vận hành tự động hóa quy trình

Tự động hóa quy trình giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi trong QLTT. Doanh nghiệp xây dựng nên áp dụng các công nghệ tự động hóa để xử lý các quy trình lặp đi lặp lại như: quản lý hồ sơ năng lực, hồ sơ hợp đồng, cập nhật thông tin từ công trường, phát hành các báo cáo... Tự động hóa không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót do yếu tố con người.

Ghi lại các chiến lược

Một chiến lược QLTT rõ ràng và được ghi lại cẩn thận là cần thiết để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả. Doanh nghiệp xây dựng nên xây dựng và duy trì các tài liệu chiến lược, bao gồm các quy trình, tiêu chuẩn và hướng dẫn cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu rõ và tuân thủ các quy trình QLTT, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo và phát triển nhân lực mới.

Kết luận và khuyến nghị

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và yêu cầu ngày càng cao, QLTT hiệu quả rất quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp xây dựng. QLTT giúp tối ưu hóa quy trình, giảm rủi ro, nâng cao hiệu quả, tăng năng suất lao động và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Trong thời đại chuyển đổi số, áp dụng công cụ và công nghệ hiện đại như BIM, AppSheet, Google Drive, OneDrive và ISO 19650 trở nên bức thiết.

Chuyển đổi số là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp xây dựng duy trì lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng quy trình QLTT hiện đại giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu khắt khe của thị trường, tối ưu hóa quản lý nhiều công trình và dự án cùng lúc. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng hoàn thành dự án đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và gia tăng uy tín trên thị trường.

Hiện nay, nghiên cứu về QLTT trong ngành xây dựng tại Việt Nam còn hạn chế. Cần có thêm nghiên cứu sâu hơn về quy trình QLTT trong doanh nghiệp xây dựng để đưa ra những giải pháp tối ưu, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường và góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và ngành xây dựng.

Tài liệu tham khảo:

1. Viện Kinh tế xây dựng, Bộ Xây dựng, 2018. Nghiên cứu xây dựng tiêu chí giám sát, đánh giá các dự án thí điểm áp dụng BIM. Đề tài nghiên cứu khoa học. Mã số: RD 86-18. Hợp đồng số: 93/HĐKHCN ngày 02/7/2018;
2. Viện Kinh tế xây dựng, Bộ Xây dựng, 2018. Nghiên cứu xây dựng danh mục phân loại bộ phận công trình và chỉ dẫn yêu cầu thông tin đối với bộ phận công trình phục vụ áp dụng BIM cho công trình xây dựng dân dụng, hạ tầng kỹ thuật đô thị. Mã số: RD 45-19. Hợp đồng số 95/HĐKHCN năm 2018;
3. Murray-Webster R, Dalcher D, (2018). APM Body of Knowledge (7th ed.). Princes Risborough : Association for Project Management;
4. UK BIM Framework. ISO 19650 Guidance Part 0: The case for information management. https://ukbimframeworkguidance.notion.site/ISO-19650-Guidance-0-The-case-for-information-management-32e0d3d4c0944c7b8b9503dfbb26b7f6>.[Accessed 13 April 2023];
5. Tobias Kortas, (2023), "Information management: Corralling the knowledge that drives business processes". https://otrs.com/otrsmag/information-management/;
6. ISO.ORG, 2018. ISO 19650: 2018 Organization and digitization of information about buildings and civil engineering works, including building information modelling (BIM) – Information management using building information modelling.