Nhận diện sự cần thiết phải kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp và phân tích thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam, bài viết đề xuất một số khuyến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Sự cần thiết của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp (DN). Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nên nhận dạng những chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.

Chi phí cho sản xuất kinh doanh của DN luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản lý chi phí cần tiến hành những nội dung sau: Phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho DN trong từng thời kỳ; Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với DN; Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.

 Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh, trong kỳ DN phải chịu nhiều loại chi phí phát sinh. Tổng chi phí trong kỳ của DN bao gồm nhiều khoản như: Chi phí mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất; chi phí tiền lương; chi phí điện, nước và các nhiên liệu khác; chi phí mua các dịch vụ, từ dịch vụ vận chuyển đến dịch vụ vệ sinh; chi phí bán hàng như chi phí bao bì, chi phí quảng cáo; chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí lương cho nhân viên văn phòng… Như vậy, chi phí là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của DN. Do đó, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, nhà quản lý phải nhận diện và phân loại được các loại chi phí khác nhau, để có thể đề ra những biện pháp kiểm soát phù hợp, tiết giảm được những chi phí ít tác động tới hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Có như vậy việc kiểm soát chi phí mới đem lại hiệu quả. Tuy nhiên, chi phí cho sản xuất kinh doanh của DN luôn có những biến động nhất định trong những thời kỳ khác nhau. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là phải xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Để thực hiện được điều này, các DN cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sao cho thực sự hiệu quả.

Thực tiễn triển khai công tác kiểm soát chi phí tại Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam

Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam là DN hoạt động trong lĩnh vực lâm nghiệp và chế biến gỗ. Tương tự các DN sản xuất thông thường, quá trình sản xuất sản phẩm gỗ của Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam phát sinh 3 khoản mục chi phí chính, đó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất trong Tổng Công ty được thể hiện theo trình tự sau: Dự toán chi phí sản xuất; kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm; kiểm tra kết quả tính toán; đánh giá hoặc phân tích chênh lệch giữa chi phí và giá thành dự toán với chi phí và giá thành thực tế. Thực tiễn triển khai các bước kiểm soát chi phí sản xuất tại Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam như sau:

Thứ nhất, về dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: Nhìn chung, nhà quản lý trong Tổng Công ty rất coi trọng việc xây dựng dự toán giá thành sản phẩm gia công, bởi đây là cơ sở để nhà quản lý ra quyết định kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất. Dự toán được phân công thực hiện bởi bộ phận lập kế hoạch phối kết hợp với bộ phận kỹ thuật. Tuy nhiên, hiện nay, các dự toán thường được thực hiện bán thủ công hoặc thủ công, chưa có phần mềm riêng để dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Các bảng tính trong Excel được sử dụng nhiều nhất để tính toán giá dự toán theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu và thời gian gia công đối với từng chi tiết của sản phẩm. Cuối cùng, số liệu dự toán được nhà quản lý phê chuẩn nhằm ban hành khung giá cơ bản hoặc được điều chỉnh, phê duyệt trong một số trường hợp đặc biệt.

Thứ hai, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Đối với chi phí nguyên vật liệu, việc theo dõi khoản chi phí nguyên liệu gỗ tại Tổng Công ty được thực hiện khá chặt chẽ, kết hợp với việc theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên liệu gỗ, theo từng nguồn gốc mua vào (nhập khẩu hay mua nội địa), được xuất dùng cho từng đơn hàng, khai báo với cơ quan hải quan và xác định các nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước... Việc làm này giúp Tổng Công ty kiểm soát tốt giá trị cũng như chất lượng gỗ đầu vào – nguyên liệu quan trọng nhất trong quá trình sản xuất các sản phẩm từ gỗ.

Đối với chi phí nhân công, bao gồm tiền lương, tiền thưởng và các khoản trích theo lương Tổng Công ty phải trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất tại các phân xưởng sản xuất. Do vậy, kế toán chi phí nhân công trực tiếp tại Tổng Công ty thường được tiến hành chi tiết cho từng phân xưởng và tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước về chế độ tiền lương, thưởng cho người lao động.

Đối với chi phí sản xuất, các khoản chi phí phát sinh chung cho toàn phân xưởng được tập hợp và phân bổ cho từng nhóm sản phẩm sản xuất trong kỳ theo chi phí nguyên liệu gỗ tiêu hao. Tuy nhiên, hiện nay chi phí sản xuất chung không được kế toán Tổng Công ty theo dõi tách biệt giữa chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi. Rõ ràng cách phân loại chi phí này mới chỉ dựa trên khía cạnh kế toán tài chính, chưa đáp ứng được các yêu cầu cung cấp thông tin của quản trị nội bộ.

Thứ ba, kiểm tra kết quả báo cáo từ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Đây là một khâu quan trọng, thể hiện vai trò kiểm soát của nhà quản lý đối với kết quả công việc do bộ phận kế toán báo cáo. Về bản chất, khi tập hợp chứng từ có liên quan để tổng hợp các khoản mục chi phí, kế toán cần thực hiện một thủ tục bắt buộc là cân đối và đối chiếu để phát hiện các sai phạm có thể xảy ra. Các tài liệu sử dụng để cân đối, đối chiếu được cung cấp từ các bộ phận khác nhau, có liên quan tới mục đích kiểm tra chéo nhằm đảm bảo tính trung thực và hợp lý của số liệu tính toán. Tuy nhiên, trên thực tế, việc kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ sách tại Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế, khiến cho thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát luôn có một khoảng cách nhất định.

Thứ tư, phân tích, đánh giá chênh lệch giữa chi phí, giá thành dự toán với chi phí, giá thành thực tế nhằm cung cấp thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý: Việc đánh giá hiệu quả theo sản phẩm trong Tổng Công ty hiện nay chỉ mới chú trọng tới tiêu chí đánh giá năng suất lao động theo từng sản phẩm. Năng suất lao động theo từng sản phẩm được sắp xếp theo thứ tự giảm dần cung cấp thông tin, từ đơn hàng hiệu quả cao nhất đến đơn hàng hiệu quả thấp nhất, tạo cơ sở để lãnh đạo DN ra các quyết định sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, Tổng Công ty mới chỉ sử dụng phương thức đánh giá này để so sánh các sản phẩm theo năng suất lao động cao hay thấp, chưa có sự đánh giá liên quan tới lợi nhuận thu được từng sản phẩm. Vì vậy, việc đánh giá và phân tích hiệu quả hoạt động tại Tổng Công ty mới chỉ ở mức độ giản đơn.

Một số giải pháp

Để tiếp tục duy trì và đẩy mạnh công tác kiểm soát chi phí sản xuất cũng như khắc phục những hạn chế còn tồn tại, thời gian tới, Tổng Công ty Lâm nghiệp Việt Nam cần chú trọng một số giải pháp sau:

Thứ nhất, cần quan tâm tới việc nhận diện và phân loại chi phí theo các cách khác như phân loại theo mối quan hệ với mức độ hoạt động thành các chi phí biến đổi và chi phí cố định để phục vụ cho mục đích xem xét việc thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi, từ đó cung cấp thông tin thích hợp cho nhà quản lý, lập dự toán và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Bởi vì, đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là phải nhận diện được chi phí nào có thể giảm được (biến phí) và chi phí nào không thể giảm được (định phí).

Thứ hai, cần xây dựng và áp dụng mô hình kế toán quản trị phù hợp, có hiệu quả; Tổ chức thu thập, tổng hợp hệ thống thông tin kế toán quản trị nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá, dự toán để phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành cũng như ra các quyết định kinh doanh. Mặc dù, thông tin được cung cấp bởi hệ thống kế toán là một trong những thông tin quan trọng cho nhà quản lý. Tuy nhiên, để những thông tin này trở nên hữu ích trong việc đưa ra những quyết định quản lý, quyết định kinh doanh mang tính quyết định trong thiểu rủi ro thì Phòng kế toán của Tổng Công ty cần phải tiến hành phân tích rõ hơn về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh thông qua các chỉ tiêu và tỷ suất tài chính. Việc phân tích không chỉ dừng lại ở so sánh các chỉ tiêu, tỷ suất qua các kỳ mà còn phải so sánh với các chỉ tiêu, tỷ suất đó của các công ty cùng ngành, cùng thời kỳ, thời điểm; phân tích ý nghĩa của các chỉ tiêu tính được và đưa ra những những vấn đề mà nhà quản lý cần phải lưu ý như một khoản chi phí nào đó tăng đột biến, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, hay sự phát sinh chi phí bất thường.

Thứ ba, kiểm soát chi phí sản xuất sẽ không có hiệu quả nếu bộ phận kế toán của Tổng Công ty không thực hiện việc so sánh giữa chi phí và giá thành sản xuất thực tế với chi phí và giá thành sản xuất dự toán. Vì vậy, Tổng Công ty cần tăng cường phân tích và đánh giá các chênh lệch giữa chi phí sản xuất dự toán với chi phí sản xuất thực tế nhằm phát hiện các chênh lệch, phân tích và tìm hiểu nguyên nhân, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh hoặc xử lý kịp thời. Với một DN có quy mô lớn, Tổng Công ty nên áp dụng phần mềm trong ước tính, đánh giá và phân tích chi phí sản xuất để hỗ trợ trong công tác lập dự toán và phân tích kết quả.

Tóm lại, kiểm soát chi phí là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý tài chính DN. Nhận diện, phân tích các chi phí phát sinh, xác định các nhân tố ảnh hưởng đến các khoản mục chi phí sẽ giúp cho nhà quản lý đề ra các giải pháp phù hợp để kiểm soát chi phí, từ đó góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của các DN nói chung và của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam nói riêng.    

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Ngọc Quang (2011), “Giáo trình Kế toán quản trị”- NXB Đại học Kinh tế Quốc dân;
2. Phạm Văn Dược, Huỳnh Lợi (2009), “Mô hình và Cơ chế vận hành Kế toán quản trị”, NXB Tài chính;
3. Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam, “Báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh năm 2017”;
4. Các website: mard.gov.vn, tongcuclamnghiep.gov.vn, baonongnghiep.vn, tapchiketoan.vn, tapchitaichinh.vn…