BSC và KPI là những công cụ quản trị hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng để theo dõi tiến độ thực hiện chiến lược và đánh giá hiệu quả hoạt động.

Tuy nhiên, việc áp dụng BSC và KPI không đúng cách có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.

Có 4 sai lầm phổ biến khi áp dụng BSC và KPI cho doanh nghiệp mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và KPI

Một vấn đề phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là không phân biệt được giữa các chỉ số hiệu suất chủ chốt (KPI) và bản kế hoạch kinh doanh của mỗi bộ phận. Điều này dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng và ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức: mỗi cá nhân theo đuổi các chỉ tiêu riêng hoặc của nhóm và lệch khỏi các chỉ tiêu quan trọng của cả tổ chức.

Để giải quyết vấn đề nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và KPI, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, từ đó lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp để đo lường hiệu quả thực hiện các mục tiêu đó.

Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên với các bộ phận và nhân viên về các mục tiêu và KPI để đảm bảo mọi người đều hiểu và theo đuổi chung một hướng.

Sử dụng BSC và KPI không triệt để

Hiện nay, vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp áp dụng hệ thống BSC và KPI một cách không triệt để.

Các mục tiêu chủ lực của công ty chỉ được truyền tải đến đội ngũ quản lý cấp trung, trong khi những nhân viên trực tiếp thực hiện lại làm việc theo một hệ thống chỉ tiêu mơ hồ khác, không có sự phân bổ rõ ràng cho từng bộ phận. Thậm chí, các chỉ tiêu này có thể hoàn toàn không liên quan đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Giải pháp là cần xây dựng một hệ thống BSC và KPI thống nhất và liên kết với nhau, từ cấp doanh nghiệp đến cấp bộ phận và cá nhân. Đảm bảo các mục tiêu và KPI được cân bằng giữa các khía cạnh tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập và phát triển.

Thiếu hệ thống đo lường, giám sát chính xác

Nhiều doanh nghiệp ứng dụng BSC và KPI khi chưa có cơ sở hạ tầng thu thập thông tin toàn diện để giám sát và đánh giá quá trình, kết quả thực hiện của các bộ phận, cá nhân.

Việc đánh giá không chính xác này khiến nhà quản lý, lãnh đạo không đưa ra được các biện pháp thúc đẩy kịp thời làm hệ thống mất đi rất nhiều tác dụng vốn có của nó.

Giải pháp khắc phục là xây dựng cơ sở hạ tầng thu thập thông tin toàn diện, như phần mềm quản lý KPI, quản lý nhân sự, quản lý dự án… Thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn để đảm bảo tính minh bạch, khách quan và kịp thời của các số liệu KPI.

Chiến lược kinh doanh mơ hồ

Một trong những lý do chính khiến các doanh nghiệp không tồn tại lâu dài là do không có một chiến lược kinh doanh rõ ràng. Các nhà lãnh đạo thường mơ hồ về kế hoạch của mình, chỉ nói như “trong 10 năm tới, công ty chúng tôi sẽ nằm trong top 5 của ngành”.

Tuy nhiên, để thành công, doanh nghiệp cần phải làm rõ các mục tiêu này, xác định liệu doanh nghiệp muốn nổi bật về số lượng khách hàng, doanh số hay chất lượng dịch vụ. Sau đó, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như BSC và KPI để đặt ra các mục tiêu chi tiết và theo dõi tiến độ của từng phòng, ban.

Hóa giải điều này, doanh nghiệp cần xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và định vị thị trường của doanh nghiệp. Phân tích các cơ hội và thách thức của môi trường kinh doanh, cũng như năng lực nội tại của doanh nghiệp; từ đó có thể đặt ra các mục tiêu chiến lược cụ thể, đo lường được và có thời hạn.

Tóm lại, để áp dụng BSC và KPI hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống BSC và KPI phù hợp với chiến lược và đặc thù của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo sự tham gia và cam kết của tất cả các cấp quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp.

Cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống BSC và KPI để điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.