Tác động của công nghệ thông tin đến quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán

Công nghệ thông tin (CNTT) đã góp phần làm thay đổi toàn diện  lĩnh vực kế toán, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trước đây. Tương tự như các hệ thống thông tin khác, mô hình hoạt động Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) bao gồm 3 công đoạn.

Thứ nhất, ghi nhận dữ liệu: Dựa vào sự kiện kinh tế, kế toán tiến hành lập các chứng từ. Kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT với phần cứng, phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu sẽ cho phép người làm kế toán có thể nhập liệu qua bàn phím hay quét dữ liệu vào hệ thống.

Thứ hai, xử lý và lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu kế toán sau khi được ghi nhận, kế toán trong môi trường thủ công tiến hành phân loại, sắp xếp, bóc tách ghi sổ nhật ký. Quy trình xử lý bao gồm: Lưu trữ, tổ chức thông tin, phân tích và tính toán các thông tin tài chính, kế toán được thực hiện tự động hóa nhanh chóng, chính xác hơn thông qua các chương trình đã được lập trình sẵn.

Thứ ba, kết xuất báo cáo: Căn cứ vào kết quả xử lý dữ liệu kế toán của giai đoạn xử lý, kế toán trong môi trường ứng dụng CNTT kết xuất một cách dễ dàng, nhanh chóng và đa dạng các loại báo cáo so với kế toán thủ công, điều này được biểu hiện cụ thể qua cac: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích…

Các mức ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán

Trước áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, các doanh nghiệp (DN) phải tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý DN. Một trong số các giải pháp đặc biệt quan trọng là ứng dụng CNTT trong công tác quản lý DN. Tùy theo nhu cầu, quy mô hoạt động, khả năng tài chính và khả năng cung ứng các sản phẩm công nghệ mà DN lựa chọn mức độ ứng dụng phù hợp.

Ứng dụng CNTT trong kế toán được biểu hiện cụ thể qua ba mức sau:

- Mức xử lý bán thủ công: Được hiểu là dùng máy tính và các ứng dụng văn phòng như: Word, Excel… Mức độ áp dụng này cũng đem lại nhiều thành công cho các DN quy mô nhỏ trong giai đoạn đầu áp dụng CNTT.

- Mức tự động hóa công tác kế toán: Phần mềm kế toán là chương trình được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán. Với việc thiết kế là các menu liệt kê các danh mục các chức năng phần mềm cho phép người làm kế toán lựa chọn để máy tính thực hiện. Tùy theo mức độ phân quyền đến đâu người làm kế toán được phép truy cập để sửa dữ liệu kế toán. 

- Mức tự động hóa công tác quản lý: Ngoài xử lý các công việc gói gọn ở bộ phận kế toán, CNTT đã mở rộng triển khai ứng dụng trên góc độ toàn DN, đem lại thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của DN. Mô hình quản trị thường được áp dụng là ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân lực) với phân hệ kế toán làm trung tâm.

Lợi ích của ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán

Lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào kế toán được xem xét trên các góc độ sau:

Lợi ích về thu nhận dữ liệu: Kế toán trong môi trường CNTT đa dạng về nội dung, hình thức và thao tác nhập liệu. Về nội dung thu thập, từ dữ liệu kế toán chủ yếu là dữ liệu tài chính nay đa dạng hơn nội dung thu thập cả tài chính và phi tài chính.

Hình thức thu thập kế toán: Ngoài cách thức thu thập thông qua chứng từ, điện thoại, fax còn có thể sử dụng hỗ trợ của thiết bị như: Máy quét mã vạch, trao đổi dữ liệu điện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác, chứng từ điện tử. Ngoài nhập liệu kế toán qua bàn phím, kế toán còn được hỗ trợ kỹ thuật nhập khẩu dữ liệu một cách nhanh chóng.

Lợi ích xử lý dữ liệu:

Việc thiết kế HTTTKT theo hướng mở cho phép tích hợp với các hệ thống khác trong toàn DN như: Một bút toán thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống kế toán nói riêng và toàn hệ thống nói chung, ngược lại xử lý kế toán cũng được cập nhật khi các phân hệ khác thay đổi như: bán hàng, mua hàng, nhân sự, sản xuất…

Một số chức năng được thực hiện tự động. Các bút toán được thực hiện tự động trong hệ thống như: Ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn hay thực hiên khấu hao hàng tháng. Với việc tự động tính toán, đối chiếu và tự động xử lý các nghiệp vụ cho phép tăng tốc độ xử lý dữ liệu của kế toán.

Với việc xây dựng nhiều quy trình thủ tục như: Kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ bằng tổng phát sinh có… nên kết quả xử lý kế toán có độ tin cậy cao hơn.

Lợi ích cung cấp thông tin: Với hệ HTTTKT, việc cung cấp hỗ trợ ra quyết định đa dạng, nhanh chóng chính xác trên các mặt: Nội dung, hình thức, thời gian và đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin. Thông tin cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính. Thông tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục. Do tổ chức dữ liệu mang tính tập trung nên cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức độ khác nhau: Hệ thống thông tin kế toán cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức, đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau. 

Đối tượng cung cấp và đối tượng sử dụng thông tin: Người làm kế toán chỉ được tiếp cận dữ liệu và thông tin thuộc phân hệ mình phụ trách.

Tăng tính kiểm soát:

Kiểm soát chung bao gồm: (1) Kiểm soát truy cập: Một người truy cập bất hợp pháp ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong DN; (2) Phân chia chức năng: Tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng, tách biệt giữa người nhập liệu và quản lý dữ liệu, phân chia rõ nhiệm vụ của từng người, bộ phận trong hệ thống kế toán; (3) Kiểm soát lưu trữ như: DN quy định rõ ràng, cụ thể với cá nhân, đồng thời tổ chức kế hoạch về thời gian sao lưu, thiết bị, phương pháp và trách nhiệm trong quá trình sao lưu; (4) Tuân thủ quy trình: Một chức năng sẽ không thực hiện được nếu chức năng trước đó không thực hiện được, xây dựng hồ sơ quy trình rõ ràng, cụ thể, chi tiết và kèm theo trách nhiệm có liên quan.

Kiểm soát ứng dụng gồm: (1) Kiểm soát nguồn dữ liệu là thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát trong từng ứng dụng cụ thể như: Hợp lý, giới hạn, nhập trùng, số tổng, có thực, tuần tự, mặc định, thông báo lỗi, vùng dữ liệu, số tự động, đầy đủ, định dạng, dấu, dung lượng. DN có thể sử dụng dữ liệu truyền điện tử để giảm bớt những sai sót cá nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận với nhau; (2) Kiểm soát xử lý: Ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu, báo cáo các yếu tố bất thường, kiểm soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện quy trình xử lý theo quy định và tăng cường giải pháp an ninh mạng.       

Tài liệu tham khảo:

1. Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Nguyễn Quang Huy, Phan Đức Dũng (2014), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê, Hà Nội;

2. Bộ Tài chính (2005), Thông tư 103/2005/TT/BTC ngày 24/11/2005 Hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán;

3. Trần Thị Song Minh, Kế toán máy, NXB Thống kê, 2010;

4. Nguyễn Thế Hưng (2008), Excel kế toán và Access kế toán, NXB TP. Hồ Chí Minh;

5. Huỳnh Thị Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn (2013), ”Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán”, Tạp chí kinh tế phát triển số 192.