Một số vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB) đã hình thành và phát triển trở thành một hệ thống lý luận  về vấn đề kiểm soát trong đơn vị và có liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị của tổ chức. Hệ thống KSNB theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế là một hệ thống bao gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong công ty việc thực hiện các mục tiêu sau: Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin; Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và các qui định; Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản; Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý.

Theo đó, hệ thống KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức, và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.

Trong cơ chế thị trường hiện nay, các ngân hàng thương mại (NHTM) gặp phải những rào cản lớn    về mặt cạnh tranh với các ngân hàng trong và ngoài nước. Nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ NHTM.

Những đòi hỏi, những hạn chế trong hoạt động của ngân hàng chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu. Từ đó, việc thiết lập một hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi NHTM.

Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại

 Hệ thống KSNB trong NHTM bao gồm 5 bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Các yếu tố này được thiết kế nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được những mục tiêu của hệ thống KSNB.

Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái   độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Nếu người quản lý cao nhất đơn vị quan niệm rằng kiểm soát là một vấn đề quan trọng, các thành viên trong đơn vị sẽ chịu ảnh hưởng bởi điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Tuy nhiên, một môi trường kiểm soát mạnh không có nghĩa là một sự đảm bảo hoàn toàn cho tính hiệu quả của KSNB.

Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm: Tính chính trực và các giá trị đạo đức; Trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên ngân hàng; Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán; Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; Cơ cấu bộ máy tổ chức của ngân hàng; Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm; Chính sách nhân sự của ngân hàng.

Đánh giá rủi ro

 Kinh doanh luôn gắn liền với rủi ro. Trước hết nhà quản lý phải nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của ngân hàng. Các rủi ro có thể xuất phát từ những nguyên nhân sau: Những thay đổi trong quy chế tổ chức hoạt động môi trường hoạt động; Sự thay đổi nhân sự; Việc tiến hành nghiên cứu hoặc tiến hành sửa đổi hệ thống thông tin; Sự sắp xếp lại tổ chức của ngân hàn và đặc biệt là các rủi ro xuất hiện trong lĩnh vực tín dụng ngân hàng…

Hoạt động kiểm soát

 Hoạt động kiểm soát bảo đảm các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của ngân hàng. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở để thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Còn các thủ tục kiểm soát là những quy định để thực thi chính sách kiểm soát.

Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các   bộ phận, cá nhân trong ngân hàng để các bộ phận,   cá nhân có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuốn cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài.

Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu thông  tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời. Hệ thống thông tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng.

Giám sát

Giám sát bao gồm việc đánh giá thường xuyên   và định kỳ của người quản lý đối với hệ thống KSNB nhằm xem xét hoạt động của nó có đúng như thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn. Giám sát đóng vai trò quan trọng trong KSNB vì nó giúp cho KSNB duy   trì được sự hữu hiệu của mình qua những thời kỳ khác nhau.

Kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại ở Việt Nam hiện nay

Các nhà quản lý của các NHTM nhìn chung đều nhận thức được rõ vị trí và vai trò quan trọng của hệ thống KSNB đối với hoạt động của ngân hàng. Từ đó, các NHTM đã và đang vận hành hệ thống KSNB hoạt động khá hữu hiệu. Ngày 29/12/2011, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ban hành Thông tư số 44/2011/ TT-NHNN quy định về hệ thống KSNB và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, ngân hàng nước ngoài nhằm định hướng hoàn thiện tổ chức và hoạt động của hệ thống KSNB tại các NHTM.

Đa số cả NHTM đã tiến hành xây dựng quy trình và các thủ tục nhằm thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả, ban hành các quy chế hoạt động, các khối phòng ban trong ngân hàng được thiết kế theo hướng tách bạch rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ nhằm đảm bảo việc vận hành độc lập, hiệu quả và giảm thiếu xung đột về lợi ích.

Hầu hết các NHTM đã ban hành các văn bản liên quan đến quy chế quản lý tài chính, quy trình nghiệp vụ kế toán, quy định rõ về chế độ và hướng dẫn hạch toán kế toán tại ngân hàng và quy trình các nghiệp vụ cụ thể như hoạt động huy động vốn, hoạt động tín dụng, hoạt động đầu tư…

Hệ thống KSNB trong các NHTM đã nhận diện  và đánh giá rủi ro bao gồm việc phát hiện và đánh giá tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng tiêu cực tới việc đạt được mục tiêu của ngân hàng. Mọi sự thay đổi về chính sách, quy định của pháp luật, diễn biến thị trường, mục tiêu kinh doanh, sản phẩm dịch vụ mới đều được cập nhật và nắm bặt kịp thời.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được thì thực tế tổ chức và hoạt động của hệ thống KSNB tại các NHTM hiện nay vẫn còn tồn tại khá nhiều   bất cập. Hệ thống KSNB trong các NHTM hiện nay chưa hoàn toàn chủ động trong việc nhận diện để ngăn ngừa các rủi ro, mà thường tập trung vào việc phát hiện và  giảm  thiểu  rủi  ro. Chức năng quản  trị rủi ro, nhận diện, đánh giá và ứng phó với rủi     ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng của hệ thống KSNB còn nhiều hạn chế. Việc triển khai và vận dụng các quy định pháp lý, quản trị còn gặp nhiều khó khăn.

Trong thời gian qua, thực tế đã cho thấy ở một số ngân hàng đã xảy ra những sai phạm nghiêm trọng, trong đó có liên quan trực tiếp đến một số cán bộ, nhân viên tại các ngân hàng. Hiện tượng cấu kết, móc nối, làm giả hồ sơ chứng từ để trục lợi cá nhân vẫn còn tồn tại và làm ảnh hưởng nhiều đến lợi ích của khách hàng cũng như uy tín của ngân hàng. Điều đó cho thấy, phần nào hoạt động của hệ thống KSNB tại các ngân hàng chưa thực sự hiệu quả.

Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại

 Nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của NHTM, hệ thống KSNB cần phát huy và tăng cường vai trò hơn nữa. Để tăng cường hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB, các ngân hàng có thể áp dụng một số giải pháp như sau:

Thứ nhất, hoàn thiện hành lang pháp lý cho việc nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB. Các NHTM nên ban hành các quy định về an toàn hoạt động cho hệ thống dựa trên các quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán, kiểm toán được chấp nhận rộng rãi và  áp  dụng  các nguyên tắc về giám sát ngân hàng của Basel; Phát triển hệ thống quản lý của ngân  hàng  phải phù hợp với các chuẩn mực, thông tế quốc tế và thực tiễn của các đơn vị hiện nay. Ban giám  đốc,  các nhà quản lý ngân hàng cần tích cực tham gia vào việc thiết lập và duy trì KSNB; Hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng phân định rõ chức năng, nhiệm vụ; Đảm bảo hệ thống KSNB  được  hoạt động chuyên nghiệp và độc lập.

Thứ hai, cần tăng cường hoàn thiện hệ thống thông tin trong ngân hàng. Để làm được điều này cần đầu tư hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin, phát triển hệ thống quản lý nội bộ nâng cấp hệ thống ngân hàng lõi phù hợp với quy mô và mức độ hoạt động của ngân hàng, cũng như yêu cầu quản trị điều hành hệ thống.

Thứ ba, chú trọng và hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro trong ngân hàng. Các NHTM thường xuyên cập nhật rủi ro và phân tích đánh giá rủi ro. Dựa trên mục tiêu đã được thiết lập, các nhà quản lý nhận dạng và phân tích rủi ro để có thể đưa ra những biện pháp quản trị rủi ro phù hợp; chủ động đưa ra các hành động kịp thời để ứng phó với các rủi ro. Để làm được điều này đòi hỏi ban giám đốc, các cán bộ quản lý cần phải tăng cường sát sao trong việc theo dõi và cập nhật các rủi ro để đưa ra các quyết định kịp thời.

Thứ tư, hoàn thiện các vấn đề về truyền thông.

Ngân hàng cần thực hiện truyền thông tới mỗi cá nhân giúp cho các cá nhân hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến các cá nhân khác để từ đó có những hành động phù hợp với mục tiêu chung.

Thứ năm, tăng cường giám sát hệ thống KSNB của ngân hàng. Các NHTM phải thực hiện việc giám sát thường xuyên hệ thống KSNB. Trước hết, tăng cường sự giám sát của hội đồng quản trị để đảm bảo tính minh bạch, theo đó cần tách bạch giữa chức năng giám sát của hội đồng quản trị với chức năng điều hành kinh doanh của Ban điều hành. Bên cạnh đó, tăng cường giám sát trên cơ sở định hướng rủi ro; kiểm toán các doanh nghiệp có dư nợ lớn; các nghiệp vụ có tính rủi ro cao.

Thứ sáu, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của ngân hàng. Con người là yếu tố quyết định, yếu tố then chốt trong mọi lĩnh vực, vì thế công việc đầu tiên phải làm để hoàn thiện hệ thống KSNB thì các NHTM cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Một số biện pháp cụ thể có thể thực hiện gồm: Đổi mới công tác tuyển dụng nhân sự, thực hiện quy trình tuyển chọn nhân viên chặt chẽ, bố trí phân công nhiệm vụ phù hợp, đúng với khả năng và năng lực của từng người; Định kỳ và thường xuyên tiến hành kiểm tra năng lực và chất lượng công việc của các cán bộ, nhân viên ngân hàng; Tổ chức các cuộc thi sát hạch để đánh giá và tạo động lực khích  lệ cán bộ, nhân viên không ngừng trau dồi và phát huy năng lực; Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn để bổ sung kiến thức, kỹ năng kịp thời cho cán bộ, nhân  viên ngân hàng.                                                 

Tài liệu tham khảo:

1. Trương Thị Hồng Phương (2020), Hệ thống KSNB hoạt động tín dụng cá nhân tại các NHTM cổ phần, Tạp chí Tài chính;
2. Bùi Thanh Sơn (2020), KSNB trong các NHTM Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Học viện Khoa học Xã hội;
3. Ngân hàng Nhà nước (2011), Thông tư số 44/2011/TT-NHNN quy định về hệ thống kiểm soát và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng;
4. Nguyễn Thanh Trang (2015), Hoàn thiện hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp ngành dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam, luận án tiến sĩ kinh tế, Học viện Tài chính;
5. Nguyễn Thị Bích Liên (2018), Hoàn thiện hoạt động KSNB trong các NHTMViệt Nam, luận án tiến sĩ kinh tế, Học viện Tài chính;