Theo quy định mới, thủ tục xác định xe thuộc diện không chịu phí, được bù trừ hoặc trả lại tiền phí đã nộp được thực hiện theo các thủ tục hành chính như sau:

Xe ô tô (trừ xe ô tô của lực lượng quốc phòng và công an) trong các trường hợp sau đây đã nộp phí sử dụng đường bộ thì chủ phương tiện được trả lại phí đã nộp hoặc trừ vào số phí phải nộp kỳ sau:  Bị hủy hoại do tai nạn hoặc thiên tai;  Bị tịch thu hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe;  Bị tai nạn đến mức không thể tiếp tục lưu hành phải sửa chữa từ 30 ngày trở lên; Xe kinh doanh vận tải thuộc các hợp tác xã, DN kinh doanh vận tải tạm dừng lưu hành liên tục từ 30 ngày trở lên;  Xe ô tô không tham gia giao thông, không sử dụng đường thuộc hệ thống giao thông đường bộ, chỉ sử dụng trong phạm vi đất thuộc quản lý của DN, hợp tác xã như: nhà ga, cảng, khu khai thác khoáng sản, nông, lâm nghiệp và xe ô tô dùng để sát hạch của tổ chức đào tạo dạy nghề lái xe;  Xe ô tô đăng ký, đăng kiểm tại Việt Nam nhưng hoạt động tại nước ngoài liên tục từ 30 ngày trở lên;  Xe ô tô bị mất trộm trong thời gian từ 30 ngày trở lên.

Đối với xe ô tô tại điểm d và điểm đ mục 1.1 nêu trên, chủ phương tiện lập hồ sơ gửi Sở GTVT. Sở GTVT kiểm tra hồ sơ: Trường hợp chưa đủ điều kiện thì ra thông báo trả lại cho DN để hoàn thiện lại hồ sơ. Trường hợp đủ điều kiện, Sở GTVT ký xác nhận vào Đơn xin tạm dừng lưu hành/Đơn xin xác nhận xe không tham gia giao thông, đồng thời lập Biên bản tạm giữ phù hiệu, biển hiệu (nếu có).

Đối với xe ô tô tại các điểm a, b, c, e và g mục 1.1 nêu trên, chủ phương tiện lập hồ sơ bù trừ hoặc trả phí gửi đơn vị đăng kiểm. Đơn vị đăng kiểm kiểm tra tiếp nhận hồ sơ, đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận các tài liệu trong hồ sơ.

Thông tư này cũng hướng dẫn thủ tục hồ sơ nộp tại Sở GTVT như sau:

Trường hợp xe dừng lưu hành liên tục 30 ngày trở lên; Đơn xin tạm dừng lưu hành theo mẫu tại Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư 293/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Giấy phép kinh doanh vận tải bằng ô tô (bản sao);

Trường hợp xe ô tô không tham gia giao thông trên hệ thống đường bộ: Đơn đề nghị xác nhận xe ô tô không sử dụng đường thuộc hệ thống giao thông đường bộ, chỉ sử dụng trong phạm vi đất thuộc quản lý của DN và xe dùng để sát hạch thuộc sở hữu của DN theo mẫu tại Phụ lục số 11 ban hành kèm theo Thông tư 293/2016/TT-BTC; Bản sao giấy đăng ký kinh doanh; Bản sao giấy đăng ký xe (của từng xe đề nghị).

Thành phần hồ sơ nộp tại đơn vị đăng kiểm:Trường hợp xe dừng lưu hành liên tục 30 ngày trở lên: Đơn xin tạm dừng lưu hành bản chính (có xác nhận của Sở GTVT); biên bản tạm giữ phù hiệu, biển hiệu (đối với xe thuộc diện cấp biển hiệu, phù hiệu); biên lai thu phí sử dụng đường bộ (bản sao). Trường hợp xe ô tô không tham gia giao thông trên hệ thống đường bộ: Đơn đề nghị (có xác nhận của Sở GTVT).

Đối với trường hợp xe bị hủy hoại do tai nạn hoặc thiên tai; bị tịch thu hoặc bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe; bị tai nạn đến mức không thể tiếp tục lưu hành phải sửa chữa từ 30 ngày trở lên; Giấy đề nghị trả phí theo mẫu tại Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư số 293/2016/TT-BTC; Bản phô tô (không cần công chứng, chứng thực) các giấy tờ chứng minh thời gian không được sử dụng phương tiện (như: Quyết định tịch thu xe của cơ quan có thẩm quyền, văn bản thu hồi giấy đăng ký và biển số xe); Phôtô biên lai thu phí (không cần công chứng, chứng thực). Trường hợp bị mất biên lai thu phí, chủ phương tiện đề nghị đơn vị đăng kiểm nơi nộp phí cấp lại bản sao biên lai thu phí.

Riêng đối với xe ô tô bị tai nạn đến mức không thể tiếp tục lưu hành phải sửa chữa từ 30 ngày trở lên thì ngoài các giấy tờ nêu trên, chủ phương tiện còn phải cung cấp Biên bản thu tem kiểm định và giấy chứng nhận kiểm định theo mẫu tại Phụ lục số 03 ban hành kèm theo Thông tư số 293/2016/TT-BTC.

Trường hợp xe ô tô đăng ký, đăng kiểm tại Việt Nam nhưng hoạt động tại nước ngoài liên tục từ 30 ngày trở lên. Chủ phương tiện cung cấp giấy tờ chứng minh xe được xuất cảnh, nhập cảnh (được công chứng, chứng thực; nếu là bản phô tô thì mang bản gốc để đối chiếu) cho đơn vị đăng kiểm khi đăng kiểm.

Trường hợp xe ô tô bị mất trộm trong thời gian từ 30 ngày trở lên chủ phương tiện phải xuất trình Tờ khai mất tài sản có xác nhận của cơ quan công an. Trường hợp tìm thấy phương tiện thì chủ phương tiện phải cung cấp cho đơn vị đăng kiểm Biên bản bàn giao tài sản do cơ quan công an thu hồi giao cho chủ phương tiện.

Quyết định số 2808/QĐ-BTC cũng nêu rõ, cơ quan thực hiện thủ tục hành chính đối với thủ tục xác định xe thuộc diện không chịu phí, được bù trừ hoặc trả lại tiền phí đã nộp là đơn vị đăng kiểm, Sở GTVT và không thu phí, lệ phí đối với yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính này.