Trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp để mang lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó, việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, công sức trong việc lập, hạch toán, đối chiếu dữ liệu, nhận, gửi hóa đơn và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mất mát hóa đơn.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cũng không tránh khỏi sai sót khi lập hóa đơn điện tử. Bài viết khái quát một số nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử cũng như chỉ ra một số tiện ích cũng như khó khăn của các doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Một số vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

HĐĐT gồm các loại: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm)…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

HĐĐT đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

Hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau mới được công nhận là hóa đơn điện tử:

Thứ nhất, HĐĐT là một loại chứng từ điện tử, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung sau đây (Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13): Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Thứ hai, HĐĐT được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung nêu trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Thứ ba, HĐĐT phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Hoá đơn điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Để được đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp (DN) phải có đủ các điều kiện sau:

- DN là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- DN có đội ngũ nhân sự đủ trình độ. Đồng thời có khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng HĐĐT theo quy định.

- DN có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT.

- DN có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

- DN có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

DN muốn phát hành hoá đơn điện tử, cần thực hiện đầy đủ các bước công việc sau:

Bước 1: Muốn phát hành HĐĐT, DN phải có quyết định áp dụng HĐĐT (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC)

Bước 2: Thông báo phát hành HĐĐT, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC)

Bước 3: Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

Xử lý sai sót với hóa đơn điện tử

Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như sau:

- Người mua và người bán thỏa thuận về việc xóa bỏ hóa đơn sai.

- Người bán thực hiện lập HĐĐT thay thế cho hóa đơn sai để gửi cho người mua, trên hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…

- HĐĐT đã xóa bỏ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai Thuế, sau đó phát hiện sai sót thì phải xử lý như sau:

- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót. HĐĐT lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho HĐĐT số…, ký hiệu…

- Căn cứ vào HĐĐT điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu rõ để lưu trữ HĐĐT cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.

Như vậy, theo quy định của cơ quan thuế, hóa đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với HĐĐT, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra. DN cần lựa chọn phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm về tài chính kế toán và có hệ thống bảo mật an toàn nhất.

Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử

Thuận lợi

Thứ nhất, việc sử dụng HĐĐT giúp DN tiết kiệm được thời gian (giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn)... Khi sử dụng HĐĐT, DN không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách làm truyền thống. Chỉ trong vài cú nhấp chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.

Thứ hai, DN cũng không lo tình trạng bị thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát. Việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn; Đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy...

Thứ ba, việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế. Khi DN sử dụng HĐĐT, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận. Cùng với đó, DN không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo HĐĐT cho phép tự xác định số lượng HĐĐT sử dụng.

Đây là nội dung khác biệt so với việc sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, thay cho việc DN phải gửi mẫu hóa đơn và hàng quý phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc sử dụng HĐĐT cũng giúp DN giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần mềm tạo hóa đơn tự động kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Khó khăn

Bên cạnh những thuận lợi, trong quá trình sử dụng HĐĐT, các DN cũng gặp phải một số khó khăn sau:

Một là, khi áp dụng hoá đơn điện tử, DN phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của DN. 

Hai là, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, HĐĐT chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là HĐĐT và tính pháp lý của hóa đơn này.

Ba là, việc áp dụng HĐĐT rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông. Không có nhiều DN cung cấp dịch vụ HĐĐT có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã...

Bốn là, để có đủ điều kiện sử dụng HĐĐT, một trong những điều kiện mà các DN phải có được chính là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng.

Năm là, khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, bản thân các DN không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm HĐĐT diễn ra chậm.

Tóm lại, trong bối cảnh mọi DN đều đặt mục tiêu cắt giảm chi phí sản xuất, chi phí hoạt động để nâng cao năng lực cạnh tranh thì việc sử dụng HĐĐT là một giải pháp hữu hiệu. HĐĐT cũng tạo rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý cho các cơ quan nhà nước nói chung và cơ quan thuế nói riêng. Do vậy có thể nói HĐĐT là giải pháp hữu hiệu trong quản lý của DN và các cơ quan Nhà nước.       

Tài liệu tham khảo:

1.Luật Kế toán số 88/2015/QH13;

2.Bộ Tài chính, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011;

3.Bộ Tài chính, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014;

4.Bộ Tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015;

5.Tổng cục Thuế, Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019;

6.Công văn số 11624/CT-TTHT ngày 14/10/2019 của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh.

(*) ThS. Trần Thị Lan Hương, ThS. Trần Thùy Dung - Đại học Công nghệ giao thông vận tải.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 2 tháng 7/2021