Kế toán quản trị hàng tồn kho là một bộ phận của kế toán quản trị, cung cấp các thông tin cần thiết, cụ thể, kịp thời, thích hợp cho các hoạt động quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Kế toán quản trị hàng tồn kho không chỉ cung cấp thông tin quá khứ mà còn cung cấp những thông tin định hướng, nhằm giúp cho nhà quản trị dễ dàng phân tích, đánh giá và ra các quyết định thích hợp. Hoạt động này càng có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp siêu nhỏ.

Vai trò của kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Để đưa ra được phương án kinh doanh mang lại lợi nhuận tối ưu, trước hết doanh nghiệp (DN) phải nắm vững những quy luật của thị trường, ngoài ra DN còn phải biết tận dung tối đa những nguồn lực có sẵn, tìm ra một số giải pháp quản lý khoa học phù hợp với cơ cấu tổ chức riêng của mình. Hàng tồn kho là bộ phận tài sản chiếm tỷ trọng lớn, có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của DN, có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn. Kế toán quản trị hàng tồn kho là bộ phận của hệ thống kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hàng tồn kho để mỗi DN thực hiện chức năng quản trị yếu tố nguồn lực tiêu dùng cho các hoạt động, nhằm giúp các nhà quản trị xây dựng kế hoạch, kiểm soát, đánh giá hoạt động và đưa ra các quyết định hợp lý.

Các nghiên cứu cũng cho thấy, kế toán quản trị hàng tồn kho trong DN không chỉ thu nhận, xử lý, cung cấp các thông tin quá khứ về tình hình quản lý và sử dụng hàng tồn kho một cách kịp thời, chi tiết theo yêu cầu quản lý mà còn thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mang tính chất dự báo tương lai, dự báo về lượng hàng tiêu thụ, phục vụ cho mục đích ra quyết định của nhà quản trị, từ đó phục vụ việc xây dựng kế hoạch đặt hàng cụ thể cũng như việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín có thể hợp tác lâu dài. Nói cách khác, nhờ thông tin của kế toán quản trị hàng tồn kho, nhà quản trị có thể lập kế hoạch xác định nhu cầu hàng hóa cần cho tiêu thụ là bao nhiêu, mua vào thời điểm nào với lượng mua mỗi lần là bao nhiêu sẽ đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý, tiêu thụ sản phẩm.

Thông tin kế toán quản trị hàng tồn kho là nhân tố đóng vai trò chủ đạo trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến hàng tồn kho của nhà quản trị DN. Quá trình ra quyết định của nhà quản trị là việc lựa chọn từ nhiều phương án kinh doanh khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế toán. Để có thông tin cho việc ra quyết định, kế toán quản trị hàng tồn kho sử dụng các phương pháp phân tích thích hợp, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu.

Thông qua các báo cáo về hàng tồn kho như: Báo cáo tồn kho, báo cáo lượng đặt hàng tối ưu, báo cáo tình hình dự trữ vật tư theo tiến độ sản xuất… sẽ cung cấp, phân tích, chứng minh cho các quyết định của nhà quản trị. Thông tin kế toán quản trị hàng tồn kho tạo điều kiện cho các chức năng quản trị được thực hiện tốt hơn và gắn hoạt động của DN với môi trường bên ngoài DN. Thông qua việc trao đổi thông tin DN, nhà quản trị mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Thông thường, thông tin do kế toán quản trị hàng tồn kho cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính.

Đối với hoạt động của DN, kế toán quản trị hàng tồn kho luôn luôn tồn tại trong mỗi tổ chức, tuy nhiên tác dụng cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau sẽ khác nhau, tuỳ thuộc vào việc xây dựng và khai thác hệ thống kế toán đó. Việc tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho luôn là sự quan tâm hàng đầu của nhiều DN và được vận dụng vào công tác quản lý của họ, bởi kế toán quản trị có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán hữu ích, linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả phục vụ tốt cho quá trình quản lý kinh doanh của DN.

Hàng tồn kho thậm chí còn được coi là một hoạt động đầu tư tốt của DN nếu như bộ phận kế toán quản trị có những thông tin và hoạch định đúng đắn, có những tính toán xem xét đến rủi ro trong quá trình dự trữ chính xác. Điều này lý giải vì sao trên thế giới, DN ở các nước phát triển xây dựng hệ thống kế toán quản trị hàng tồn kho hiện đại, nhằm đưa ra được những thông tin hữu ích giúp các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch hàng tồn kho.

Kế toán quản trị hàng tồn kho có vai trò quan trọng đối với xây dựng kế hoạch chiến lược và kế hoạch hoạt động. Các kế hoạch chiến lược thường có tầm nhìn dài hạn, xác lập các mục tiêu tài chính dài hạn. Kế toán quản trị hàng tồn kho cung cấp các thông tin tài chính hiện tại và có tính chất dự báo có độ chính xác khá cao phục vụ cho công việc này.

Trong khi, kế hoạch hoạt động thường liên quan đến các công việc hàng ngày. Thông tin kế toán quản trị hàng tồn kho về từng loại hàng, từng bộ phận hoạt động, từng loại sản phẩm ở các thời điểm cụ thể sẽ rất hữu ích cho việc lập kế hoạch này. Thông qua thông tin của kế toán quản trị hàng tồn kho cung cấp, các nhà quản lý có cơ sở để phân bổ ngân sách phù hợp cho các hoạt động sản xuất, dự trữ, bán hàng, đầu tư nhằm đảm bảo cho sự an toàn và phát triển của DN.

Để đạt được các mục tiêu đó, kế toán quản trị sẽ xem xét các dữ liệu lịch sử phục vụ cho dự đoán chi phí hàng tồn kho trong tương lai. Kế toán quản trị hàng tồn kho có thể dự kiến những thách thức đối với hoạt động của DN, giúp nhà quản trị sẵn sàng đối phó với các rủi ro có thể xảy ra liên quan đến hàng tồn kho...

Một số hạn chế và thách thức đặt ra

Theo Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính, hàng tồn kho của DN siêu nhỏ gồm: Nguyên vật liệu, dụng cụ; Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; Thành phẩm, hàng hoá. Tài khoản 152 được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp siêu nhỏ trong kỳ. Tài khoản 152 có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1521 - Nguyên vật liệu, dụng cụ; Tài khoản 1524 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; Tài khoản 1526 - Thành phẩm, hàng hóa.

DN siêu nhỏ được chủ động mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi các loại hàng tồn kho phù hợp với  yêu cầu quản lý, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo tính minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát. Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời đảm nhiệm kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng loại, quy cách nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hóa và theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, đảm bảo sự trùng khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc tiếp tục quá trình sản xuất, chế biến kể cả vận chuyển hàng tồn kho đi bán hoặc gửi bán đều được hạch toán vào các khoản chi phí của DN siêu nhỏ...

Như vậy, về hạch toán kế toán hàng tồn kho, công tác kế toán tài chính trong DN siêu nhỏ đã được cụ thể hóa bằng các quy định tại Thông tư số 132/2018/TT-BTC, tuy nhiên, do đặc điểm thông tin của công tác kế toán quản trị trong hoạt động của DN, nên kế toán quản trị hàng tồn kho của DN siêu nhỏ chủ yếu được các cơ quan quản lý khuyến khích thực hiện.

Trên thực tế, việc tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho tại các DN siêu nhỏ còn gặp nhiều khó khăn và không tránh khỏi những hạn chế, bởi một số nguyên nhân chủ yếu như: Quy mô DN siêu nhỏ; Chưa có nhu cầu áp dụng, trình độ người làm kế toán quản trị chưa đáp ứng được nhu cầu…

Trong hoạt động thực tiễn, mặc dù DN đã quan tâm đến công tác kế toán quản trị hàng tồn kho, song việc lập dự toán hàng tồn kho ở các DN sản xuất còn đơn giản, chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý. Để lập dự toán hàng tồn kho cuối kỳ hợp lý, các DN thường dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời dựa vào các dự án, hợp đồng đang thực hiện. Việc xác định số lượng hàng phải đặt mỗi lần, thời điểm đặt hàng và dự trữ mức an toàn đều chủ yếu dựa theo kinh nghiệm dày dặn của các nhà quản lý...

Việc thu thập thông tin về hàng tồn kho tại các DN sản xuất hiện nay vẫn chưa được chuyên nghiệp và chặt chẽ. Việc tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu công tác quản trị hàng tồn kho còn hết sức đơn giản, chưa thực sự hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý hàng tồn kho của DN... Chưa kể, các nhà quản trị DN chỉ coi công tác phân tích hàng tồn kho dừng lại ở việc đánh giá, tổng kết tình hình trong năm như một công cụ hữu hiệu để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Do quy mô nhỏ, năng lực tài chính yếu nên việc xây dựng bộ máy kế toán quản trị tại các DN siêu nhỏ hiện nay là khó khăn và không phải là ưu tiên hàng đầu của các nhà quản trị. Phần lớn các DN chưa đầu tư hay dành nguồn lực cho đào tạo, tìm kiếm nhân lực có chuyên môn cao cũng như xây dựng, mô hình kế toán quản trị chuyên nghiệp. Nhiều DN thậm chí còn thuê ngoài để thực hiện công tác kế toán, tiết kiệm chi phí. Đối với những DN có quan tâm đến công tác kế toán thì trình độ nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu đặt ra, cơ bản chỉ tập trung vào các công tác kế toán tài chính...

Một vài kiến nghị

Trong bất cứ loại hình DN, không kể quy mô lớn hay siêu nhỏ, vai trò của kế toán quản trị hàng tồn kho đều có ý nghĩa rất quan trọng. Kế toán quản trị là bộ phận giúp theo dõi, quản lý về mặt số lượng, giá trị để cung cấp những thông tin kịp thời giúp nhà quản trị quản lý hiệu quả hàng tồn kho, hạn chế thất thoát, giảm thiểu chi phí và nắm bắt thị trường để có kế hoạch trích lập dự phòng chuẩn xác, phản ánh đúng giá trị thuần của mỗi loại hàng.

Bên cạnh đó, việc trình bày thông tin trong các báo cáo hàng tồn kho bao gồm các khía cạnh tài chính và phi tài chính của DN ở các thời điểm khác nhau theo yêu cầu quản trị làm cho công việc chỉ đạo thực hiện kế hoạch của các giám đốc trong quản trị DN dễ dàng hơn. Kế toán quản trị hàng tồn kho cũng sẽ cho biết cụ thể về tiến độ, vi phạm kế hoạch của các bộ phận để các cấp quản trị có hành động phù hợp.

Như vậy, kế toán quản trị góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính DN, qua đó giúp tiết kiệm và sử dụng nguồn lực hiệu quả cao nhất. Do vậy, các DN nói chung và DN siêu nhỏ nói riêng cần coi trọng loại hình kế toán này và từ đó có các biện pháp cụ thể nhằm xây dựng, tổ chức và duy trì hệ thống kế toán quản trị hàng tồn kho hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế của DN mình.

Trong quá trình triển khai kế toán quản trị hàng tồn kho, các DN chú ý thêm các quy định mới liên quan đến hàng tồn kho và phương thức hạch toán kế toán được quy định rõ tại Thông tư số 132/2018/TT-BTC. Trong đó, cần chú ý đến các khái niệm về nguyên vật liệu, dụng cụ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; Thành phẩm, hàng hoá. Ngoài ra, chú ý phương pháp một số giao dịch kinh tế chủ yếu như: Kế toán mua hàng tồn kho; hoạt động thuê ngoài gia công, chế biến; Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh; Kế toán xuất bán hàng tồn kho, sử dụng hàng tồn kho cho hoạt động của đơn vị; Kế toán thừa, thiếu hàng tồn kho... Đây là những thông tin quan trọng mà nhà quản trị DN quan tâm và nhiệm vụ của kế toán quản trị là làm sao có thể tổng hợp đầy đủ, để từ đó giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định điều hành đúng đắn, kinh tế và hiệu quả tối ưu nhất.   

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;
2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán;
3. Bộ Tài chính (2018), Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 hướng dẫn chế độ kế toán cho DN siêu nhỏ;
4. Phạm Văn Dược, Đặng Kim Cương (2007), Kế toán quản trị, NXB Thống kê;
5. Đặng Thị Hòa (2006), “Giáo trình Kế toán quản trị”, NXB Thống kê;
6. Trần Thị Quỳnh Giang (2014), Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ giúp DN hội nhập hiệu quả, Tạp chí Tài chính số 5/2014;
7. Nguyễn Thị Hồng Sương (2016), Kế toán quản trị hàng tồn kho cho các DN sản xuất Việt Nam, Đại học Duy Tân.