Nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn tồn tại một không gian văn phòng phục vụ cho việc đàm phán, kí kết trong kinh doanh khi cần thiết, tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề kinh doanh, các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thuê văn phòng ảo để đăng ký làm trụ sở chính thay vì thuê một văn phòng cố định. Trong khi đó, công việc văn phòng lại diễn ra ở một nơi khác.  Giải pháp này liệu có được xem là trái với quy định của pháp luật doanh nghiệp hay không?

Luật Doanh nghiệp 2005  định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Luật Doanh nghiệp cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Luật Doanh nghiệp không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không.

Các đối tượng như nhà đầu tư nước ngoài tiến hành hoạt động đầu tư trực tiếp vào Việt Nam thông qua việc thành lập tổ chức kinh tế 100% vốn nước ngoài, và các thương nhân nước ngoài thành lập, đăng ký kinh doanh hoạt động thương mại (theo pháp luật nước ngoài) đặt văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam theo Luật Thương mại 2005. Các đối tượng này có vi phạm pháp luật hay không nếu sử dụng hình thức "văn phòng ảo" cho trụ sở, văn phòng đại diện và chi nhánh của họ?

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê "văn phòng ảo" để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình "văn phòng ảo" hoạt động mạnh.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng lưu ý rằng, Luật Doanh nghiệp không có quy định cấm không có nghĩa là việc tồn tại này là đúng với quy định của pháp luật, bởi lẽ một doanh nghiệp hoạt động không phải chỉ chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp mà còn chịu điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật khác, ví dụ như thuế, thương mại, ngân hàng...

Nhận thấy việc nhiều doanh nghiệp có xu hướng sử dụng “văn phòng ảo” làm địa chỉ trụ sở, do đó các cơ quan có thẩm quyền đang xem xét việc cần thiết có một khung pháp lý để điều chỉnh hoạt động của “văn phòng ảo”, các doanh nghiệp đã và đang có ý định sử dụng “văn phòng ảo” nên lưu ý vấn đề này để hoạt động kinh doanh của mình được thuận lợi.