Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng.

QMS giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp nhằm đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn QMS được công nhận và thực hiện nhiều nhất trên thế giới hiện nay. ISO 9001: 2015 quy định các yêu cầu đối với QMS mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để phát triển những chương trình riêng của mình.

Các tiêu chuẩn khác liên quan đến QMS bao gồm phần còn lại của nhóm ISO 9000 gồm: ISO 9000 và ISO 9004, ISO 14000, ISO 13485, ISO 19011, ISO/TS 16949.

Tăng cường áp dụng QMS

Thi hành QMS ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã được ghi nhận gồm: Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn (khác với khách hàng trung thành).

Bên cạnh đó là đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.

Trong những lợi ích tổng thể này còn có các lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát và liên tục cải tiến theo các yêu cầu của doanh nghiệp.

Có nhiều cách giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất, chất lượng sản phẩm. Trong đó, triển khai và áp dụng QMS như ISO 9001 là giải pháp khá điển hình. 

ISO 9001 là một tiêu chuẩn được quốc tế công nhận nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng. Đây là điều cần thiết cho doanh nghiệp nếu doanh nghiệp đang muốn nâng cao chất lượng sản phẩm.

Bằng cách tuân thủ tiêu chuẩn, doanh nghiệp nâng cao uy tín và hình ảnh, khi đó mức độ hài lòng của khách hàng cũng sẽ tăng theo. Một trong những yêu cầu của ISO 9001 là không ngừng nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.

Điều này, cùng với các yêu cầu khác của QMS, chẳng hạn như tích hợp quy trình tốt hơn hoặc cải thiện bằng chứng cho việc ra quyết định, sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp cùng cố gắng phấn đấu hơn về mặt chất lượng.

Thực hiện QMS nếu chỉ tỏ ra tuân thủ thì chưa đủ, các nguyên tắc chất lượng này cần được gắn chặt vào toàn bộ tổ chức. Toàn bộ tổ chức cần phải thống nhất chung quan điểm và thực hiện khi nói đến những gì tạo nên một sản phẩm chất lượng.

Để tạo ra sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp, ban lãnh đạo cần để nhân viên tham gia vào quá trình phát triển. Nếu một nhân viên cảm thấy không có tiếng nói trong một dự án, rất có thể họ sẽ bỏ qua việc phải cung cấp bất kỳ phản hồi nào.

Lãnh đạo doanh nghiệp phải cung cấp cho nhân viên của mình sự hướng dẫn chính xác trong quá trình phát triển sản phẩm. Cho phép nhân viên quan sát các quy trình sản xuất, kinh doanh và tổ chức các cuộc họp để họ đề xuất các cải tiến.

Rất nhiều chuyên gia hoặc tổ chức có ý kiến khác nhau về những gì cấu thành chất lượng. Tuy nhiên tựu chung lại các điểm mấu chốt được nhấn mạnh có thể kể tới như: tạo mục tiêu, chiến lược, thực hiện QMS (ISO 9001), đưa chất lượng vào văn hóa của doanh nghiệp và thực hiện các bài kiểm tra thị trường, sản phẩm thường xuyên.

Bằng cách làm tất cả những điều này, doanh nghiệp đang trên con đường tạo ra và duy trì các sản phẩm chất lượng cao làm hài lòng khách hàng và giữ chân họ quay lại nhiều hơn.

Để triển khai và áp dụng được các phương pháp nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp nên tham khảo các khóa đào tạo thực hành tiêu chuẩn (ISO, BRC, FSSC…), các công cụ quản trị doanh nghiệp hiệu quả.