Kể từ năm 2016 đến nay, trong nỗ lực tăng cường hợp tác và hội nhập kinh tế khu vực, các nước ASEAN đã xây dựng Chương trình công tác ASEAN về Khởi sự kinh doanh hướng đến việc đơn giản hóa quy trình và thủ tục đăng ký kinh doanh tại các quốc gia thành viên với một trong những nội dung trọng tâm là nghiên cứu và triển khai việc sử dụng Mã số định danh doanh nghiệp duy nhất (UBIN).

Theo đó, các nước ASEAN hướng tới việc xây dựng kho lưu trữ mã định danh UBIN được quản lý tập trung, cho phép các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể truy cập thông tin để tạo thuận lợi cho thương mại nội khối ASEAN.

Theo Cục Quản lý đăng ký kinh doanh (Bộ Kế hoạch và Đầu tư), sáng kiến xây dựng UBIN bắt nguồn từ sáng kiến thúc đẩy hoạt động khởi sự kinh doanh trong khu vực được các Bộ trưởng Kinh tế ASEAN thống nhất vào năm 2016. Theo đó thông qua Ủy ban Điều phối về doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa (ACCMSME), các nước ASEAN đã xây dựng Chương trình công tác về Khởi sự kinh doanh hướng tới nghiên cứu cải cách quy trình khởi sự kinh doanh trong khu vực theo hướng đơn giản hóa quy trình, thủ tục đăng ký kinh doanh tại các quốc gia thành viên.

Chương trình hướng tới các mục tiêu: Tăng cường minh bạch và cải thiện định hướng triển khai thủ tục hành chính; xây dựng mối quan hệ phối hợp hiệu quả giữa các cơ quan chính phủ tham gia vào các quá trình khởi sự kinh doanh, bao gồm các cơ quan tham gia cơ chế một cửa/liên thông về đăng ký kinh doanh; thúc đẩy đơn giản hóa, hợp lý hóa thủ tục đăng ký kinh doanh và nâng cấp hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia; tăng cường hợp tác trong khu vực ASEAN, bao gồm xây dựng các nguyên tắc, hệ thống đăng ký, quy trình đăng ký doanh nghiệp trong ASEAN và tiêu chuẩn đo lường, đánh giá quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Ba nội dung đầu tiên của Chương trình nhằm thiết lập các quy trình, thủ tục đăng ký và cấp phép kinh doanh hiệu quả ở cấp quốc gia - bao gồm ứng dụng công nghệ kỹ thuật số và sử dụng mã số UBIN. Việc áp dụng một mã định danh doanh nghiệp thống nhất trong khu vực ASEAN được OECD công nhận là một trong những trụ cột trong các thông lệ tốt về đăng ký kinh doanh. Chương trình công tác của ASEAN về khởi sự kinh doanh nhận định rằng, việc có hệ thống cấp UBIN hoạt động hiệu quả trong khu vực có thể giúp hợp lý hóa các thủ tục thành lập doanh nghiệp, hỗ trợ cơ quan nhà nước trong hoạt động cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, tạo điều kiện giao tiếp, phối hợp và chia sẻ dữ liệu hiệu quả hơn giữa các cơ quan liên quan trong khu vực, hỗ trợ thương mại xuyên biên giới giữa các quốc gia thành viên ASEAN.

Tiếp đó, vào năm 2021, tại Hội nghị Bộ trưởng Kinh tế ASEAN lần thứ 53, các Bộ trưởng Kinh tế ASEAN đã thông qua “Lộ trình Bandar Seri Begawan: Chương trình nghị sự về chuyển đổi số trong khu vực ASEAN nhằm đẩy nhanh quá trình phục hồi kinh tế và hội nhập kinh tế số của ASEAN” (BSBR). BSBR đề cập các giải pháp ngắn hạn mà ASEAN có thể thực hiện, để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số đang diễn ra trong khu vực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của khu vực. Một trong những biện pháp nhằm thúc đẩy thương mại và chuyển đổi số đã được xác định là xây dựng UBIN.

UBIN dự kiến được cấp cho doanh nghiệp để định danh một thực thể doanh nghiệp, giúp phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác trong ASEAN. Các cá nhân, tổ chức, cơ quan trong ASEAN có thể xác định doanh nghiệp và theo dõi chính xác các doanh nghiệp thông qua mã định danh này. Mã số này dùng để định danh doanh nghiệp thường được cấp bởi các cơ quan quản lý nhà nước chịu trách nhiệm đăng ký và quản lý doanh nghiệp. Mã định danh doanh nghiệp thường được cấp tại thời điểm đăng ký và thành lập doanh nghiệp, để tạo thuận lợi cho việc định danh doanh nghiệp trong các giao dịch kinh doanh, thương mại và các thủ tục pháp lý, giúp xác định thông tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy về chủ thể trong các hoạt động đầu tư, kinh doanh.

Từ mã số định danh doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức cần tra cứu thông tin về doanh nghiệp có thể tiếp cận được với các thông tin như: loại hình pháp lý của doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, địa chỉ trụ sở, thông tin về giám đốc, thông tin về giấy phép hoạt động trong các lĩnh vực chuyên ngành… Những thông tin này có thể được sử dụng để tăng cường tính minh bạch của môi trường kinh doanh, cung cấp cho các bên liên quan phục vụ mục đích tìm hiểu, xác thực danh tính của đối tác, bạn hàng, giảm rủi ro trong kinh doanh, thương mại; tăng cường tính tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp; cải thiện việc cung cấp dịch vụ công…

Cục Quản lý đăng ký kinh doanh cho biết, thông thường mã định danh doanh nghiệp do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp và được sử dụng trong các lĩnh vực quản lý nhà nước khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có những trường hợp doanh nghiệp được cấp mã định danh khác ngoài mã số do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, ví dụ như mã số thuế để phục vụ hoạt động quản lý thuế, mã số bảo hiểm xã hội, mã số do cơ quan quản lý chuyên ngành cấp…

Tại Việt Nam, kể từ năm 2010, doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp khi đăng ký thành lập được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp được dùng để thực hiện nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính và quyền, nghĩa vụ khác. Cơ quan quản lý nhà nước thống nhất sử dụng mã số doanh nghiệp để thực hiện công tác quản lý nhà nước và trao đổi thông tin về doanh nghiệp. Cấu trúc mã số doanh nghiệp hiện nay gồm 10 ký tự và mã số 13 ký tự được cấp cho các đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp.

Để triển khai sáng kiến xây dựng và áp dụng UBIN, Nhóm Công tác về Khởi sự kinh doanh ASEAN đã triển khai Dự án đánh giá hiện trạng công tác đăng ký kinh doanh tại các quốc gia thành viên và khả năng áp dụng mô hình mã số UBIN. Dự án này nhằm hỗ trợ ASEAN và các quốc gia thành viên ASEAN (ASEAN Member States-AMS) hiểu sâu hơn về tình hình hiện tại đối với các quy trình, thủ tục đăng ký và cấp phép kinh doanh, từ đó xác định các hành động và chiến lược phù hợp trong tương lai nhằm đạt được các kết quả như đã nêu trong Chương trình công tác. Đây là bước đầu tiên nhằm tìm hiểu khả năng xây dựng mã số UBIN áp dụng trong khu vực, trên cơ sở đó thúc đẩy thương mại số và tiếp cận tài chính cho doanh nghiệp trong khu vực. Do sáng kiến hợp tác khu vực có tính kỹ thuật cao và phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan, sáng kiến này sẽ được thực hiện theo từng giai đoạn, nhằm mục đích tìm hiểu sâu về hiện trạng của các quy trình, thủ tục đăng ký và cấp phép kinh doanh trong AMS, thúc đẩy phối hợp liên thông giữa các cơ quan và đặt nền tảng cho hợp tác khu vực (thông qua mở rộng, tăng cường các trường hợp áp dụng mã số UBIN trên thực tế) và thiết lập mối quan hệ phối hợp, hợp tác khu vực trước khi triển khai thí điểm áp dụng mã số UBIN trong khu vực.

Bên cạnh đó, Nhóm công tác ASEAN đề xuất xây dựng một cổng thông tin chung có kết nối đến trang thông tin điện tử của tất cả các thành viên ASEAN, đồng thời gán thêm UBIN cho các doanh nghiệp đã đăng ký thành lập theo một quy tắc chung. Để hạn chế xáo trộn, các doanh nghiệp vẫn giữ mã số doanh nghiệp đã được cấp bởi cơ quan đăng ký kinh doanh trong nước, mã UBIN dự kiến được xây dựng bằng cách bổ sung thêm một số tiền tố, ví dụ mã quốc gia (gồm 03 ký tự) và mã loại hình tổ chức kinh tế (02 ký tự) vào trước mã số doanh nghiệp hoặc mã số đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp hiện có và bổ sung thêm hậu tố (gồm 02 ký tự dự phòng) vào sau mã số doanh nghiệp/mã đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp hiện có.