Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp thương mại

Theo số liệu thống kê năm 2021, toàn tỉnh Thái Nguyên có 1.450 DNTM trên tổng số 4.031 DN đang hoạt động. Trong đó, chủ yếu là DN nhỏ và vừa (99,01%). Các DN tập trung chủ yếu ở thành phố Thái Nguyên, thành phố Sông Công và thành phố Phổ Yên. DNTM là DN lớn chỉ chiếm 1,16% trong tổng số DNTM trên địa bàn tỉnh.

Hiện nay, có khoảng 80 loại PMKT đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT trong công tác kế toán đối với từng lĩnh vực hoạt động và quy mô của DN. PMKT thường phân thành 3 loại sau: PMKT dành cho các DN có quy mô lớn; PMKT dành cho các DN có quy mô vừa; PMKT dành cho các DN có quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ. PMKT “nhỏ”, đơn giản dành cho DN có số lượng người sử dụng dưới 3 người; PMKT “vừa” dành cho DN có số lượng người sử dụng từ 3-20 người; PMKT “lớn” dành cho DN có số lượng người sử dụng trên 20 người.

Ngoài ra, có một số phần mềm được thiết kế và phát triển để phục vụ công tác kế toán của một chuyên ngành cụ thể như PMKT chuyên ngành xây lắp, PMKT chuyên ngành dược, PMKT chuyên ngành may mặc, PMKT chuyên ngành vận chuyển, logistics... PMKT chuyên ngành xây lắp có khả năng theo dõi các phát sinh liên quan đến từng dự án, công trình, hạng mục công trình; cho phép so sánh giữa dự toán và thực tế thực hiện… PMKT chuyên ngành may mặc sẽ có khả năng theo dõi chi tiết, ví dụ, áo theo kích cỡ, màu sắc… Thông thường, một PMKT “không chuyên ngành” áp dụng cho một ngành nghề đặc thù sẽ đòi hỏi phải chỉnh sửa nhiều mới đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của ngành nghề, phát sinh chi phí sử dụng lớn.

Các DNTM trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên chủ yếu ứng dụng PMKT dành cho DN vừa và nhỏ do các công ty phần mềm trong nước cung cấp vì chi phí đầu tư phù hợp, giao diện dễ sử dụng, được tư vấn, hỗ trợ thường xuyên; cập nhật theo chế độ, chính sách về kế toán, thuế… kịp thời. Tuy nhiên, do chưa thực sự khai thác triệt để hiệu quả các tính năng của các phần mềm nên việc sử dụng nhiều phần mềm mà không có sự kết nối giữa các phần mềm với nhau dẫn tới sự lãng phí cũng như làm giảm chất lượng của thông tin do kế toán cung cấp.

Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 là sự ra đời của hàng loạt công nghệ cao như công nghệ điện toán đám mây, blockchain, trí tuệ nhân tạo...). Ứng dụng công nghệ cao là tất yếu đối với các đơn vị trong giai đoạn hiện nay để theo kịp xu thế của thời đại. Các DN trong nước và ở địa bàn tỉnh Thái Nguyên đã bắt đầu áp dụng các công nghệ cao trong tổ chức công tác kế toán. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ cao trong công tác kế toán với mức độ và mô hình khác nhau như ứng dụng phần mềm hỗ trợ kết hợp với kế toán thủ công; ứng dụng PMKT; ứng dụng phần mềm quản trị nguồn lực DN ERP.

- Mô hình kết hợp các phần mềm hỗ trợ kế toán với kế toán thủ công:

Mô hình này được áp dụng tại một số ít các DN quy mô nhỏ, chủ yếu là các DNTM tư nhân. Với mô hình này, công tác kế toán được thực hiện chủ yếu bằng thủ công. Kế toán sử dụng phần mềm hỗ trợ là các phần mềm văn phòng như Microsoft Excel để xử lý dữ liệu dạng bảng tính. Cụ thể: Hệ thống chứng từ kế toán được tiếp nhận, lập thủ công; Các chứng từ kế toán ban đầu liên quan đến tiền lương như bảng chấm công, tiền lương sản phẩm, bảng thanh toán tiền lương… được xử lý trên bảng tính Excel; Bảng tính và phân bổ khấu hao trên Excel; Hệ thống báo cáo kế toán, báo cáo thuế được thực hiện trên phần mềm Excel và phần mềm hỗ trợ kê khai của Tổng Cục thuế.

- Ứng dụng PMKT trên từng máy trạm:

Theo mô hình này, PMKT được cài đặt trên một máy tính. Toàn bộ quá trình hạch toán được sử dụng trên máy tính này từ việc nhập, xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán.

Mô hình này có ưu điểm là có mức độ tin học hóa cao hơn, chi phí đầu tư- mua sắm thiết bị tin học và PMKT không nhiều. Tuy nhiên, do phần mềm chạy trên một máy tính nên tại một thời điểm chỉ có một người có thể sử dụng và tác nghiệp trên PMKT. Đây là nhược điểm rất lớn làm giảm năng suất, hiệu quả làm việc của bộ máy kế toán. Mô hình này chỉ phù hợp với DN có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ và công tác kế toán không nhiều, bộ máy kế toán đơn giản.

- Ứng dụng PMKT trên hệ thống mạng nội bộ:

Theo đó, PMKT được cài trên một máy tính chủ. Máy chủ này chứa toàn bộ cơ sở dữ liệu kế toán của DN. Ngoài ra, PMKT còn được cài trên các máy tính khác (máy trạm). Các máy tính được nối mạng nội bộ với nhau để có thể cùng làm việc trên cùng một cơ sở dữ liệu chung. Kế toán trưởng, căn cứ vào nhiệm vụ được phân công của mỗi nhân viên kế toán, đăng ký quyền truy cập tương ứng cho từng nhân viên thông qua chức năng quản trị người dùng trên PMKT. Khi làm việc, các nhân viên kế toán có thể sử dụng PMKT đã cài đặt trên các máy tính trạm tại bàn làm việc của mình để truy cập, xử lý trên cơ sở dữ liệu kế toán chung được lưu trữ trên máy chủ.

Về cơ bản, nội dung tổ chức công tác kế toán trong mô hình này tương tự như mô hình một máy tính trạm độc lập ở trên. Khác biệt lớn nhất của mô hình này là các máy tính được kết nối thông qua mạng nội bộ để cùng chia sẻ, xử lý cơ sở dữ liệu kế toán, phần cứng (máy in) và các tài nguyên tin học

- Ứng dụng hệ thống quản trị các nguồn lực DN (ERP):

Hệ thống quản trị nguồn lực DN là mô hình quản trị tiên tiến, hiện đại, ứng dụng công nghệ tin học một cách sâu rộng trong tất cả các khâu, các hoạt động của DN. Nền tảng của hệ thống này là phần mềm tin học được thiết kế tích hợp nhiều phân hệ. Mỗi phân hệ thực hiện chức năng quản trị một loại nguồn lực hay lĩnh vực hoạt động nhất định của DN. Qua khảo sát, mô hình này mới chỉ được áp dụng tại các DN có quy mô tương đối lớn, có vốn đầu tư nước ngoài, chưa được áp dụng trong các DN thương mại trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán tại doanh nghiệp

Có thể kể đến một số lợi ích khi sử dụng PMKT tại DN như:

Một là, quy trình nhập dữ liệu trên PMKT đơn giản và nhanh chóng hơn khi ghi chép thủ công, giúp kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc.

Hai là, phần mềm có tính năng tự động hóa, thay thế những thao tác tính toán thông thường, giúp hạn chế tối đa lỗi khi tính toán như phần mềm sẽ tự động thực hiện tất cả tính toán như tính giá vốn, tính giá trị khấu hao tài sản cố định, tính tỷ giá khi ghi sổ, tính chênh lệch tỷ giá … mà không cần phải mất thời gian tính thủ công; có thể tự động kiểm tra lỗi hạch toán, nếu có lỗi phát sinh thì sẽ lập tức thông báo cho người sử dụng biết.

Ba là, PMKT có khả năng thống kê, xây dựng báo cáo theo yêu cầu của DN trong thời gian nhanh nhất; có chức năng truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai thuế; kết xuất theo các định dạng khác nhau thuận tiện cho việc in ấn.

Bốn là, khi sử dụng PMKT, nhà quản lý sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của DN khi cần thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả. Bên cạnh đó, DN còn có thể tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán, từ đó tiết kiệm được chi phí nhân lực cũng như các loại chi phí khác.

Hạn chế của phần mềm kế toán tại doanh nghiệp

Không phải tất cả các DN sẽ được hưởng lợi như nhau từ việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng PMKT. Những hạn chế DN phải đối mặt khi sử dụng PMKT như:

Chi phí sử dụng phần mềm: Một phần mềm thông thường bao gồm các chi phí về bản quyền phần mềm, phí triển khai nâng cấp phần mềm và phí hỗ trợ sử dụng.

Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: DN có thể sẽ cần trợ giúp để thiết lập một số thông tin ban đầu như hệ thống tài khoản, chính sách kế toán, phương pháp tính giá hàng tồn kho, phương pháp kê khai thuế… Trong quá trình sử dụng, cũng cần tư vấn chuyên môn nghiệp vụ, khắc phục sự cố phần cứng, hoặc sự cố mạng… Nếu nhà cung cấp phần mềm không thu phí hỗ trợ hằng năm, rất có thể DN sẽ không được tư vấn và hỗ trợ khi cần thiết.

Loại hình kinh doanh của DN đặc thù: một PMKT đóng gói thường sẽ phù hợp với hầu hết các loại hình kinh doanh. Tuy nhiên, các DN khác nhau có thể cần phải điều chỉnh hoặc thay đổi quy trình của họ để có thể sử dụng PMKT thành công. Trong trường hợp DN có loại hình kinh doanh không phổ biến, có thể phải trả một khoảng phí tương đối cao để có thế sở hữu riêng một phần mềm phù hợp với loại hình kinh doanh của DN mình.

Giải pháp lựa chọn phần mềm phù hợp

Với thực tế nêu trên, các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng PMKT vào tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên được đề xuất gồm:

Một là, tổ chức trang bị, mua sắm phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng về tài chính của DN cũng như phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của DNTM. Căn cứ vào yêu cầu công tác kế toán, DNTM xây dựng kế hoạch trang bị máy tính cho phòng kế toán, từng bộ phận kế toán và người làm kế toán ở các đơn vị phụ thuộc. Để phát huy hiệu quả của máy tính, cần thiết phải lựa chọn phần cứng có cấu hình phù hợp đảm bảo.

Hai là, về công tác quản trị người dùng và bảo mật thông tin: Hoàn thiện công tác quản trị người dùng gồm 3 lĩnh vực: Phân chia trách nhiệm, truy cập cơ sở dữ liệu, xác lập quyền sở hữu dữ liệu. Kế toán trưởng quy định chế độ mật khẩu và quyền truy cập dữ liệu cho từng kế toán viên tương thích với chức năng của mỗi cá nhân trong hệ thống. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xóa các tệp tin dữ liệu hay các vùng trên các tệp tin dữ liệu.

PMKT cần tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tệp tin riêng, tệp tin này phải được bảo mật tối đa, không được xem, xoá hay sửa. Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này bao gồm: Ngày, giờ, phân hệ được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa…

Ba là, hoàn thiện hệ thống lưu trữ thông tin dữ liệu kế toán: Ngoài việc kết xuất và in ấn các tệp theo hình thức báo cáo, sổ sách và chứng từ lưu trữ như quy định thì các DN nên số hoá tài liệu, sử dụng các thiết bị lưu trữ song song tránh mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Các hệ cơ sở dữ liệu cần tiến hành sao lưu, thanh lọc các thông tin cần thiết theo định kỳ được quy định trước. Thiết lập hệ thống phòng chống virus an toàn mạng, cài đặt phần mềm, tường lửa và đặt chế độ kiểm tra tất cả các tệp được gắn trong email, website hay trong tất cả thiết bị máy tính của hệ thống khi sử dụng.

Bốn là, bảo mật thông tin trong các PMKT: DN ban hành thống nhất quy chế bảo mật dữ liệu, quy định rõ các tiêu chuẩn của yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; Quy định cụ thể chức năng quyền hạn của người sử dụng đối với dữ liệu trong hệ thống, như chỉ với chức năng quyền hạn nào mới được phép chuyển dữ liệu các mạng cục bộ và từ hệ thống ra bên ngoài…

Năm là, phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin: Xây dựng cơ chế, chính sách ưu đãi, thu hút nguồn nhân lực CNTT, đẩy mạnh hợp tác với các trường đại học, cao đẳng trong phát triển nguồn nhân lực CNTT; tạo điều kiện cho các chuyên gia về CNTT, cán bộ lãnh đạo, quản lý có điều kiện nghiên cứu, học tập, trao đổi kinh nghiệm. Đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT ở chính DN để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ...

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính, Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT;
2. Nguyễn Đăng Huy (2017), Tổ chức công tác kế toán tại các DN trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, Tạp chí kế toán;
3. Mai Thị Sen (2020), Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán DN trong thời kỳ hội nhập, Tạp chí Công Thương.