Lean là mô hình quản trị theo triết lý tinh gọn, bắt đầu xuất hiện từ lĩnh vực sản xuất và dần được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau.

Đây là mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức.

Lean giúp doanh nghiệp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

Doanh nghiệp áp dụng Lean hưởng nhiều ích lợi nhờ giảm thiểu tình trạng phế phẩm và các lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực đầu vào, trong đó có cả việc tăng năng suất lao động/hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua giảm chờ đợi (giữa người - người; giữa người - máy móc), giảm di chuyển, giảm các thao tác thừa trong quá trình làm việc/vận hành.

Mỗi nhân viên/công nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ sẽ có nhận thức, tư duy rõ ràng về khái niệm giá trị và các hoạt động gia tăng giá trị cho khách hàng trong công việc của mình, từ đó tích cực đóng góp vào chuỗi giá trị của toàn tổ chức để cung cấp cho khách hàng theo nguyên tắc chất lượng ngay từ nguồn.

Có 5 nguyên tắc của Lean giúp cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp sản xuất.

Nguyên tắc 1 - tập trung vào quy trình: Trọng tâm của mọi sự thay đổi và cải tiến trong phương pháp Lean đều nằm ở quy trình. Đối với doanh nghiệp sản xuất, các quy trình rất quan trọng bởi nó sẽ quyết định nguồn lực sử dụng, thời gian sử dụng và chất lượng sản phẩm

Nguyên tắc 2 - tối đa giá trị, tối thiểu lãng phí: Trong Lean, các lãng phí được định nghĩa là những hành động không tạo ra giá trị. Phương pháp Lean tập trung loại bỏ các lãng phí đó, đồng thời tăng cường giá trị mang lại cho khách hàng để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp; thay vì hướng doanh nghiệp tăng lợi nhuận/sức mạnh bằng cách chi nhiều hơn.

Nguyên tắc 3 - tiêu chuẩn hóa công việc: Trong Lean, doanh nghiệp sẽ cần tiêu chuẩn hóa các nhiệm vụ (tiêu chuẩn về thời gian, kết quả, quy trình xử lý,…). Khi tiêu chuẩn hóa, doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả là chất lượng sản phẩm nhất quán, giảm các chi phí gây ra do sản phẩm lỗi.

Nguyên tắc 4 - tạo dòng chảy: Dòng chảy có nghĩa là một quy trình mà trong đó sản phẩm chạy qua từng bước theo một trình tự xác định, một cách tuần tự, theo tốc độ yêu cầu của khách hàng. Khi điều này được đạt được, doanh nghiệp giảm thiểu những yếu tố phát sinh có thể gây lãng phí trong quy trình, giảm thiểu thời gian chờ và tăng tính linh hoạt cho quy trình.

Nguyên tắc 5 - giải quyết vấn đề nhanh chóng: Trong Lean, doanh nghiệp nhìn nhận vấn đề như cơ hội để cải tiến.

Thay vì nhảy vào giải pháp, doanh nghiệp giải quyết các nút thắt theo một trình tự khoa học Plan-Do-Check-Act: Đi từ xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, phát triển giải pháp, triển khai giải pháp, kiểm tra kết quả, đến áp dụng phương pháp mới. Nhờ vậy, các nút thắt được tháo nhanh hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.