5S và Kaizen là hai khái niệm thường được đặt cạnh nhau. 5S là một phương pháp quản lý và tổ chức công việc, trong khi Kaizen là triết lý của sự cải tiến liên tục.

5S tập trung vào việc duy trì một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và khoa học,  giúp loại bỏ lộn xộn và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động làm việc. 5S tạo tiền đề và môi trường để thực hiện Kaizen, nó cũng là một phần của Kaizen bằng cách thúc đẩy sự cải tiến trong ý thức và môi trường làm việc chung.

Trong khi đó, Kaizen tập trung vào việc liên tục cải tiến và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nó khuyến khích tích lũy những cải tiến nhỏ để tạo nên sự thay đổi lớn, giải quyết vấn đề ngay khi nó phát sinh. Kaizen tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong mọi hoạt động và chuẩn hóa chúng để đạt được hiệu quả tối đa.

Sự kết hợp giữa 5S và Kaizen đảm bảo sự tương tác và hỗ trợ tích cực cho nhau. Bằng cách hiểu và áp dụng cả 5S, Kaizen, doanh nghiệp có thể triển khai song song hai khái niệm này để đạt hiệu quả tối ưu.

Trong khuôn khổ nhiệm vụ “Hướng dẫn áp dụng Kaizen, 5S và một số giải pháp thân thiện môi trường của năng suất xanh cho doanh nghiệp thủ công mỹ nghệ Việt Nam, mã số 03.7/NSCL-2022” thuộc Chương trình quốc gia hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hóa giai đoạn 2021 - 2030, Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Doanh nghiệp vừa và nhỏ 2 (SMEDEC 2) thực hiện triển khai phổ biến áp dụng kết hợp Kaizen, 5S và một số giải pháp thân thiện môi trường của năng suất xanh cho 20 doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu cải tiến liên tục của doanh nghiệp trong việc nâng cao năng suất, giảm thiểu chi phí và phát triển bền vững.

Sau quá trình khảo sát, Công ty TNHH MTV Sơn mài Tư Bốn là một trong những doanh nghiệp được lựa chọn hỗ trợ tư vấn áp dụng Kaizen, 5S và các giải pháp thân thiện môi trường của năng suất xanh (GP) trong nhiệm vụ này. Bước đầu tiếp cận với những công cụ năng suất nên các vấn đề hiện trạng Công ty được ghi nhận chi tiết, phân tích tìm nguyên nhân gốc rễ để các giải pháp đề ra đạt hiệu quả triển khai tối ưu nhất.

Kết quả cụ thể, Công ty đã áp dụng thực hiện tốt 5S tại khu vực sản xuất giúp mở rộng diện tích thêm 30% do gọn gàng ngăn nắp hơn, giảm thời gian tìm kiếm nguyên vật liệu trong kho 8% do tăng hiệu quả quản lý; đẩy mạnh chương trình “Trên bánh xe” và dùng xe đẩy vận chuyển hàng hoá; xây dựng hòm thư góp ý Kaizen, ghi nhận 31 ý kiến đóng góp, ứng dụng được 5 cải tiến giúp tăng năng suất tại công đoạn sơn lót, đắp bạc và thổi keo, mài quang.

Giảm thời gian xử lý keo, tỉ lệ keo rơi rớt 20% tại công đoạn tạo phôi mộc thô; xây dựng bẳng hướng dẫn sơn, trang bị đầy đủ đồ bảo hộ cho công nhân công đoạn sơn, đảm bảo giảm các mối nguy an toàn lao động; đưa ra quy định, tiến hành lắp đặt hệ thống chiếu sáng tại khu vực văn phòng, tiết giảm hơn 30 triệu đồng/năm; cải tiến phương pháp quản lý in ấn và photocopy, sử dụng tái chế giấy 1 mặt tiết kiệm gần 50 triệu đồng/năm.

Với những kết quả thực tế triển khai áp dụng nêu trên, nhóm cải tiến cũng rút ra được những bài học kinh nghiệm sau: Việc kết hợp các công cụ năng suất đã tạo ra sự bổ trợ, cộng hưởng thúc đẩy tiến độ triển khai nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tiếp đến, cần có sự chỉ đạo quyết liệt của ban lãnh đạo, đồng thời cần có biện pháp để quản lý và nhận diện rủi ro. Thường xuyên quan tâm, chỉ đạo, duy trì có hiệu quả hệ thống quản lý thực hành Kaizen - 5S chuyển từ tự giác thành thói quen.

Hiện tại, Công ty đang áp dụng một ngày dành 15 phút, mỗi tháng dành 1 ngày tổng vệ sinh nơi làm việc theo hoạt động 5S. Tiếp tục tìm kiếm những cách làm mới, sáng tạo ứng dụng các công cụ năng suất mới để duy trì và liên tục cải tiến, nâng cao hiệu quả quản lý, an toàn và giảm tối đa lãng phí.

Để việc áp dụng các công cụ năng suất Kaizen, 5S và năng suất xanh phát huy hiệu quả hơn nữa, các chuyên gia tư vấn của Trung tâm SMEDEC 2 khuyến nghị Công ty TNHH MTV Sơn mài Tư Bốn nên tiếp tục triển khai để duy trì, nhân rộng những mô hình, kết quả đạt được từ đó hình thành văn hoá cải tiến Kaizen sâu rộng hơn, tiết giảm chi phí sản xuất, tạo ưu thế cạnh tranh, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.