Thông tin này xuất phát từ một thông tư của Bộ Công an, trong đó ghi rõ: "Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu".

Đây là quy định tại Điều 14 (Thời hạn sử dụng con dấu) của Thông tư 21/2012/TT-BCA. Nội dung chính của Thông tư này là quy định 57 mẫu con dấu cho các tổ chức, cơ quan, kể cả các doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hay Luật Chứng khoán sẽ có nội dung khắc trên con dấu khác nhau.

Như vậy vấn đề chưa phải là con dấu của doanh nghiệp phải làm lại sau mỗi 5 năm hay không mà vấn đề là đa số doanh nghiệp phải làm lại con dấu của mình theo mẫu mới, ngoại trừ những doanh nghiệp đã đăng ký và khắc con dấu từ ngày 15-3-2013 trở đi. Điều này có thể ảnh hưởng đến cả trăm ngàn doanh nghiệp đang hoạt động.

"Mức phạt là từ 2.000.000 đồng – 3.000.000 đồng nếu không khắc lại con dấu theo mẫu quy định (Điểm e, Khoản 2, Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013), và không khắc lại dấu khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về việc đổi tên cơ quan, tổ chức dùng dấu hoặc đổi tên cơ quan cấp trên hoặc thay đổi về trụ sở cơ quan, tổ chức có liên quan đến mẫu dấu (Điểm đ, Khoản 2, Điều 12 Nghị định 167/2013)

Thông tư 21 có hiệu lực từ ngày 6-6-2012. Tuy nhiên, đến gần cuối năm 2013, nghị định 167 về mức xử phạt mới có hiệu lực.

Theo thông tin trên cổng thông tin điện tử Công an TPHCM, từ quí 2-2014, Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về Trật tự xã hội - CATP (PC64) tổ chức kiểm tra, rà soát và đổi con dấu cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức kinh tế do địa phương cấp phép đăng ký, cơ quan tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương, cơ quan tổ chức thuộc địa phương hoạt động ở nước ngoài (theo từng quận, huyện).

Ngoài ra, theo công an TPHCM, tất cả những con dấu đã khắc mới và đổi từ ngày 15-3-2013 trở đi không phải đổi theo Thông tư 21/2012/TT-BCA. Và, mẫu con dấu của một số cơ quan cũng không thuộc phạm vi điều chỉnh tại thông tư này, như mẫu con dấu các cơ quan, tổ chức thuộc Đảng Cộng sản Việt Nam, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tổ chức tôn giáo, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Công an nhân dân, Quân đội nhân dân, Ban chỉ huy Quân sự các cấp, và các cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam.

Vấn đề thứ nhì là sau khi có con dấu được làm theo mẫu mới, cứ sau mỗi 5 năm, doanh nghiệp phải đi đăng ký lại mẫu dấu.

Theo hướng dẫn được nhân viên tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về Trật tự xã hội - CATP (PC64) (tại địa chỉ số 459 Trần Hưng Đạo, phường Cầu Kho, Q.1, TPHCM) cho biết hôm 17-6, khi đăng ký lại mẫu dấu sau 5 năm sử dụng, tùy tình trạng của con dấu, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu khắc lại dấu, hoặc chỉ cần đổi giấy chứng nhận mẫu dấu với thời hạn sử dụng mới.

Như vậy không có chuyện con dấu của doanh nghiệp chỉ có giá trị sử dụng trong 5 năm mà: 1/đa số doanh nghiệp phải làm lại con dấu theo mẫu mới; 2/sau mỗi 5 năm phải đăng ký lại mẫu dấu.

Mức phạt là từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với trường hợp không đăng ký lại mẫu dấu (điểm b, Khoản 1 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12-11-2013).

Ngoài ra, trong thời hạn 5 năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mô hình tổ chức thì cơ quan, tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.

Tại TPHCM, phòng PC64 không trực tiếp nhận hồ sơ đăng ký mẫu dấu tròn đối với đơn vị kinh tế, mà việc này do 21 công ty khắc dấu thực hiện. Tên của 21 công ty này được nêu trong bảng hướng dẫn đặt trước phòng PC64. Tại đây, cũng có nhân viên một số công ty khắc dấu (có tên trong bảng trên) đến hỏi thăm và hướng dẫn thủ tục cho người đăng ký làm lại mẫu dấu mới.

Chi phí khắc dấu mới là 400.000 đồng (tính thêm 10% thuế VAT nếu doanh nghiệp muốn xuất hóa đơn), và thêm phí 50.000 đồng cho giấy chứng nhận mẫu dấu mới. Sau khi hoàn tất hồ sơ, hai ngày sau, doanh nghiệp sẽ đến phòng PC64 nhận con dấu mới.

Hiện trên trang web của một số văn phòng luật sư cũng có nhận làm thủ tục để đăng ký lại mẫu dấu cho doanh nghiệp, với mức phí khoảng 550.000 đồng, chưa tính phí khắc dấu mới cũng như giấy chứng nhận mẫu dấu.