Các DN phải sử dụng con dấu trong các văn bản giao dịch nhân danh DN. Đó là quy định đã tồn tại từ nhiều năm nay ở nước ta. Song, DN không giống như cơ quan Nhà nước nên có nhất thiết bắt buộc phải có con dấu? Nếu có, ai là người quyết định về con dấu của DN? Đã có thể bỏ con dấu của DN được chưa?

Những bất hợp lý

Thứ nhất, quy định về quản lý con dấu của DN ở nước ta hiện nay được áp đặt hoàn toàn như việc quản lý con dấu của cơ quan nhà nước. Con dấu của cơ quan nhà nước thể hiện quyền lực của nhà nước và phải được quản lý chặt chẽ. Song, con dấu của DN là “tài sản của DN”, do đó, nó phải do DN quyết định về hình thức, nội dung và công tác quản lý.

Thứ hai, Điều 1 Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định: "Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước". Quy định nêu trên không hoàn toàn đúng đối với DN. Bởi, DN được thành lập hợp pháp, là pháp nhân và có quyền nhân danh mình trong mọi giao dịch. Việc sử dụng con dấu của DN chỉ có ý nghĩa chứng minh rằng, văn bản được đóng dấu của DN là văn bản của DN. Trường hợp không đóng dấu, nhưng có đủ căn cứ pháp lý để xác nhận rằng, văn bản đó là của DN thì văn bản đó vẫn có giá trị pháp lý. Chẳng hạn, một biên bản họp Hội đồng thành viên của Công ty TNHH, có đủ chữ ký của tất cả các thành viên góp vốn là có giá trị pháp lý kể cả khi biên bản đó không có dấu của Công ty. Song, với quy định hiện nay, biên bản đó phải có dấu của Công ty và thông thường được đóng vào chữ ký của Chủ tịch HĐTV - người chủ toạ cuộc họp - thì mới có giá trị pháp lý. Như vậy, quy định trên đã tạo ra cho con dấu một "siêu quyền lực" trong DN mặc dù con dấu cũng chỉ là một tài sản như những tài sản khác của DN. Điều đó cũng có nghĩa là, quy định vị trí pháp lý đặc biệt của con dấu như trên là có sự nhầm lẫn tai hại giữa "trời sáng mà gà gáy" với "gà gáy mà trời sáng"!

Thứ ba, pháp luật quy định rất chi tiết về con dấu của DN từ hình thức, kích thước, nội dung của con dấu, màu mực dấu. Tên quận, huyện, tỉnh, thành phố mà DN đóng trụ sở cũng phải được ghi trên con dấu. Chỉ cần DN chuyển trụ sở sang nơi khác (điều xảy ra rất phổ biến với các DNNVV) là phải thay con dấu, gây tốn kém rất lớn cho cả DN và công tác quản lý của nhà nước. Vô lý hơn nữa, khi DN không may bị mất con dấu - tài sản của chính mình - lại bị phạt vi phạm hành chính rất nặng!

Thứ tư, vì con dấu có vị trí pháp lý đặc biệt quan trọng đối với hoạt động của DN nên tình trạng làm giả con dấu để lừa đảo ngày càng gia tăng. Tình hình tội phạm kinh tế liên quan đến việc sử dụng con dấu của DN ngày càng gia tăng nhanh chóng với thủ đoạn cực kỳ tinh vi, khó có thể phân biệt được con dấu thật - con dấu giả. Chẳng hạn, mới đây nhất là vụ án Huyền Như thuê khắc giả 8 con dấu làm công cụ thực hiện hàng loạt phi vụ phạm pháp nhằm chiếm đoạt số tiền gần 4.000 tỷ đồng.

Tạo nhiều hậu quả pháp lý

Từ những bất hợp lý nêu trên trong việc quản lý và sử dụng con dấu, những hậu quả đáng tiếc đã xảy ra đối với DN.

Thứ nhất, nếu không may làm mất dấu, mọi hoạt động của DN bị bế tắc. Không những thế, nếu người nhặt được con dấu sử dụng vào những việc bất hợp pháp thì hậu quả đối với DN có con dấu bị mất sẽ không hề nhỏ. Bởi, khi đã có con dấu đóng lên chữ ký thì giá trị pháp lý của chữ ký là rất thấp.

Thứ hai, khi có sự tranh giành quyền lực trong nội bộ DN, việc chiếm giữ con dấu đã được sử dụng như một biện pháp hữu hiệu. Những năm trước đây, nhiều vụ chiếm giữ con dấu nhằm tranh giành quyền lực đã xảy ra như: ở Công ty cổ phần Hữu Nghị, Hà Nội; Công ty cổ phần xây dựng giao thông I (Hà Nội), Công ty 142 huyện Tân Phú, tỉnh Đồng Nai, Trường Đại học Hùng Vương, Công ty CP Kim khí Hải Phòng... Thậm chí, ở một Hiệp hội DN tại Hà Nội, ông Phó Chủ tịch cũng "ôm" con dấu của hiệp hội về nhà "cất giữ"... Gần đây, hoạt động của Công ty cổ phần tư vấn đầu tư SVN tại quận 12 TP HCM bị tê liệt trong một thời gian khá dài do ông giám đốc cũ đã chiếm giữ con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, giấy chứng nhận đăng ký DN sau khi bị cách chức vì có những sai phạm trong quản lý tài chính.

Thứ ba, mặc dù pháp luật quy định rất chặt chẽ, chi tiết về việc quản lý con dấu nhưng lại chưa có chế tài xử lý khi con dấu của DN bị chiếm giữ. Đã có những vụ con dấu của DN bị chiếm giữ, người có liên quan tố cáo tới cơ quan Công an, cơ quan Công an đề nghị Viện Kiểm sát khởi tố vụ án, khởi tố bị can. Song, Viện Kiểm sát đã không chấp nhận vì điều 268 Bộ Luật hình sự chỉ quy định hành vi “chiếm đoạt con dấu, tài liệu của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội”, không quy định hành vi “chiếm đoạt con dấu, tài liệu của DN”. Sau đó, vụ việc được khởi kiện ra Toà án. Song, Toà án đã trả lại đơn với lý do "không thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án". Vì Viện Kiểm sát không xử lý, toà án không thụ lý đơn khởi kiện nên những vụ chiếm giữ con dấu thường do UBND cấp tỉnh giải quyết thông qua xử lý hành chính, hoà giải. Không ít vụ đã rơi vào bế tắc và để DN hoạt động trở lại, các cơ quan có thẩm quyền đã chọn phương án cấp cho DN con dấu mới. Song, thời gian là khá dài và thiệt hại của DN do bị ngừng hoạt động là rất lớn.

Thứ tư, pháp luật cũng chưa có quy định về thu hồi con dấu khi DN ngừng hoạt động nhưng không làm thủ tục giải thể. Do đó, có không ít giám đốc của những DN được xếp vào danh sách bỏ trốn, mất tích... vẫn giữ con dấu "làm kỷ niệm" và tất nhiên khi cần, họ vẫn có thể đóng vào văn bản nhân danh Công ty. Hậu quả tiềm ẩn trong trường hợp trên là không nhỏ đối với xã hội.