Thư điện tử (sau đây gọi tắt là email) là một trong các hình thức thể hiện của thông điệp dữ liệu theo Luật Giao dịch điện tử 2005. Cũng theo quy định của Luật này, email tuy được lưu trữ bởi các phương tiện điện tử và không được thể hiện bằng hình thức văn bản nhưng vẫn mang giá trị pháp lý. Trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải thể hiện bằng văn bản, nếu thông tin chứa trong email có thể được truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết thì email được xem là có giá trị văn bản. Bên cạnh đó, email còn mang giá trị chứng cứ và có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được 2 điều kiện như sau :

(1)  Nội dung của email phải đảm bảo toàn vẹn (chưa bị thay đổi) kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một email hoàn chỉnh (trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu);

(2)  Nội dung email có thể truy cập và sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

PLF nhận thấy, xét về giá trị pháp lý, email khi được sử dụng làm chứng cứ còn căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi; cũng như cách thức bảo đảm, duy trì tính toàn vẹn của email, cách thức xác định người tạo ra email và các yếu tố phù hợp khác.

Bộ luật Tố tụng dân sự sửa đổi năm 2011 quy định chứng cứ là “các tài liệu đọc được” . Theo đó, email được dùng làm chứng cứ khi được cung cấp, xác nhận bởi cơ quan và tổ chức có thẩm quyền. Tuy nhiên khi thu thập chứng cứ ban đầu, doanh nghiệp sẽ rất khó tiếp cận và yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ cung cấp, xác nhận nội dung email trao đổi giữa các bên. Do đó trong hồ sơ kèm theo Đơn khởi kiện, ngoài các chứng cứ khác, doanh nghiệp có thể in nội dung email trao đổi có giá trị phục vụ cho việc giải quyết tranh chấp kèm vào hồ sơ khởi kiện. Mục đích của hành động này là tạo thêm cơ sở, căn cứ chứng minh cho yêu cầu khởi kiện của doanh nghiệp để cơ quan có thẩm quyền giải quyết tiếp nhận và thụ lý Đơn khởi kiện.

Sau khi đã tiếp nhận và thụ lý vụ tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền giải quyết sẽ tiến hành các trình tự, thủ tục tố tụng để giải quyết vụ việc như: lấy lời khai (bản tự khai, biên bản lấy lời khai) của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan,…; đối chất giữa các bên để xác minh vụ việc. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể làm đơn yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ là email khi doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp cần thiết (đã sử dụng mọi cách thức và khả năng cho phép để họ cung cấp và xác nhận nội dung email nhưng bị từ chối).

PLF khuyến cáo doanh nghiệp trong quá trình giao dịch nên lưu trữ lịch sử email với các đối tác, khách hàng để phòng ngừa trường hợp tranh chấp xảy ra.