Kế toán trách nhiệm và mối quan hệ với cấu trúc tổ chức doanh nghiệp

Kế toán trách nhiệm là một nội dung cơ bản của kế toán quản trị, dựa trên cơ sở lý thuyết tổ chức và nhu cầu về quản lý nhằm đo lường, kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận. Trong khi đó, trung tâm trách nhiệm là một bộ phận phụ thuộc cơ cấu tổ chức quản lý của một tổ chức mà người quản lý ở đó có quyền và chịu trách nhiệm đối với kết quả tài chính các hoạt động thuộc phạm vi mình quản lý. Kế toán trách nhiệm theo đó sẽ là hệ thống đo lường kết quả của từng trung tâm trách nhiệm và so sánh những kết quả này với mục tiêu đã đề ra.

Cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp (DN) điển hình với sự phân quyền đứng đầu là hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về vốn đầu tư, các hoạt động, chiến lược kinh doanh của DN. Tiếp theo là các DN thành viên dưới sự điều hành của ban giám đốc chịu trách nhiệm về lợi nhuận và phải báo cáo hoạt động trước hội đồng quản trị. Đồng thời, các chi nhánh, bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm trước giám đốc về doanh thu và cuối cùng các bộ phận thực hiện chịu trách nhiệm về chi phí trước giám đốc DN. Với cấu trúc tổ chức như vậy, hệ thống kế toán trách nhiệm sẽ hình thành các trung tâm trách nhiệm tương ứng gồm: Trung tâm đầu tư, trung tâm lợi nhuận, trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí. Như vậy, kế toán trách nhiệm là công việc được thực hiện không thể tách rời các trung tâm trách nhiệm.

Vận dụng kế toán trách nhiệm như thế nào?

Việc vận dụng kế toán trách nhiệm vào công tác quản trị DN được coi là một công cụ giúp nhà quản lý cấp cao giám sát, đánh giá trách nhiệm quản trị của các cấp dưới mình đối với công việc được giao, qua đó có những hành động điều chỉnh kịp thời nhằm cải tiến những hoạt động chưa đạt hiệu quả nhằm hướng đến hoàn thành mục tiêu chung của toàn DN.

Đối với các DN kinh doanh xăng dầu, cấu trúc tổ chức thường phụ thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh của từng DN. Bao gồm 2 mô hình tổ chức quản lý chính:

- Mô hình thứ nhất - Công ty xăng dầu Nghệ An (Petrolimex NgheAn), có quy mô vừa, là đơn vị thành viên của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (Hình 1). Công ty hiện có 2 kho cảng xăng dầu và 76 cửa hàng xăng dầu với tổng doanh thu năm 2013 đạt trên 6.000 tỷ đồng.

- Mô hình thứ hai - Tập đoàn xăng dầu Việt Nam (Petrolimex), có quy mô lớn, là đầu mối nhập khẩu xăng dầu và là tổng đại lý của các hãng xăng dầu lớn trên thế giới tại Việt Nam (Hình 2). Petrolimex hiện có 6 tổng công ty con, 48 công ty con và 5 công ty liên kết. Petrolimex chiếm trên 60% thị phần xăng dầu cả nước với doanh thu 6 tháng đầu năm 2014 đạt 106.143 tỷ đồng, tổng lợi nhuận trước thuế đạt 856 tỷ đồng.

Hai mô hình trên cho thấy, các DN đã có một hệ thống phân, chia phân nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, tạo điều kiện tiên quyết để xây dựng được hệ thống các trung tâm trách nhiệm. Tuy nhiên, có một thực trạng chung đó là dù DN chưa vận dụng được những thông tin kế toán phục vụ đánh giá trách nhiệm của các bộ phận. Do vậy, tác giả đưa ra kiến nghị về mô hình kế toán trách nhiệm theo các trung tâm trách nhiệm áp dụng cho các DN kinh doanh xăng dầu như sau:

Một là, xây dựng các trung tâm trách nhiệm:

- Xác định các trung tâm chi phí: Khối kinh doanh như các kho cảng, cửa hàng xăng dầu… chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh trực tiếp tại cửa hàng, chi nhánh và một phần chi phí phân bổ theo các tiêu thức thích hợp; Khối quản lý như phòng kinh doanh xăng dầu, phòng kế toán - tài chính… chịu trách nhiệm về chi phí quản lý phát sinh tại đơn vị.

- Xác định các trung tâm doanh thu: Là các cửa hàng, kho cảng, trung tâm kinh doanh gas. Cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất về doanh thu tiêu thụ của cửa hàng, đơn vị mình quản lý và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc toàn công ty.

- Xác định trung tâm lợi nhuận: Là trung tâm mà nhà quản trị chịu trách nhiệm về cả doanh thu và chi phí. Theo mô hình này, trung tâm lợi nhuận được xác định ở cấp công ty. Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về lợi nhuận tạo ra của công ty, đồng thời có thể phê duyệt các khoản chi phí liên quan đến lợi nhuận tạo ra.

- Xác định trung tâm đầu tư: Là trung tâm mà nhà quản trị không chỉ chịu trách nhiệm về doanh thu, chi phí mà còn quyết định về mức vốn đầu tư. Do đó, trung tâm đầu tư được xác định là hội đồng quản trị công ty, trong đó chủ tịch hội đồng quản trị là người chịu trách nhiệm cao nhất.

Hai là, xây dựng các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm tại các trung tâm trách nhiệm:

Trên cơ sở xác định các trung tâm trách nhiệm quản trị theo cơ cấu tổ chức của DN, kiểm toán trách nhiệm sẽ xây dựng hệ thống các chỉ tiêu làm cơ sở đo lường kết quả của từng trung tâm trách nhiệm, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị DN (xem hình 3). Phương pháp so sánh thường được sử dụng trong đánh giá tính hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm nhằm nghiên cứu sự biến động, mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Các chỉ tiêu thường được so sánh giữa thực tế với kế hoạch (dự toán).

Hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng thành công sẽ mang lại nhiều giá trị to lớn cho DN. Nó không chỉ kiểm soát hoạt động của các bộ phận mà còn cung cấp thông tin hữu ích cho ban giám đốc trong việc hoạch định các chiến lược kinh doanh và phát triển chung của DN.

Tài liệu tham khảo:

1. Phạm Văn Dược, Trần Văn Tùng, Phạm Xuân Thành, Trần Phước (2010), Mô hình báo cáo đánh giá trách nhiệm quản trị công ty niêm yết, NXB Phương Đông;

2. Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Ngọc Huyền (2009), Giáo trình Quản trị học, NXB Tài chính;

3. Nguyễn Thị Minh Phương (2012), Xây dựng mô hình kiểm toán trách nhiệm trong các DN sản xuất sữa Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế.