Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP hướng dẫn quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong vòng 24 tháng.

Chậm nhất là ngày 1/11/2020 các doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Để tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân thực hiện tốt các quy định về hóa đơn điện tử, ngày 30/9/2019 Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bộ Tài chính đã hướng dẫn nhiều điểm mới về lập và phát hành hóa đơn điện tử, trong đó, có hướng dẫn cụ thể về xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót và quy định hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, người mua.

 Xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Tại Điều 11 và Điều 17, Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định, đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Theo đó, việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc chưa có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ, nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót, thì không phải lập hóa đơn thay thế.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán lập hóa đơn điện tử mới, thay thế cho hóa đơn đã lập.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã, hoặc hóa đơn điện tử không mã đã lập có sai sót, sau khi gửi cơ quan thuế thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót và lập lại hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (nếu cần thay thế).

Không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung

Nội dung hóa đơn điện tử về cơ bản giống nội dung hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, nhưng có bổ sung thêm chỉ tiêu: mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Riêng ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Theo đó, ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác, nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định.

Về chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua trên hóa đơn điện tử, Thông tư số 68/2019/TT-BTC quy định, trường hợp người bán là doanh nghiệp (DN), tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của DN, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Một số trường hợp đặc thù trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký người bán. Trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ trường hợp có thỏa thuận riêng giữa người bán và người mua.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, DN, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Đối với hoá đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư số 72/2014/TT-BTC ngày 30/5/2014.

Thông tư số 68/2019/TT-BTC cũng hướng dẫn các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung đó là: Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh; Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh; Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ; Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử; Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ  hợp đồng; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.