Vài nét về quản lý dự án

Quản lý dự án xuất hiện vào những năm đầu thế kỷ XX với sự ra đời của thuyết quản lý khoa học của Frederick Winslow Taylor (1856 – 1916) và là nguyên mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại. Những năm 1950 đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại. Quản lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý. Theo Hiệp hội Quản lý dự án Vương quốc Anh, “Quản lý dự án là việc áp dụng các quy trình, phương pháp, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để đạt được các mục tiêu dự án. Quản lý một dự án là một nỗ lực độc đáo nhằm đạt được các mục tiêu kế hoạch, trong đó có thể được xác định theo kết quả đầu ra, kết quả hay lợi ích”.

Tại Việt Nam, quản lý dự án được coi là quá trình lập kế hoạch tổng thể, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt, đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp, điều kiện tốt nhất cho phép. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng là: “Quản lý về phạm vi, kế hoạch công việc; khối lượng công việc; chất lượng xây dựng; tiến độ thực hiện; chi phí đầu tư xây dựng; an toàn trong thi công xây dựng; bảo vệ môi trường trong xây dựng; lựa chọn nhà thầu và hợp đồng xây dựng; quản lý rủi ro; quản lý hệ thống thông tin công trình và các nội dung cần thiết khác…”.

Tóm lại, có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý dự án nhưng đều quản lý 3 nội dung chính: tiến độ, chi phí, chất lượng. Hiện nay, chỉ có Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 liệt kê chi tiết các hoạt động liên quan đến dự án, đầy đủ nhưng khá khó cho việc xây dựng một mô hình chung.

Theo các chuyên gia quốc tế, về bản chất, quản lý dự án có hai khía cạnh lớn là nghệ thuật và khoa học, trong đó:

- Nghệ thuật (lãnh đạo con người trong dự án): Quản lý dự án yêu cầu một kiến thức sắc bén về hành vi con người và khả năng áp dụng khéo léo các kỹ năng thích hợp giữa cá nhân với cá nhân. Trong môi trường tổ chức ngày nay, các kỹ năng quan hệ con người tốt là yếu tố sống còn cho sự thành công trong công việc quản lý dự án. Do vậy, các nhà lãnh đạo dự án phải làm sao dẫn dắt một đội hình được hình thành từ nhiều cá tính khác nhau, hoạt động trong một môi trường mở để đi đến một hành động, một kết quả chung.

- Khoa học (định nghĩa và phối hợp công việc): khía cạnh khoa học liên quan đến kiến thức, sự hiểu biết và ứng dụng khéo léo một tiến trình quản lý dự án đã quy định. Chủ trương của tiến trình này là hướng dẫn các nhà quản trị dự án và các thành viên tham gia dự án thực hiện hiệu quả các bước tiến trình, chẳng hạn như định danh nhu cầu đích thực, định nghĩa mục tiêu dự án, tạo một lịch biểu thực hiện, duy trì quyền điều khiển suốt cả đời dự án…

Tuy nhiên, điều quan trọng mà các nhà quản lý dự án cần phải nhận thức, đó là: Nguy cơ lớn nhất trong bất kỳ các dự án không phải là nó sẽ đi chệch khỏi kế hoạch, mà đó là rủi ro khi kết quả cuối cùng không đáp ứng được nhu cầu thực tế. Do vậy, trong hoạt động quản lý dự án, người ta thường sử dụng phương pháp tiên đoán (đặc biệt đối với các dự án đã có cơ sở trong quá khứ để xây dựng các tiền lệ áp dụng) và phương pháp tiếp cận nhanh (đặc biệt đối với các dự án mang tính sáng tạo cao). Về cơ bản, cả 2 phương pháp này đều có cơ chế lồng ghép các yêu cầu thay đổi thành kế hoạch, nhưng sử dụng các kỹ thuật khác nhau. Kỹ thuật tiên đoán thường áp dụng quy trình quản lý thay đổi hạn chế trong khi phương pháp tiếp cận nhanh lại được thiết kế để khuyến khích và thực hiện các thay đổi có lợi, nhanh và tích cực…

Xây dựng tiến trình quản lý dự án riêng cho hình thức đối tác công tư

Quản lý dự án đối với các dự án theo hình thức đối tác công tư (PPP) là một cách thức quản lý dự án riêng biệt, bởi sự tham gia dự án có nhiều thành phần (các nhà đầu tư, nhà nước), với nhiều hình thức đầu tư khác nhau (BOT, BTO, BT, BOO, BTL, BLT, O&M). Dự án đầu tư theo hình thức PPP có cấu phần xây dựng được quản lý như đối với dự án sử dụng vốn nhà nước ngoài ngân sách. Trong khi vốn ngoài ngân sách bao gồm rất nhiều loại vốn khác nhau: Vốn công trái quốc gia, vốn trái phiếu Chính phủ, vốn trái phiếu chính quyền địa phương, vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi của nhà tài trợ nước ngoài, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, vốn đầu tư từ nguồn thu để lại cho đầu tư nhưng chưa đưa vào cân đối ngân sách nhà nước, các khoản vốn vay khác của ngân sách địa phương. Các dự án áp dụng hình thức PPP là sự hỗn hợp về vốn: Từ các nhà đầu tư, của Nhà nước tham gia, quỹ bù đắp tài chính dự án, nguồn hỗ trợ phát triển dự án.

Dự án áp dụng hình thức PPP có một số đặc điểm cơ bản: Tư nhân chịu trách nhiệm về việc vận hành dự án và cung cấp dịch vụ; Nhà nước giám sát việc thực hiện của tư nhân; Nhà nước sở hữu các tài sản; Tư nhân cung cấp nhân lực và bảo trì tài sản; Nhà nước trả cho đối tác tư nhân một khoản phí thỏa thuận cho các dịch vụ (có thể dựa trên hiệu quả hoạt động).

Những rủi ro về dự án và tài chính khi PPP cần xem xét tới: Rủi ro về chính trị; Rủi ro về quy trình/sự phát triển; Rủi ro trong xây dựng; Sự sẵn có của các quỹ công (Nước ngoài, quốc gia, địa phương); Khả năng huy động vốn từ khối tư nhân; Rủi ro về thu nhập (phí sử dụng, phí cầu đường…); Nền kinh tế quốc gia (tỷ lệ tăng trưởng, lạm phát, nợ công…); Rủi ro về tài chính (lãi suất, tỷ lệ vốn/nợ, tỷ suất ngoại tệ…).

Hiện nay, có một thực tế là các hoạt động của dự án đều do cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra giám sát nhưng phần lớn các dự án hoàn thành đều không đạt được mục đích ban đầu về tất cả các nội dung của quản lý dự án (tiến độ, chi phí, chất lượng). Có rất nhiều lý giải cho các yếu tố ảnh hưởng, nội hàm của nó là biện minh cho kết quả ngoài mong muốn, và cuối cùng là sự ảnh hưởng về kinh tế - xã hội chưa được xem xét một cách thỏa đáng. Cho dù tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình quản lý dự án cũng đều xuất phát từ “rủi ro”. Do vậy, cần phải xem xét lại mô hình quản lý dự án trong tương lai, nên xem rủi ro là một hợp phần trong phạm vi nội dung quản lý dự án, không thể xem nó là một mục/hạng mục của một hợp phần nào đó (tiến độ - chi phí – chất lượng) trong quản lý dự án, bởi nhiều rủi ro không xuất hiện trong các hợp phần đó (chính trị, quy hoạch, nền kinh tế, tài chính…). Trong thực tế, nhiều dự án không quản lý được như mục tiêu ban đầu phần lớn xuất phát từ các rủi ro mà ta chưa quan tâm tiên lượng được, có nhiều rủi ro mang tính quy luật và thường vẫn diễn ra ở dự án khác sau nó (ví dụ: Sự thay đổi về giá cả/trượt giá, quy trình phê duyệt dự án/thời gian phê duyệt, thời tiết/khí hậu…). Do đó, phải xem rủi ro như là một hợp phần quan trọng trong tiến trình quản lý dự án, đặt biệt là dự án áp dụng hình thức PPP.

Biện pháp kiểm soát và đánh giá tiến trình quản lý dự án

Theo Gary R. Heerkens: Thành công của dự án có thể được đánh giá theo 4 cấp khác nhau: (1) Có đáp ứng các chi phí, lịch biểu và các đích thực hiện thành phẩm bàn giao hay không? (2) Dự án có được quản lý hiệu quả hay không? (3) Khách hàng có hài lòng và có đạt được các kết quả kinh doanh mong muốn hay không? (4) Có diễn ra sự học hỏi của tổ chức sẽ đến các dự án khác tốt hơn trong tương lai hay không?

Các dự án nói chung và dự án PPP nói riêng đều có các thành phần cốt lõi của quản lý dự án gồm:

- Xác định lý do tại sao một dự án là cần thiết/sự cần thiết đầu tư;

- Nắm bắt các yêu cầu của dự án, xác định chất lượng của các thành phần hình thành dự án, ước tính nguồn lực và thời gian biểu;

- Chuẩn bị một trường hợp kinh doanh/dịch vụ để biện minh cho việc đầu tư;

- Đảm bảo thỏa thuận của công ty và tài trợ/nguồn vốn rõ ràng, cụ thể;

- Xây dựng, phát triển và thực hiện một kế hoạch quản lý cho dự án;

- Kỹ năng quản trị và thúc đẩy các nhóm thực hiện dự án;

- Quản lý rủi ro, vấn đề và những thay đổi về dự án;

- Giám sát tiến độ thực tế so với kế hoạch ban đầu;

- Quản lý ngân sách dự án theo thời gian và khối lượng thực hiện;

- Duy trì thông tin liên lạc với các bên liên quan và các tổ chức dự án;

- Quản lý nhà cung cấp;

- Kết thúc dự án một cách có kiểm soát khi thích hợp.

Do đó, cần thiết phải xây dựng một bộ chương trình khung cho quản lý dự án, đặc biệt là các dự án áp dụng hình thức PPP trên cơ sở các thành phần cốt lõi của dự án, các hợp phần được liên kết và càng chi tiết càng dễ kiểm soát trong tiến trình quản lý dự án; đồng thời, lựa chọn thành viên tham gia ngoài yêu cầu chuyên môn, mỗi thành viên cũng phải có kỹ năng làm việc nhóm, tạo dựng các thành viên thành một đơn vị thống nhất, nhất trí, có mục tiêu dự án tập trung.

Để có cơ sở thực hiện và kiểm soát tối ưu trong quản lý dự án, cần phải xây dựng một chương trình khung cho tiến trình quản lý dự án, có thể phải xây dựng cho từng dự án cụ thể sao cho các nội dung trong tiến trình có một cấu trúc phân chia công việc rõ ràng hơn (Định danh và tách nhỏ công việc).

Ngoài ra, cần xây dựng một tập hợp các tiến trình và phạm vi kiến thức áp dụng chung cho mọi dự án. Theo đó, tiến trình được mô tả theo các thuật ngữ: Dữ liệu đầu vào (văn bản, kế hoạch, bản thiết kế, các thông tin liên quan...); Công cụ và kỹ thuật quản lý (xử lý các thông tin đầu vào); Đưa ra kết quả, quyết định (văn bản, sản phẩm, điều chỉnh quá trình...). Trong khi đó, mỗi khu vực kiến thức có chứa một số hoặc tất cả các quy trình quản lý dự án (Ví dụ: Quản lý đấu thầu Dự án bao gồm: Lập kế hoạch đấu thầu, Tổ chức đấu thầu, Thực hiện đấu thầu, Kết thức đấu thầu).

Theo các chuyên gia quản lý dự án, đầu tư nâng cao vai trò trong quản lý dự án hiệu quả, bổ sung rủi ro như là một hợp phần quản lý, sẽ có một số lợi ích cho cả chính quyền và những người liên quan trong việc cung cấp dự án. Điều này sẽ cung cấp một khả năng lớn hơn để đạt được kết quả mong muốn; Đảm bảo sử dụng hiệu quả và giá trị tốt nhất các nguồn lực; Đáp ứng các nhu cầu khác nhau của các bên liên quan của dự án.

Có thể nói, quản lý dự án không những là một môn khoa học – xã hội, mà còn là một nghề chuyên nghiệp cho các cá nhân và tổ chức thực hiện hoạt động quản lý dự án. Khi các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp quốc tế tham gia vào thị trường xây dựng Việt Nam, nó sẽ đem lại nhiều cơ hội cho chính quyền những kiến thức và kỹ năng quản lý dự án hiện đại, đặc biệt là các dự án áp dụng hình thức PPP.

Tài liệu tham khảo:

1. Nghị định 15/2015/NĐ-CP, ngày 14/02/2015 của Chính phủ;

2. Nghị định 59/2015/NĐ-CP, ngày 18/06/2015 của Chính phủ;

3. Từ Quang Phương (2005), Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội, Hà Nội;

4. Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, Quốc hội khóa 13, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 18/6/2014;

5. Gary R. Heerkens (2004), Quản lý dự án, biên dịch ECOPRESS, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội;

6. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 2008 Edition, Newtown Square, PA: Project Management Institute.