Dưới tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0, ứng dụng công nghệ số (CNS), rộng hơn là chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu, vấn đề sống còn đối với các quốc gia, tổ chức, doanh nghiệp (DN). Ứng dụng CNS mang đến sự thay đổi to lớn trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của DN như: tăng cường sự gắn kết các phòng ban của DN, đảm bảo sự minh bạch trong hệ thống quản trị, tối ưu hóa năng suất làm việc, tự động hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý và lưu trữ thông tin DN. Tuy nhiên, quá trình này cũng đặt ra nhiều khó khăn, thách thức. Nhận rõ thực trạng ứng dụng CNS của DN Việt Nam, từ đó có giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNS trong DN Việt Nam hiện nay là việc làm cần thiết.

Công nghệ số và ứng dụng công nghệ số trong doanh nghiệp

Theo nghĩa rộng, CNS là một trong các nhóm công nghệ chính của Cách mạng công nghiệp 4.0, với đại diện là công nghệ điện toán đám mây, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo, chuỗi khối, thực tế ảo…CNS hiểu theo nghĩa hẹp là một bước phát triển cao hơn, là bước phát triển tiếp theo của công nghệ thông tin, cho phép tính toán nhanh hơn, xử lý dữ liệu nhiều hơn, truyền tải dung lượng lớn hơn, với chi phí rẻ hơn.

Ứng dụng CNS trong DN là quá trình áp dụng công nghệ mới như: dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud), làm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty từ mô hình truyền thống sang DN số. Khi ứng dụng CNS vào trong DN, tổ chức sẽ mở ra những cơ hội đổi mới, sáng tạo trong cả một lĩnh vực chứ không đơn giản chỉ nâng cấp và hỗ trợ những phương pháp truyền thống. Bên cạnh đó, khi đưa các ứng dụng CNS vào DN sẽ giúp giảm thiểu kho lưu trữ các văn kiện, tài liệu… qua giấy tờ, sổ sách, từ đó, đảm bảo an toàn cho dữ liệu không bị hư hỏng, thất lạc và tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Đối với hoạt động điều hành, quản lý kinh doanh của DN, ứng dụng CNS mang lại những lợi ích to lớn như:

Một là, giúp phát triển mô hình kinh doanh và sáng tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu thị trường. Một DN muốn phát triển thì cần phải xác định tầm nhìn, chiến lược và mô hình kinh doanh. DN cần trả lời các câu hỏi như khách hàng của mình là ai? Giá trị của mình mang lại cho khách hàng là gì? Cách thức quản lý quan hệ với khách hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng là gì?... Các giải pháp CNS hiện nay cho phép DN giải quyết được các câu hỏi trên để hoàn thiện và phát triển mô hình kinh doanh. Với sự hỗ trợ của công nghệ, DN không những có thể thực hiện bán hàng theo các kênh vật lý truyền thống (offline) một cách hiệu quả hơn mà còn có thể triển khai đa dạng các kênh bán hàng trực tuyến (Online) bao gồm website thương mại điện tử, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, các kênh tiếp thị liên kết, mạng lưới cộng tác viên… Bán hàng đa kênh đang ngày trở thành một xu hướng tất yếu giúp DN tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, ứng dụng CNS giúp DN có khả năng tiếp cận khách hàng mà không chịu sự giới hạn về địa lý, giúp tương tác với các khách hàng ở xa và vươn tới thị trường rộng lớn hơn. Với các thuật toán xử lý dữ liệu, các công nghệ học máy, học sâu, trí tuệ nhân tạo, các nền tảng quảng cáo giúp phân tích và đánh giá được nhu cầu của khách hàng, qua đó kết nối với các DN có nhu cầu quảng bá, bán hàng để gợi ý cho các khách hàng. Các nền tảng số giúp quản trị hiệu quả các điểm chạm, đo đạc mức độ quan tâm, hài lòng của khách hàng, giúp tương tác, trả lời và giải quyết các yêu cầu của khách hàng, từ đó gia tăng trải nghiệm, nâng cao sự hài lòng của khách hàng cũng như khả năng tái sử dụng dịch vụ hoặc hiệu ứng lan toả của khách hàng.

Việc sử dụng các kênh trực tuyến kết hợp với những kỹ thuật “thử nghiệm nhanh” cũng giúp DN tối ưu việc thiết kế sản phẩm. Hình thức này giúp DN có thể cung cấp hình ảnh, đặc tính của sản phẩm trên website, fanpage... và tiếp nhận phản hồi của khách hàng để nhận biết sản phẩm nào đáp ứng thị hiếu của khách hàng, từ đó thiết kế, phát triển thêm những sản phẩm, dịch vụ mới. Không chỉ tối ưu doanh thu, chi phí, mở rộng thị trường, tập khách hàng, ứng dụng CNS còn là động lực thay đổi, sáng tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới hoặc thậm chí thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh, mô hình vận hành của DN.

Hai là, giúp nâng cao hiệu quả quản trị, sử dụng tài nguyên và khả năng ra quyết định. Ứng dụng CNS giúp tối ưu chi phí vận hành, đặc biệt là chi phí nhân sự. Với sự phát triển của công nghệ di động, 4G/5G… khả năng làm việc của con người tăng lên đáng kể và không còn bị ràng buộc bởi ván đề không gian, giúp tiết kiệm thời gian khi nhân viên có thể làm việc từ xa, mang lại hiệu quả lớn hơn cho DN và cả người lao động. Việc trao đổi thông tin, làm việc, cộng tác được thực hiện trên các môi trường số cũng giúp công việc được thực hiện một cách nhanh chóng hơn.

Không chỉ vậy, ứng dụng CNS có thể giúp DN tự động hóa quy trình, giảm thiểu nhân công tiến tới tối ưu chi phí vận hành. Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ học máy (ML), các hệ thống nhúng, các bộ vi xử lý trên các máy móc, thiết bị còn có thể tăng cường tự động hóa, thay thế các công việc của con người, thậm chí cả việc ra quyết định với các cách thức nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều lần, giúp giảm thiểu rủi ro, sai sót do yếu tố con người cũng như khả năng làm việc liên tục với cường độ cao.

Nhờ áp dụng CNS và phân tích dữ liệu vào hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo quản trị, lãnh đạo DN sẽ nắm bắt được các số liệu sản xuất, kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác nhất nhờ các hệ thống báo cáo tự động tổng hợp kết quả theo thời gian thực thay vì phải đợi hàng tuần, hàng tháng. Việc đưa ra quyết định dựa vào các chỉ số kinh doanh, phân tích tình huống để xác định các điểm rủi ro,... có trên hệ thống có thể cải thiện hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và gia tăng tính cạnh tranh của DN trên thị trường.

Thực trạng ứng dụng công nghệ số trong các doanh nghiệp Việt Nam

Hiện nay, cả nước có khoảng 870 nghìn DN đang hoạt động, với hơn 97% DN ở quy mô nhỏ và vừa. Những năm gần đây, hoạt động ứng dụng công nghệ số, cao hơn là chuyển đổi số trong DN đã diễn ra mạnh mẽ như một nhu cầu tự nhiên của rất nhiều DN nhằm đáp ứng sự thay đổi trong hoạt động quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh. Nhiều DN đã ứng dụng các giải pháp phần mềm vào hoạt động quản lý bán hàng, tiếp thị trực tuyến, quản lý kênh phân phối, quản trị kinh doanh hoặc tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới.

Báo cáo thường niên chuyển đổi số DN năm 2022 đã khảo sát thực trạng chuyển đổi số tại 1.000 DN có quy mô khác nhau, hoạt động trên nhiều lĩnh vực như: Công nghiệp chế biến, chế tạo; Nông, lâm nghiệp, thủy sản; Khai khoáng; Bán buôn và bán lẻ; Giáo dục đào tạo; Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ, Bất động sản... từ đó, đưa ra bức tranh tổng quát về thực trạng ứng dụng CNS, chuyển đổi số của các DN Việt Nam. Theo đó, đa phần DN đã có nhận thức và ý thức được sự cần thiết, tầm quan trọng của ứng dụng CNS đối với hoạt động quản lý, điều hành, tổ chức sản xuất, kinh doanh, có sự chuẩn bị về nguồn lực đầu tư, xây dựng kế hoạch, lộ trình cho chuyển đổi số. Có 48,8% DN đã từng sử dụng một số giải pháp công nghệ số; 35,3% DN đã số hoá dữ liệu, quy trình (chủ yếu đưa các dữ liệu, văn bản, giấy tờ từ “bản cứng” thành “bản mềm” lưu trữ trên hệ thống). Một tỷ lệ nhỏ DN (2,2%) đã làm chủ công nghệ, phần mềm quản lý để phân tích dữ liệu, tự động hoá để đưa ra các quyết định trong sản xuất kinh doanh, cho dù một số vẫn còn gặp khó khăn trong quá trình sử dụng công nghệ.

Các DN ứng dụng trước hết vào một số nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của DN như: hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng; Đồng thời, ứng dụng các công nghệ nhằm quản lý từng chức năng hoạt động riêng rẽ như: vận chuyển hàng hoá, kho hàng, bán hàng, nhân sự và kế toán… Trong đó, nghiệp vụ kế toán là nơi diễn ra mức độ chuyển đổi số cao hơn cả với trên 40% DN sử dụng CNS ở mức độ cao và thường xuyên.

Trong lĩnh vực quản trị nội bộ, điện toán đám mây là công cụ kỹ thuật được nhiều DN Việt Nam sử dụng nhất, với 60,6% DN, tăng 19,5% so với thời điểm trước đại dịch COVID-19; Tiếp theo là hệ thống hội nghị trực tuyến, hệ thống quản lý công việc và quy trình với xấp xỉ 30% số DN đã ứng dụng các công cụ này trước khi có đại dịch COVID-19 và xấp xỉ 19% số DN đã được sử dụng các công cụ này từ khi có dịch bệnh.

Bên cạnh những kết quả bước đầu, hoạt động ứng dụng CNS của các DN Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc, tiêu biểu như:

Một là, đa phần các DN có sự tự tin về kiến thức cho ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số nhưng gặp nhiều rào cản khi triển khai thực hiện. Báo cáo “Thực trạng Chuyển đổi số trong DN trong bối cảnh COVID-19 năm 2020 của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) thực hiện khảo sát trên 400 DN có quy mô vừa và và nhỏ cũng như quy mô lớn cho thấy, các rào cản chính đến chuyển đổi số DN bao gồm: Chi phí đầu tư vào chuyển đổi số còn cao 55,6%; Hạ tầng công nghệ thông tin hiện tại kém phát triển 38,9%; Khó khăn trong việc tiếp cận các giải pháp về rủi ro và an ninh mạng 33,9%; Nguồn lực chuyển đổi số còn hạn chế 32,3%; Tổ chức quản lý, quy trình nghiệp vụ, chuỗi cung ứng chưa được chuẩn hóa; Khó khăn trong việc tiếp cận thông tin về CNS 30,4%.

Kết quả khảo sát năm 2022 của Cục Phát triển DN cho thấy, chưa đến 40% các DN có ngân sách để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số từ mức trung bình đến đầy đủ; 43,3% DN có dự toán ngân sách đầu tư cho chuyển đổi số nhưng không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế; 20% DN hoàn toàn không có dự toán ngân sách đầu tư cho chuyển đổi số. Thực tế trên cho thấy, việc thiếu ngân sách dành cho ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số là thách thức phổ biến tại các DN Việt Nam, đặc biệt là DN nhỏ và vừa.

Hai là, hiện nay, các DN Việt Nam đang ứng dụng CNS một cách rời rạc, nhằm quản lý từng chức năng hoạt động riêng rẽ như: vận chuyển hàng hoá, kho hàng, bán hàng, nhân sự và kế toán mà thiếu đi sự kết nối mang tính đồng bộ. Trên thực tế, chỉ có khoảng 20-30% DN được khảo sát là có ứng dụng CNS trong một số nghiệp vụ một cách thường xuyên.

Ba là, nguồn nhân lực nội bộ chuyên trách để triển khai ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số trong DN còn thiếu và yếu. Cụ thể, 56,3% DN được khảo sát có dưới 03 nhân sự phụ trách lên kế hoạch, chiến lược chuyển đổi số, và 43,7% DN được khảo sát có dưới 03 nhân sự làm việc trong bộ phận công nghệ thông tin (IT). Các DN có nhu cầu hỗ trợ ở hầu như tất cả giai đoạn chuyển đổi số, từ giai đoạn nền tảng ban đầu của quá trình như chuẩn hoá các quy trình hoạt động của DN, xây dựng lộ trình chuyển đổi số cho đến giai đoạn triển khai thực hiện hay tiếp nhận các giải pháp công nghệ phục vụ chuyển đổi số. Tuy nhiên, điều kiện chung của đất nước chưa thể đáp ứng ngay trong thời gian ngắn.

Bốn là, quản lý rủi ro và an ninh mạng thực sự là mối lo ngại lớn của các DN, nhất là DN nhỏ và vừa trong quá trình ứng dụng CNS, chuyển đổi số. Nhiều DN chưa thực sự hiểu rõ các rủi ro khi thực hiện ứng dụng CNS, chuyển đổi số (bao gồm rủi ro về mặt chiến lược, rủi ro từ bên ngoài và bên trong DN). Việc thiếu quy trình kiểm tra, ra soát lỗ hổng trong hệ thống công nghệ thông tin, cũng như đánh giá rủi ro vẫn còn là hạn chế phổ biến của các DN Việt Nam trong quá trình chuyển đổi số.

Một số giải pháp cần thực hiện

Trong bối cảnh kinh tế đất nước gặp nhiều khó khăn do những biến động từ tình hình kinh tế, chính trị trên thế giới, khu vực và hậu quả do đại dịch COVID-19 để lại, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, tiến tới chuyển đổi số toàn diện trong sản xuất, kinh doanh vừa là cơ hội để các DN vượt qua khó khăn, đổng thời cũng là tiền để cho các DN nâng cao năng lực cạnh tranh, tự tin hội nhập và phát triển bền vững. Để đẩy mạnh hoạt động ứng dụng CNS trong các DN Việt Nam hiện nay cần chú trọng thực hiện một số nội dung giải pháp sau:

Thứ nhất, nâng cao nhận thức, năng lực triển khai ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số cho các DN. Đây là giải pháp quan trọng nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ hoạt động ứng dụng CNS trong các DN Việt Nam hiện nay. Thực tế cho thấy, nhiều DN chưa có kinh nghiệm về ứng dụng, khai thác công nghệ thì việc quyết định thực hiện chuyển đổi số như thế nào, lựa chọn các giải pháp nào là một rào cản rất lớn. Do đó, cần tăng cường các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nhận thức, năng lực triển khai ứng dụng CNS cho DN như: Đào tạo cơ bản qua hệ thống E-Learning; Tổ chức các buổi hội thảo, đào tạo trực tiếp và chuyên sâu; hướng dẫn tư vấn để DN tự đánh giá năng lực chuyển đổi số và xây dựng lộ trình chuyển đổi số; hỗ trợ DN xây dựng lộ trình chuyển đổi số…

Thứ hai, cung cấp đầy đủ thông tin về các giải pháp số cho DN. Các giải pháp số trên thị trường của các nhà cung cáp trong nước và quốc tế rất đa dạng và phong phú. Tuy nhiên, để xác định được đâu là giải pháp phù hợp với điều kiện, nhu cầu của cơ sở sản xuất kinh doanh không phải là đơn giản, nhất là các DN quy mô vừa và lớn cần các giải pháp công nghệ phức tạp và tốn kém chi phí. Do đó, cần có các cơ quan, tổ chức đóng vai trò như một kênh độc lập để đánh giá khách quan ưu, nhược điểm của các giải pháp công nghệ để các cơ sở sản xuất kinh doanh có đủ thông tin về các giải pháp CNS để quyết định lựa chọn, từ đó cung cấp đầy đủ thông tin, minh bạch và phân tích cho các DN trong quá trình chuyển đổi số về tất cả các khía cạnh trong chuyển đổi số như: về tính sẵn sàng, hiệu quả của giải pháp kinh doanh số, phân tích các công nghệ số, rủi ro, kinh phí đầu tư...

Thứ ba, hỗ trợ tài chính của DN trong quá trình triển khai ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số. Các dự án ứng dụng CNS có thể tốn nhiều chi phí đầu tư, trong khi năng lực tài chính của các DN Việt Nam, đặc biệt là DN nhỏ và vừa còn nhiều hạn chế. Chi phí triển khai ứng dụng CNS không chỉ bao gồm chi phí đầu tư thêm các công nghệ số, mà có thể phát sinh thêm các chi phí như: Chi phí thay đổi quy trình, đào tạo nhân sự để thích ứng với quy trình mới; Chi phí đầu tư cho hạ tầng công nghệ thông tin; Chi phí trong việc xây dựng hệ thống, đảm bảo an ninh, an toàn và phòng chống rủi ro... Do đó, bên cạnh sự chủ động của từng DN rất cần có sự hỗ trợ tài chính từ phía Chính phủ, các ngân hàng, tổ chức tài chính, tín dụng với những chính sách ưu đãi cụ thể.

Thứ tư, các DN cần chủ động xây dựng lộ trình ứng dụng CNS tiến tới chuyển đổi số toàn diện một cách khoa học, hiệu quả. Các dự án ứng dụng CNS có thể tác động đến mô hình hoạt động của DN, các quy trình, hoạt động cụ thể và có thể tác động đến cơ cấu tổ chức, nhân sự và văn hóa của DN, thói quen và cách làm việc của nhân viên. Do đó, để ứng dụng CNS thành công, các DN phải có sự đánh giá toàn diện về mức độ sẵn sàng, có lộ trình triển khai thực hiện một cách khoa học, bài bản.

Thứ năm, bảo đảm đủ số lượng, chất lượng nhân lực cho hoạt động ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số trong DN. Ứng dụng CNS đòi hỏi nguồn nhân lực trong các DN phải có sự thay đổi cả về số lượng và chất lượng. Đặc biệt, cần có bộ phận chuyên trách, chuyên sâu về CNS để phục vụ cho quá trình triển khai, duy trì hoạt động và phát triển các dự án ứng dụng CNS của DN. Do đó, các DN cần đặc biệt chú trọng thực hiện tốt các giải pháp đào tạo, phát triển nguồn nhân lực bám sát lộ trình ứng dụng công nghệ số, chuyển đổi số đã xây dựng.

Tựu chung, đẩy mạnh ứng dụng CNS tiến tới chuyển đổi số toàn diện trong các DN là xu thế tất yếu. Hoạt động này không chỉ cấp thiết ở hiện tại mà còn là vấn đề chiến lược lâu dài, bảo đảm cho sự phát triển ổn định, bề vững của mỗi DN. Muốn thực hiện được điều đó cần có sự kết nối giữa Chính phủ và DN, tạo chuyển biến về chất trong nhận thức và năng lực triển khai ứng dụng CNS của các DN.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Thông tin và Truyền thông (2021), Cẩm nang chuyển đổi số, Tái bản có chỉnh sửa, cập nhật, bổ sung năm 2021, NXB Thông tin và Truyền thông;
2. Cục Phát triển DN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư (2022) Báo cáo thường niên Chuyền đổi số DN 2021: Rào cản và nhu cầu chuyển đổi số;
3. Cục Phát triển DN, Bộ Kế hoạch và Đầu tư (2023) Báo cáo thường niên Chuyền đổi số DN 2022: Mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của DN Việt Nam;
4. Đinh Thị Thu Hiền (2022), “Thực trạng chuyển đổi số tại các DN Việt Nam”, Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 12/2022;
5. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (2020), Chuyển đổi số: Giải pháp giúp DN vượt qua đại dịch C0VID-9 và phát triển. http://vbis.vn/chuyen-doi-so-giai-phap-giup-doanh-nghiep-vuot- qua-covid-19-va-phat-trien.html