1. Đặt vấn đề

Để nâng cao chất lượng dịch vụ trong lĩnh vực logistics của công ty thì việc áp dụng công nghệ thông tin viễn thông là tất yếu. Việc ứng dụng này là một trong những cách giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong hoạt động và đáp ứng yêu cầu của các đối tác.

Tuy nhiên, do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, quá trình nghiên cứu và ứng dụng chưa thực sự hiệu quả. Vấn đề là các công ty cần biết cách khai thác, kết hợp công nghệ thông tin viễn thông vào từng quy trình của quản trị logistics.

2. Nội dung

2.1. Quản trị logistics

logistics là khoa học và nghệ thuật mà các sản phẩm cần thiết đến được nơi được cung cấp với số lượng và điều kiện thích hợp, tại đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu thị trường (Fundetec, 2008).

logisticss ngày càng quan trọng đối với các công ty vì nó là một chiến lược đối với họ, và nó cũng đang trở thành một yếu tố quan trọng để cải thiện sự cạnh tranh trong một thị trường (Anaya, 2000).

Từ những năm 1950 và 1960, logistics bắt đầu được coi là một lĩnh vực cá nhân hóa quản lý trong công ty, xuất hiện như một trong những hoạt động mà các công ty có thể đạt được những cải thiện đáng kể về năng suất.

Cho đến nay, logisticss được xem xét theo nghĩa rộng nhất, từ các chức năng cung cấp nguyên liệu và linh kiện cần thiết cho sản xuất; vị trí và sự di chuyển của nguyên vật liệu trong nhà máy sản xuất, vị trí lưu trữ, vận chuyển và phân phối sản phẩm cho khách hàng, v.v. (Casares, 2005).

2.2. Công nghệ thông tin viễn thông

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin viễn thông đã phát triển mạnh mẽ, thâm nhập vào xã hội, dẫn đến nhiều thay đổi về lối sống, các mô hình tiêu dùng và mối quan hệ giữa các cá nhân, doanh nghiệp hoặc công chúng quản trị, tổ chức sản xuất, phân phối sản phẩm.

Sự kết hợp ngày càng tăng của công nghệ thông tin, viễn thông trong tất cả các lĩnh vực cả xã hội và kinh tế đã đóng góp vào sự phát triển của xã hội, được nhiều tác giả mô tả là cuộc cách mạng của thế kỷ 21 (Berumen và Arriaza, 2008).

Sự ra đời của công nghệ thông tin viễn thông trong lĩnh vực logistics đã cho phép cải tiến trong quản lý, kiểm soát và giám sát liên tục hàng hóa tại thời gian bảo quản khác nhau hoặc trong các giai đoạn vận chuyển khác nhau, từ thời điểm sản xuất hoặc xuất xứ đến điểm tiêu dùng cuối cùng.

2.3. Công nghệ thông tin viễn thông tác động đến hoạt động logistics của công ty

Nền kinh tế thế giới ngày nay có sự cạnh tranh mạnh mẽ, sự thay đổi liên tục và không thể đoán trước của thị trường. Bên cạnh đó, sự đa dạng sản phẩm của các công ty không ngừng tăng lên, gây thêm khó khăn khi quản lý dòng thông tin xuyên suốt trong chuỗi cung ứng. Do đó, các công ty buộc phải đưa ra các công nghệ mới để dễ dàng quản lý hoạt động logisctic (Ngai et al., 2007).

Qua đó, có thể khẳng định rằng tất cả các công ty đều tiếp xúc với sự phát triển của công nghệ thông tin viễn thông, ứng dụng của nó rõ ràng ở mọi cấp độ của chuỗi cung ứng, bao gồm cả giao tiếp với nhà cung cấp, nhà sản xuất, trong mối quan hệ với khách hàng (Beig và cộng sự, 2012 ), cũng như về quản lý logistics toàn cầu, đặc biệt là về điều phối phân phối, thiết kế sản phẩm, sản xuất, mua sắm và tồn kho (Huang và cộng sự, 2001).

Theo một số nhà nghiên cứu, CNTT đã và đang là cơ sở hạ tầng thiết yếu trong khả năng cạnh tranh và hợp tác giữa các công ty, có tác động tích cực đến hoạt động của logistics (Zhao và Xie, 2002; Yee, 2005), về việc đạt được lợi thế cạnh tranh (Spalding, 1998), nâng cao chất lượng quy trình thực hiện của doanh nghiệp; gia tăng sự hài lòng và gắn kết mối quan hệ (Devaraj và Kohli, 2000).

Ngoài ra, công nghệ thông tin viễn thông đã hỗ trợ các công ty trong việc cải thiện các quy trình logistics bằng cách ứng dụng các hệ thống phần mềm vào quản lý như sau:

Hỗ trợ trong quản lý nguồn cung cấp

Quản lý cung ứng là rất quan trọng để đạt được thành công trong việc giảm chi phí của chuỗi giá trị (INSTITUTO ARAGONÉS DE FOMENTO, 2016). Hoạt động này bao gồm việc lựa chọn và quản lý nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng giá cả và các điều khoản mua hàng và mua hàng hóa và chất lượng. Để giữ cho việc lập kế hoạch của toàn bộ chuỗi cung ứng của một công ty được đồng bộ hóa, dự báo nhu cầu được lặp ra với các mục tiêu như sau:

- Cải thiện tính khả dụng, thông qua việc sửa đổi và kiểm soát nhu cầu.

- Cải thiện dự đoán.

- Kiểm soát mức tồn kho để giảm ảnh hưởng của nhu cầu cao điểm.

- Bổ sung cho việc đánh giá sau khuyến mãi.

- Cải thiện quy trình thực hiện đơn hàng bằng cách giảm chu kỳ lập kế hoạch.

Hỗ trợ quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là một quá trình thuộc chức năng logistics của công ty, chịu trách nhiệm về việc tiếp nhận, lưu trữ và di chuyển nguyên vật liệu, hoặc nguyên liệu thô, bán thành phẩm, thành phẩm trong nhà kho đến điểm tiêu thụ bất kỳ (INSTITUTO ARAGONÉS DE FOMENTO, 2016).

Các hệ thống quản lý kho hàng (EMS) đã được áp dụng trong các doanh nghiệp. Một số lợi thế thu được như sau:

- Tiết kiệm sức lao động.

- Giảm chu kỳ chuẩn bị.

- Độ tin cậy cao.

- Kiểm soát hàng tồn kho.

- Tiết kiệm không gian.

Trong số các công nghệ thông tin viễn thông khác nhau liên quan đến quản lý kho hàng, có thể kể đến công nghệ RFID (radio tần số, thiết bị đầu cuối di động, EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử),…

Hỗ trợ quản lý tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một trong những hoạt động cơ bản trong quản lý của chuỗi cung ứng.

Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là giảm đến tối thiểu mức tồn kho và để đảm bảo cung cấp sản phẩm (nguyên liệu thô, sản phẩm dở dang hoặc thành phẩm) vào đúng thời điểm, cho dù đó là khu vực sản xuất của công ty hay khách hàng cuối cùng. Mặt khác, việc lựa chọn nhà cung cấp của công ty là rất quan trọng, cụ thể về giá cả, khả năng thanh toán và khả năng đáp ứng thời gian giao hàng, đặc biệt là với kỹ thuật quản lý Just in time (JIT), tức là nhận hàng tại thời gian chính xác khi công ty cần nó. Hệ thống này ưu tiên cho sự hài lòng của khách hàng và nhu cầu của họ, có thể ảnh hưởng đến cách sản phẩm được sản xuất, chế biến và phân phối.

Hỗ trợ quản lý và phân phối đơn hàng

Quản lý và phân phối đơn hàng được coi là một phần của quản lý khách hàng, nó bao gồm việc thực hiện các hoạt động phát sinh từ việc hoàn thành các đơn đặt hàng yêu cầu.

Thương mại điện tử (e-commerce) đòi hỏi logistics điều chỉnh các quy trình của nó. Cũng giống như loại hình giao dịch này cho phép nhập lệnh trực tuyến, nó cũng yêu cầu xử lý và phản hồi các yêu cầu theo phương thức điện tử, an toàn và hiệu quả. Để làm được như vậy, công ty phải có hệ thống công nghệ thông tin mạnh để xử lý thông tin nhanh chóng, giảm đáng kể thời gian hoạt động.

2.4. Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, viễn thông cho các quy trình của hoạt động logisticss

Trong những nghiên cứu trước đây, các tác giả đã từng đưa ra khá nhiều giải pháp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin viễn thông vào hoạt động logistics của công ty. Tuy nhiên, trong phạm vi bài viết này, tác giả chỉ tập trung đề xuất giải pháp nhằm khai thác ứng dụng công nghệ thông tin viễn thông một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp như sau:

Trước tiên, chìa khóa để đạt được lợi thế cạnh tranh và quản lý tốt kho hàng là tính linh hoạt, tốc độ, độ chính xác và tính tức thời của thông tin, có thể dễ dàng thu được bằng cách sử dụng các công nghệ khác nhau:

- Nhận dạng tự động và Thu thập dữ liệu (AIDC) kết hợp với Hệ thống quản lý kho hàng (WMS). WMS cung cấp cho người dùng cái nhìn thời gian thực về chuỗi cung ứng của một công ty, với mục đích cải thiện khả năng kiểm soát, quá trình ra quyết định và mức độ dịch vụ khách hàng.

- Nhà kho phải được cấu trúc và phân loại phù hợp, và nơi cất giữ sản phẩm phải được xác định và định vị rõ ràng. Có một số phương pháp xác định và định vị sản phẩm thường được sử dụng là mã vạch và nhãn RFID (Nhận dạng tần số vô tuyến) thông minh. Với công nghệ RFID, tất cả các giai đoạn của chuỗi cung ứng có thể được kết nối, từ quá trình sản xuất đến phân phối. Hệ thống này cải thiện dịch vụ chất lượng và sắp xếp hợp lý việc phân phối các đơn đặt hàng của khách hàng (FUNDETEC, 2008).

Một quá trình quan trọng khác trong kinh doanh là mối quan hệ với khách hàng. Công nghệ thông tin viễn thông có thể quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn những thông tin liên quan đến khách hàng. Hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) là một chiến lược tập hợp các quy trình và công cụ cho phép các công ty cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng doanh thu của họ. Hệ thống này cho phép bạn phân tích, phân loại và dự đoán nhu cầu của khách hàng.

Liên quan đến hệ thống phân phối, công nghệ thông tin viễn thông triển khai trên hệ thống cross-docking. Đây là một hệ thống phân phối trong đó hàng hóa không được lưu trữ trong trung tâm phân phối, mà vẫn cho phép thực hiện các chức năng tiếp nhận và gửi hàng.

4. Kết luận

Lĩnh vực logisticss được coi là một trong những lĩnh vực hàng đầu từ quan điểm công nghệ, vì nó có mức độ thâm nhập cao của các giải pháp công nghệ thông tin viễn thông (FUNDETEC, 2010). Hệ thống công nghệ thông tin viễn thông đã tạo ra những thay đổi tích cực trong các công ty vì nó cải thiện việc quản lý, kiểm soát và giám sát hàng hóa trong kho. Hiệu quả kinh doanh được tăng lên và giảm thiểu sai sót. Do đó, việc ứng dụng các hệ thống này trong các công ty là một yếu tố rất quan trọng để thành công và giữ được khách hàng trung thành với công ty.

 Tài liệu tham khảo:

1. Anaya T, J. J. (2008). Warehouses; Analysis, design and organization. ESIC EDITORIAL, 98(4), 95-154.
2. Berumen, S. & Arriaza Ibarra, K. (2008). Evolution and development of ICT in the economy of the Edition: First, Spain: Ecobook. DOI:10.13140/RG.2.1.3044.0088.
3. Beig, M., Pourhasomi, M., and Ghorbanzar, Y. (2012). The role of information technology and customer relation management in the supply chain. Interdisciplinary Journal of Contemporary Research in Business, 4(8), 570-578.
4. Devaraj, ,  and  Kohli,  R. (2000).  Information  technology  payoff  in  the  health-care  industry:  A longitudinal study. Journal of Management Information Systems, 76(4), 41-67. 
5. Fundetec, R. (2010). Sector analysis of ICT implementation in Spanish SMEs. ILE  Solutions, 78(6), 88-101.
6. Fundetec, R. (2008). White Paper on ICT in the Transport and logisticss Sector. Supply Chain Management. 55(8), 323–399
7. Huang, ,  Kwan,  I.,  and  Hung,  Y. (2001).  Planning  enterprise  resources  by  use  of  a  reengineering approach to build a global logisticss management system. Industrial Management & Data Systems, 101(9), 483-491.
8. Lancioni, Richard & Smith, Michael & Oliva, Terence. (2000). The Role of the Internet in Supply Chain Management. Industrial Marketing Management, 29, 45-56. DOI: 10.1016/S0019-8501(99)00111-X.
9. Ngai, T., Cheng, T., Au, S., and Lai, K. (2007). Mobile commerce. Decision support system, 43(62-76).
10. Instituto Tecnológico De Aragón. (2016). Planificación avanzada aplicada a la producción,el transporte y la logística. Retrieved from: http://www.itainnova.es/competencias/tics-para-la-logisticsa/planificacion-avanzada.
11. Spalding, (1998).  Transportation industry takes  the right-of-way  in  the  supply  chain.  ILE  Solutions, 30(7), 8-24.
12. Zhao, X., and Xie, J. (2002). The impact of information sharing and  ordering co-ordination on supply chain performance. Supply Chain Management, 7(1), 24.

(*) ThS. Trần Thị Minh Quyên, Khoa Kinh tế - Quản trị, Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai/tapchicongthuong.vn