Một trong những yêu cầu đặt ra là sự trung thực, tin cậy của thông tin trên báo cáo tài chính của đơn vị, trong đó có báo cáo bộ phận. Báo cáo bộ phận là sản phẩm của kế toán quản trị cung cấp thông tin cho nhà quản trị phục vụ cho việc ra quyết định. Đây là kênh thông tin cần thiết cho nhà quản trị giúp cho việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Những vấn đề chung về báo cáo bộ phận

Khái niệm và bản chất của báo cáo bộ phận

Nghiên cứu về báo cáo bộ phận (BCBP) trên thế giới có rất nhiều tác giả quan tâm. Ijiri (1995) đã đưa ra quan điểm: “BCBP là các số liệu tài chính riêng của các đơn vị, công ty con, hoặc những bộ phận khác nhau của một công ty”. Cùng với quan điểm này, Albrecht và cộng sự (2000) cho rằng “BCBP là báo cáo các bộ phận hoạt động của một công ty trong việc trình bày kèm theo báo cáo tài chính của nó”.

Alfonso và cộng sự (2012): “BCBP là báo cáo về các thông tin tài chính theo bộ phận, lĩnh vực kinh doanh và các khu vực địa lý khác nhau của doanh nghiệp (DN) nhằm hỗ trợ người sử dụng báo cáo tài chính hiểu rõ tình hình hoạt động các năm trước; đánh giá đúng những rủi ro và lợi ích kinh tế của DN; đưa ra những đánh giá hợp lý về DN”.

Từ các quan điểm trên cho thấy, BCBP là báo cáo quản trị được lập theo yêu cầu quản trị DN, không nhất thiết phải tuân thủ theo hệ thống pháp lý về kế toán. Vì vậy, thông tin báo cáo bộ phận cung cấp không đòi hỏi giá trị pháp lý mà giúp các cấp quản trị trong nội bộ DN thực hiện điều hành, quản lý DN đạt được mục tiêu đã định.

BCBP là báo cáo kế toán, cung cấp thông tin kinh tế tài chính gắn với chức năng quản lý giúp cho doanh nghiệp kiểm soát nguồn lực, đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp. BCBP phải đảm bảo được yêu cầu cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời và phù hợp theo từng đối tượng sử dụng thông tin với một chi phí xử lý tối thiểu.

Báo cáo bộ phận bao gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo thường xuyên. Số lượng báo cáo tùy thuộc vào yêu cầu quản lý nội bộ. Các BCBP thường gặp là báo cáo về từng loại hàng tồn kho, từng loại tài sản cố định, từng khoản đầu tư... hay kết quả doanh thu, chi phí, hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng nghành hàng, từng bộ phận kinh doanh, từng lĩnh vực kinh doanh… giúp nhà quản trị DN đưa ra được các quyết định kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Vai trò của báo cáo bộ phận

Vai trò của BCBP tương ứng với từng chức năng của nhà quản trị như: lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Các nhà quản trị sử dụng thông tin kế toán quản trị vào mục đích kiểm soát, phân tích kết quả hoạt động của từng bộ phận cũng như toàn DN để đưa ra các quyết định phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

Báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch.

Thông tin do BCBP cung cấp rất quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của nhà quản trị. Kế hoạch mà người quản lý đưa ra thường có dạng là dự toán ngân sách, báo cáo bộ phận phải trên cơ sở đã ghi chép, tính toán, phân tích chi phí, doanh thu, lợi nhuận, kết quả từng loại hoạt động, từng sản phẩm… lập các bảng dự toán chi phí, doanh thu, lợi nhuận, dự toán vốn… cung cấp thông tin dự kiến tương lai nhằm mục đích phát triển DN.

Báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện.

Cung cấp thông tin cho việc xây dựng và phát triển cơ cấu nguồn lực hợp lý trong DN và những thông tin phát sinh hàng ngày (thông tin thực hiện). Thông tin do BCBP cung cấp có tác dụng phản hồi về hiệu quả và chất lượng của các hoạt động đã và đang thực hiện  giúp nhà quản trị có thể kịp thời điều chỉnh, tổ chức lại hoạt động của mình.

Báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho quá trình kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Để giúp nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát, kế toán quản trị sẽ cung cấp các báo cáo thực hiện, để so sánh những số liệu thực hiện so với kế hoạch hoặc dự toán, liệt kê tất cả các sự khác biệt và đánh giá việc thực hiện. Các báo cáo này như một hệ thống thông tin phản hồi để nhà quản trị biết được kế hoạch đang thực hiện, đồng thời nhận diện các vấn đề hạn chế cần có sự điều chỉnh, thay đổi nhằm hướng hoạt động của tổ chức về mục tiêu xác định.

Báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định.

Chức năng ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có sự chọn lựa thích hợp trong nhiều phương án khác nhau được đưa ra. Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin và phần lớn thông tin đều do kế toán quản trị cung cấp thông qua hệ thống BCBP nhằm phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị.

Như vậy, BCBP tạo nên một kênh thông tin quản trị hữu ích đối với nhà quản trị trong môi trường sản xuất kinh doanh, khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin ngày càng thay đổi. BCBP rất cần thiết cho nhà quản lý trong việc kiểm soát, phân tích kết quả hoạt động của các bộ phận, đánh giá kết quả của bộ phận cũng như kết quả của toàn DN.

Mối quan hệ giữa báo cáo bộ phận với kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp

Nhu cầu cung cấp thông tin về báo cáo bộ phận phục vụ kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp

Thông tin kế toán quản trị là cơ sở để đưa ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của DN. DN với quy mô càng lớn nhu cầu thông tin sẽ càng nhiều. Nhu cầu về thông tin phụ thuộc vào từng nhà quản trị nhưng nó đều được sử dụng trong điều hành thường nhật đến việc hoạch định các chiến lược phát triển của DN. Trong một DN, trách nhiệm quản trị được phân chia thành nhiều cấp độ khác nhau, thông thường có ba cấp quản trị đó là: Nhà quản trị cấp cao, cấp trung gian và cấp cơ sở. Tùy vào trách nhiệm của người sử dụng thông tin ở các cấp độ khác nhau thì nhu cầu thông tin cũng khác nhau.

Đối với nhà quản trị cấp cao: Nhà quản trị cấp cao trong DN là người hoạch định chiến lược cho sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp, phân bổ các nguồn lực sản xuất kinh doanh cũng như kiểm soát và chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của toàn bộ tổ chức. Vì vậy, nhu cầu thông tin ở cấp độ này thường mang tính tổng hợp (từ các bộ phận) và hướng đến thông tin chiến lược phát triển, thông tin hoạt động chung của toàn DN.

Đối với nhà quản trị cấp trung gian (trưởng phòng, ban, ngành…). Đây là cấp giữa có thể có nhiều cấp, điều này phụ thuộc vào loại hình tổ chức của DN, người làm quản trị ở cấp này là các trưởng, phó các phòng ban, quản đốc các phân xưởng… Tại cấp này, nhà quản trị vừa phải kiểm soát lĩnh vực chuyên trách có liên quan đến các bộ phận cấp cơ sở vừa chịu trách nhiệm báo cáo với nhà quản trị cấp cao. Nhu cầu thông tin ở cấp trung gian hướng đến thông tin kế hoạch bộ phận và thông tin hoạt động bộ phận.

Đối với nhà quản trị cơ sở (tổ trưởng, đội trưởng đội sản xuất, trưởng bộ phận…): Nhà quản trị cấp cơ sở quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động diễn ra trong kỳ quá khứ và hiện tại của DN và hông tin kết quả thực hiện mọi hoạt động trong DN như: Thông tin doanh thu, chi phí thực hiện chi tiết cho từng sản phẩm, từng phân xưởng, bộ phận bán hàng, đại lý, đối tượng khách hàng... Thông tin ở cấp độ quản trị này là thông tin rất chi tiết theo từng công đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh, theo chu kỳ tạo ra giá trị, phản ánh chi tiết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày tại DN. Ngoài ra, tùy vào từng loại hình cũng như quy mô của DN, nhà quản trị cấp cơ sở còn có thể phải kiểm soát hoạt động tại bộ phận quản lý bằng cách sử dụng các bảng định mức, bảng dự toán nhằm đối chiếu, so sánh với kết quả thực hiện từ đây đưa ra những phương hướng điều chuyển chung cho hoạt động tại bộ phận cơ sở.

Như vây, nhu cầu cung cấp thông tin về báo cáo bộ phận rất cần thiết cho nhà quản lý trong việc kiểm soát, phân tích kết quả hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đánh giá thành quả bộ phận và người quản lý ở từng bộ phận cũng như trên phạm vi toàn DN. Từ đó, nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp khắc phục, các phương án hoạt động cũng như các quyết định kinh tế phù hợp trong hoạt động DN.

Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý ảnh hưởng đến báo cáo bộ phận

BCBP gắn liền với phân cấp quản lý của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức của DN. Cơ cấu tổ chức quản lý đề cập đến sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn cho các đơn vị thành viên, các bộ phận cấu thành trong một đơn vị và sự thiết lập mối liên hệ giữa các đơn vị, bộ phận. Cơ cấu tổ chức quản lý được thể hiện qua sơ đồ tổ chức và phải phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đóng góp tích cực vào kiểm soát các hoạt động.

Như vậy, đặc điểm quản lý của tổ chức có ảnh hưởng lớn đến việc xây dựng nội dung và kết cấu của BCBP. Với các DN có hệ thống quản lý chủ yếu dựa trên nền tảng chuyên môn hoá sâu theo từng bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh thì báo cáo bộ phận được xây dựng theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế-tài chính theo từng bộ phận chuyên môn hoá để phục vụ hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định của từng nhà quản lý ở từng cấp quản trị.

Hệ thống báo cáo bộ phận

 Tùy theo yêu cầu quản lý của DN, xây dựng hệ thống BCBP có thể khác nhau về số lượng, biểu mẫu, chỉ tiêu, kết cấu. Căn cứ vào nhu cầu thông tin của các cấp quản lý, hệ thống báo cáo bộ phận được chia làm 3 nhóm:

Nhóm 1: Báo cáo dự toán và định mức.

- Báo cáo dự toán phục vụ cho chức năng lập kế hoạch, định hướng hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp các thông tin định hướng, các chỉ tiêu dự toán giúp DN chuẩn bị các điều kiện đảm bảo và tổ chức triển khai thực hiện các lĩnh vực hoạt động của mình. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch hoạt động kinh doanh của DN.

- Báo cáo định mức, định mức chi phí là sự ước lượng chi phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Chi phí tiêu chuẩn được thiết lập cho từng khoản mục chi phí sản xuất dựa trên lượng tiêu chuẩn và giá tiêu chuẩn của mỗi nhân tố đầu vào. Dựa vào chi phí tiêu chuẩn, kế toán quản trị sẽ xác định dự toán chi phí sản xuất dựa trên mức hoạt động dự kiến và sử dụng nó làm chuẩn mực để đối chiếu với chi phí thực tế.

Nhóm 2: Báo cáo kết quả thực hiện.

Báo cáo kết quả thực hiện theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch của hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Theo dõi và tổng hợp các số liệu doanh thu, chi phí, lợi nhuận cũng như sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ... Hệ thống báo cáo kết quả thực hiện cung cấp thông tin về tình hình thực hiện của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở để phân tích, kiểm soát, đánh giá điều chỉnh tình hình thực hiện.

Nhóm 3: Báo cáo kiểm soát, đánh giá và ra quyết định.

Hệ thống báo cáo này phản ánh các thông tin chênh lệch giữa thực hiện với dự toán, các nguyên nhân gây nên sự chênh lệch để nhà quản trị DN tìm cách kiểm soát, đánh giá tình hình cũng như tìm cách khắc phục. Báo cáo kiểm soát và phân tích được lập cho toàn công ty và cho từng bộ phận. Căn cứ lập báo cáo kiểm soát và phân tích là dựa vào số liệu trên các báo cáo dự toán, báo cáo thực hiện, sổ chi tiết và tổng hợp của các khoản mục để lập báo cáo kiểm soát và phân tích. Nhóm báo cáo kiểm soát, đánh giá và ra quyết định thường bao gồm: Báo cáo kiểm soát, đánh giá và ra quyết định của doanh thu, chi phí, lợi nhuận, đầu tư.

Ngoài những báo cáo kế toán trên, tùy vào mục đích và yêu cầu quản lý cụ thể từng DN, từng cấp quản lý mà kế toán quản trị thiết kế các BCBP liên quan khác phù hợp với cấu trúc tổ chức của DN.

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo bộ phận

Thứ nhất, ngành nghề, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của DN. Việc cung cấp báo cáo bộ phận giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin như: nhà quản trị, nhà đầu tư, cơ quan quản lý... có thể xem xét kiểm soát, đánh giá hiệu quả kinh doanh của đơn vị một chính xác, hiệu quả hơn. Tùy thuộc ngành nghề, lĩnh vực hoạt động DN, báo cáo bộ phận được lập theo các hình thức khác nhau, nhằm giúp cho các nhà quản trị có thể xem xét thông tin từ nhiều hướng. Bên cạnh đó, mức độ minh bạch thông tin cung cấp cho các đối tượng bên ngoài còn phụ thuộc quan điểm, mục đích nhà quản trị.  Điều này ảnh hưởng tới báo cáo bộ phận tại các DN.

Thứ hai, quy mô DN. Quy mô DN cũng ảnh hưởng lớn đến báo cáo cáo bộ phận, những DN quy mô nhỏ thường có xu hướng không lập báo cáo bộ phận vì việc lập báo cáo bộ phận không đem lại hiệu quả cho các nhà quản trị. Đối với DN quy mô lớn, do nhu cầu cần phân tích, ra quyết định của nhà quản trị cấp cao, nên các nhà quản trị có xu hướng lập báo cáo bộ phận chi tiết hơn theo từng cấp độ quản lý hay từng khu vực cụ thể. Do xu thế hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp lớn cần cung cấp báo cáo bộ phận theo chuẩn mực, quy định kế toán quốc tế, vì thế báo cáo bộ phận được lập tại các DN này một cách chi tiết và đầy đủ hơn.

Thứ ba, đặc điểm tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh của DN. Đối với DN  hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau thì BCBP được xây dựng với nội dung khác nhau để phù hợp nhu cầu sử dụng của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán. Tùy thuộc đặc điểm sản xuất kinh doanh, DN lựa chọn hình thức báo cáo bộ phận phù hợp như: Báo cáo bộ phận theo phân xưởng, sản phẩm, khu vực bán hàng, vị trí địa lý... Đối với DN có cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều cấp độ, BCBP được xây dựng theo từng cấp độ khác nhau phù hợp yêu cầu quản trị. BCBP của cấp độ càng cao thì càng giảm tính chi tiết và khái quát cao hơn.

Thứ tư, đặc điểm nguyên tắc, phương pháp kế toán áp dụng tại đơn vị. BCBP được xây dựng trên cơ sở số liệu kế toán, do vậy việc DN áp dụng nguyên tắc, phương pháp kế toán trong hạch toán có ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống BCBP. Việc phân loại doanh thu, chi phí một cách khoa học, hợp lý góp phần giúp DN thuận tiện trong thu thập thông tin và cung cấp thông tin. Bên cạnh đó, phương pháp hạch toán ảnh hưởng lớn đến cung cấp thông tin trên báo cáo, DN hạch toán càng chi tiết thì việc lập báo cáo bộ phận thuận tiện, đáp ứng yêu cầu nhà quản trị trong việc sử dụng, phân tích thông tin và đưa ra quyết định.  

Tài liệu tham khảo:

1.Bùi Thị Thu Hương (2011), Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thức ăn chăn nuôi ở Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà Nội;

2.Lê Hoàng Phúc (2014), Vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế để hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Trường Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh;

3.Albrecht, W.S and Sack, R.J (2000), Accounting Education Chaeting the Course through a Peribus, American AccountingAssociation;

4.Alfonso, Elio, PhD; Hollie, Dana, PhD;Yu, Shaokun Carol, PhD (2012), “Managers' Segment Financial Reporting Choice: An Analysis Of Firms' Segment Reconciliations”.

(*) ThS. Lê Thị Mỹ Dung - Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Hồng Đức.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 2 tháng 5/2021.