Một số mô hình chi phí chất lượng phổ biến

Các nhà quản lý chất lượng khi nghiên cứu mối quan hệ giữa các loại chi phí chất lượng đã đưa ra các mô hình mô tả xu hướng biến đổi giữa các loại chi phí này. Trong đó, có hai mô hình được sử dụng phổ biến, đó là mô hình chi phí chất lượng truyền thống và mô hình chi phí chất lượng hiện đại.

Mô hình chi phí chất lượng truyền thống

Mô hình truyền thống cho thấy, mức chất lượng phù hợp ở 0% thì chi phí thiệt hại F là 100%. Khi doanh nghiệp (DN) chú ý đến hoạt động phòng ngừa P và thẩm định A thì mức chất lượng phù hợp tăng và chi phí chất lượng giảm đến mức tối ưu (Min). Nếu DN tiếp tục tăng chi phí phòng ngừa và thẩm định quá mức thì chi phí thiệt hại giảm dần về lỗi zero và mức chất lượng phù hợp tăng dần đến 100% nhưng chi phí chất lượng tăng mạnh. Như vậy, trong mô hình tồn tại điểm chất lượng tối ưu và luôn có quy luật đánh đổi giữa chi phí thiệt hại và chi phí phòng ngừa, thẩm định.

Mô hình truyền thống gợi ý rằng, muốn có mức chất lượng thì DN phải chi cho các hoạt động phòng ngừa, đánh giá/thẩm định. Song hạn chế của mô hình này là không khuyến khích các DN nỗ lực cải tiến chất lượng. Một trong những mục tiêu quan trọng của DN là tối đa hoá lợi nhuận. Chi phí chất lượng là một khoản chi phí nên DN luôn có xu hướng tối thiểu hoá chi phí để tăng lợi nhuận. Do đó, DN chỉ cố gắng đến mức chi phí chất lượng tối ưu.

Mô hình truyền thống chỉ mang tính lý thuyết, phù hợp trong môi trường sản xuất kinh doanh tĩnh với một mô hình sản xuất cố định theo thời gian.

Mô hình chi phí chất lượng hiện đại

Trong thực tế, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, quy trình sản xuất và phát triển của lực lượng sản xuất mối quan hệ giữa các chi phí chất lượng mang tính động. Do vậy, các nhà nghiên cứu chi phí chất lượng đã đưa ra mô hình chi phí chất lượng hiện đại.

Mô hình chi phí chất lượng hiện đại, phản ánh hiệu ứng của đường cong kinh nghiệm. Mô hình này cho thấy, DN chỉ đạt chi phí chất lượng tối ưu khi mức chất lượng phù hợp 100%. Tại mức chất lượng phù hợp 0% chi phí thiệt hại tối đa làm chi phí chất lượng cực đại, song khi DN chú ý đến hoạt động phòng ngừa,đánh giá thì chi phí thiệt hại giảm mạnh làm chi phí chất lượng giảm. Và thực tế chứng minh rằng, khi DN tiến hành các hoạt động phòng ngừa và đánh giá/thẩm định thì lúc đầu chi phí đánh giá/thẩm định tăng, tuy nhiên cùng với sự cải tiến và đào tạo chất lượng thì chi phí đánh giá/thẩm định lại giảm dần, chi phí phòng ngừa tăng nhẹ. Nếu DN giữ ổn định và duy trì các hoạt động phòng ngừa, đánh giá ổn định trong thời gian dài thì chi phí chất lượng giảm xuống mức tối ưu. Điều này khuyến khích các DN nỗ lực cải tiến chất lượng toàn diện và thực thi chương trình chi phí chất lượng nhằm đem lại lợi ích lâu dài trong tương lai. Mô hình chi phí chất lượng hiện đại phù hợp với nền kinh tế thị trường ngày nay.

Vai trò của việc áp dụng chi phí chất lượng

Chi phí chất lượng là một phương pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý chất lượng

Trong các hệ thống kế toán tài chính truyền thống, chi phí chất lượng thường lẩn khuất đâu đó trong các chi phí khác. Chẳng hạn, chi phí chứng nhận thiết kế thường trong chi phí quản lý chung, hàng tồn kho bao gồm cả chi phí làm lại, chi phí bảo hành trong chi phí dịch vụ… Do đó, việc đo lường hiệu quả quản lý chất lượng trở nên khó thực hiện.

Chi phí chất lượng là thước đo chính xác sự cố gắng về chất lượng. Việc không làm đúng ngay từ đầu gây lãng phí các nguồn lực như nguyên vật liệu do sai hỏng, nhân công để làm lại sản phẩm, thời gian, máy móc… Trong khi, lợi nhuận = doanh số -(tổng đầu vào + tổng lãng phí). Việc không làm đúng làm tổng lãng phí tăng, trong khi đó chất lượng sản phẩm giảm làm doanh số bán ra giảm sút do mất uy tín, thị phần. Điều này có thể làm doanh số giảm từ 35%-40% hay chi phí chất lượng tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận DN giảm mạnh.

Việc áp dụng chi phí chất lượng cụ thể là chi cho các hoạt động phòng ngừa, đánh giá cùng với các nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong DN từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đưa sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và dịch vụ sau bán. Việc thực hiện các chương trình chẳng hạn Six Sigma, Kaizen, 5S cũng góp phần làm giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực. DN sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ; giảm chi phí chất lượng và chi phí nói chung; hạ giá thành. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trường chỉ khi đảm bảo được sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lượng và chi phí. Chất lượng chỉ có thể chấp nhận được với chi phí thấp nhất. Điều này góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của DN.

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lượng là doanh thu/chi phí chất lượng (1), lợi nhuận/chi phí chất lượng (2), chi phí chất lượng/tổng chi phí (3). Việc áp dụng chi phí chất lượng cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng, các chỉ tiêu (1), (2) tăng, chỉ tiêu (3) giảm chứng tỏ hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả.

Chi phí chất lượng là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các chỉ tiêu hành động

Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa, thẩm định/đánh giá, thiệt hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong DN cung cấp cho ban lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động chưa có hiệu quả,chất lượng kém. Cụ thể là các khu vực có chi phí thiệt hại lớn được thể hiện qua chỉ tiêu: Chi phí thiệt hại/chi phí chất lượng được tính cho từng khu vực để xác định xem % chi phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí chất lượng trong toàn DN. Như vậy, chi phí chất lượng góp phần phát hiện hiện tượng của vấn đề chất lượng, đòi hỏi các công cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đồng thời tạo ra sức ép cho việc soạn thảo thành công một chương trình cải tiến chất lượng.

Chi phí chất lượng nâng cao nhận thức, sự cam kết
và tạo văn hoá chất lượng trong doanh nghiệp

Việc thu thập chi phí chất lượng cung cấp những con số, chỉ tiêu cụ thể chính xác và công bố trong toàn DN tác động làm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, dịch vụ với sự sống còn của công ty. Từ đó, tạo ra sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của DN.

Để việc triển khai chi phí chất lượng thành công, DN cần quan tâm tới một số yêu cầu sau:

Một là, có sự cam kết của ban lãnh đạo. Cụ thể là cam kết tìm cho ra giá đúng của chất lượng xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Các cam kết và mục tiêu chi phí chất lượng phải được nêu rõ trong chính sách chất lượng. Mục tiêu này phải rõ ràng, cụ thể, đo lường được, phải tạo ra sự đồng thuận, hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức nhằm giảm bớt các chi phí quản lý chất lượng.

Hai là, xây dựng một hệ thống kế toán giá thành. Việc thiết kế và thực hiện một mạng lưới để nhận dạng,báo cáo và phân tích các chi phí chất lượng.

Ba là, siết chặt quản lý chi phí chất lượng. Việc tổ chức ra một tổ quản lý chi phí chất lượng chịu trách nhiệm chỉ đạo từ đầu đến cuối, phối hợp cả hệ thống chi phí chất lượng và đảm bảo vạch ra và đạt được các mục tiêu hiện thực.

Bốn là, đẩy mạnh hoạt động huấn luyện đưa việc tính giá chất lượng thành một bộ phận không thể tách rời của các kế hoạch huấn luyện làm cho mỗi người đều hiểu được những liên can tài chính đối với chất lượng.

Năm là, triển khai tuyên truyền vận động về chi phí chất lượng. Trình bày các mục tiêu chi phí chất lượng đáng kể bằng những từ ngữ dễ hiểu cho mọi cán bộ nhân viên.

Sáu là, tiến hành tham gia hành động vì chi phí chất lượng. Việc đưa ra các kế hoạch thích hợp để tranh thủ sự tham gia tối đa của cán bộ công nhân viên. Trong lĩnh vực này kể cả các biện pháp để khuyến khích, đề xướng, tiếp thu, thảo luận, đánh giá các ý tưởng và biến chúng thành hành động.