Chuyển đổi số trong quản lý tài chính - kế toán

Theo sách Trắng doanh nghiệp (DN) Việt Nam năm 2022, có 589.067 DN nhỏ và vừa (DNNVV) chiếm 97,3% trong tổng số DN của cả nước. Còn khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam chỉ có 6,6% DN có đủ nguồn lực để thay đổi từ hệ thống công nghệ cũ sang hệ thống công nghệ mới; 34,6% DN sẽ thay đổi từng bước do không có đủ nguồn lực; 27,5% DN đang chuẩn bị vốn và nguồn lực và có đến 31,1% DN vẫn chưa có kế hoạch; hơn 70% DNNVV phản ứng thụ động với những thay đổi của thị trường.

Chỉ có 1/4 DNNVV đầu tư vào công nghệ hiện đại trong những năm gần đây, còn khoảng gần 80% loại hình doanh nghiệp này sử dụng máy móc là nhập khẩu công nghệ cũ từ thập niên 1980-1990; hầu hết DNNVV chưa xây dựng được chiến lược về ứng dụng công nghệ số và chủ động đổi mới thực hiện.

- Lĩnh vực kế toán: Thời gian qua, các DN đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động nghề nghiệp để kịp bắt nhịp xu thế chuyển đổi số. Hiện nay, các ứng dụng công nghệ số đã được nhiều DN áp dụng trong lĩnh vực kế toán - kiểm toán như: Phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán điện tử, phần mềm bán hàng điện tử, phần mềm văn phòng điện tử…

Bên cạnh đó, các DN đã quan tâm dành nguồn lực để đầu tư công nghệ; đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động nghề nghiệp và cung cấp dịch vụ. Ngày nay, hoạt động nghiệp vụ kế toán đã có nhiều thay đổi theo xu hướng tự động hóa và minh bạch. Các nghiệp vụ kế toán như quản trị hóa đơn, quản lý thu chi, quản lý vật tư thiết bị, dự toán và quản trị dòng tiền nhờ công nghệ và phần mềm nên giảm thời gian chi phí cho DN.

Theo Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam, tính đến tháng 12/2022 khoảng 100.000 cửa hàng tại Việt Nam sử dụng phần mềm KiotViet cho hoạt động bán hàng và quản lý các kênh bán hàng, con số cũng tương tự với Sapo, cũng như các phần mềm hỗ trợ khác như Harvan, Nhanh, MISA Cuckcuk… Khoảng 60% DN đang sử dụng phần mềm kế toán, trong đó 200.000 DN đang sử dụng phần mềm MISA, tất cả các DN đang sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử và trang bị chữ ký số phục vụ hoạt động quản lý tài chính - kế toán.

- Lĩnh vực tài chính: Theo báo cáo của 3 tổ chức: Pricewaterhouse Coopers (PwC), United Overseas Bank (UOB) và Hiệp hội Fintech Singapore năm 2019, Việt Nam đứng thứ hai trong khu vực ASEAN về thu hút đầu tư trong lĩnh vực công nghệ tài chính (Fintech). Đầu tư vào lĩnh vực Fintech ở Việt Nam chiếm đến 36% tổng số vốn đầu tư vào lĩnh vực này toàn khu vực ASEAN (chỉ đứng sau Singapore 51%), trong khi năm 2018 con số này chỉ ở mức 0,4%.

Theo Tạp chí Forbes, thị trường Fintech Việt Nam năm 2020 đã nhận được những khoản đầu tư kỷ lục khi thu hút được tổng cộng khoảng 7,8 tỷ USD vốn đầu tư. Năm 2021, nhiều công ty đã gọi vốn thành công với giá trị lớn như MoMo với hơn 100 triệu USD vào tháng 3/2021, VNLife với hơn 250 triệu USD vào tháng 9/2021. Việc thanh toán di động đã tạo nên thời kỳ bùng nổ các ví điện tử tích hợp các giao dịch thanh toán trực tuyến giúp cho việc thanh toán, mua sắm dịch vụ, hàng hóa của khách hàng được thực hiện nhanh chóng và tiện lợi.

Tất cả phương thức thanh toán được liên kết trên ứng dụng ví điện tử của người mua hàng và họ gần như không phải dùng tiền mặt. Hiện nay, tại Việt Nam đang thịnh hành các ví như MoMo, ViettelPay, VNPAY, ZaloPay, VNPT Money… Các ví này tích hợp nhiều dịch vụ cho khách hàng như trả tiền điện nước, thanh toán vé máy bay, dịch vụ khách sạn, các dịch vụ tài chính khác giúp khách hàng dễ dàng trong giao dịch và sử dụng dịch vụ.

Bên cạnh đó, dịch vụ chuyển tiền thanh toán quốc tế ứng dụng công nghệ giúp giải quyết các khó khăn trong thanh toán quốc tế; giúp quá trình thanh toán đơn giản, an toàn, nhanh chóng, dễ dàng hơn dựa trên các nền tảng như: SWIFT, Paypal, Wechat Pay, AliPay, Square, BlockChain…

Cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa thực hiện chuyển đổi số

Bảng 1: Một số vấn đề gặp phải trong quá trình chuyển đổi số

Những cơ hội

Các chuyên gia phân tích và nghiên cứu thị trường cho rằng, các DN thực hiện xu hướng chuyển đổi số phù hợp sẽ luôn gặt hái nhiều thành công như tăng vị trí cạnh tranh, tăng tốc độ phát triển trên thị trường; thúc đẩy doanh thu hay nâng cao năng suất lao động của nhân viên… Đặc biệt, việc chuyển đổi số giúp DNNVV không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường, mà còn có nhiều cơ hội phát triển, cụ thể như:

- Tạo ra những thay đổi quan trọng trong chuỗi giá trị cung ứng toàn cầu. Hiện tại, các DN khởi nghiệp đã và đang có được nhiều lợi thế trên các lĩnh vực so với các DN công nghiệp truyền thống, do có thế mạnh khi nắm bắt và ứng dụng công nghệ mới. Xu thế này đã tạo ra những thay đổi quan trọng trong chuỗi giá trị các ngành công nghiệp, cũng như chuỗi cung ứng toàn cầu. Bối cảnh nền kinh tế số hiện nay đòi hỏi các tổ chức, DN và mô hình truyền thống phải có sự thay đổi mạnh mẽ để tiếp tục tồn tại và phát triển.

- Giúp DNNVV bắt kịp xu hướng thay đổi của Cách mạng công nghiệp 4.0. Các thông tin về lượng mua, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng hay thông tin về các chiến lược của đối thủ mà DN đều phải thu thập dữ liệu. Hành vi của khách hàng và đối thủ cạnh tranh thay đổi, vì thế các quy trình của DN đều cần được cải tiến và bắt kịp xu hướng mới của thời đại.

Chuyển đổi số là nền tảng giúp mọi quy trình hoạt động được giám sát và đo lường từ việc thu thập và phân tích thông tin một cách đầy đủ, thuận tiện. Đồng thời, chuyển đổi số là cơ hội để DNNVV nắm bắt được những lỗ hổng của quy trình hoạt động, từ đó đưa ra báo cáo trực quan giúp DN phác họa được chiến lược cải tiến.

- Giúp bộ máy vận hành đảm bảo hoạt động tinh gọn, hiệu quả. Chủ DN, các nhà quản lý dễ dàng theo dõi công việc, cũng như tiến độ của từng bộ phận chỉ với một vài click chuột thông qua việc ứng dụng chuyển đổi số. Việc phê duyệt chứng từ, văn bản được thực hiện ở mọi lúc, mọi nơi với đầy đủ nội dung theo đúng yêu cầu nhờ các trường thông tin được thiết lập sẵn.

- Nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc áp dụng tự động hóa các quy trình chuyển đổi số vào hoạt động của DNNVV giúp DN hoạt động hiệu quả hơn. Các công nghệ như công nghệ BigData/AI và Machine Learning ứng dụng trong phân tích và dự báo tài chính có thể xử lý dữ liệu nhanh chóng; tạo khả năng cung cấp các dịch vụ hiệu quả hơn cho khách hàng.

- Nâng cao năng suất làm việc. Khi ứng dụng chuyển đổi số vào các quy trình làm việc, giúp giảm chi phí, giúp nhân viên thực hiện công việc dễ dàng hơn và phục vụ khách hàng tốt hơn. Cùng với đó, việc ứng dụng công nghệ giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nhân viên.

- Gia tăng doanh thu và thị phần trên thị trường.Việc duy trì hoạt động kinh doanh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng thông qua việc giảm chi phí vận hành, tự động hóa các quy trình sẽ làm tăng lợi nhuận, cũng như thị phần cho DN. Điều này khiến các dịch vụ kinh doanh trở nên thuận tiện, phong phú và linh hoạt hơn. Để có thể vươn mình thành DN lớn thì việc chuyển đổi số sẽ là giải pháp cần thiết cho DN, chính vì vậy, DN phải chuẩn bị tâm lý để tạo nền tảng vững chắc cho quá trình chuyển đổi số trong tương lai và nên chuẩn bị sẵn sàng về mặt tài chính.

Những thách thức

Trong công tác quản lý tài chính- kế toán, các nhà quản lý đã và đang áp dụng nhiều công nghệ tiến bộ như sử dụng các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử hay chỉ đơn giản là chữ ký số đó cũng là những công cụ của hệ thống số hóa. Tuy nhiên, không phải DN nào đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều có đủ điều kiện, khả năng tài chính, nhân sự để ứng dụng những công cụ vào hoạt động quản lý tài chính – kế toán của đơn vị mình. Hầu hết các DNNVV khi thực hiện chuyển đổi số trong quản lý tài chính - kế toán đều gặp phải những khó khăn, vướng mắc sau:

- Thiếu tài sản đảm bảo, khó tiếp cận vốn vay giúp phục hồi sản xuất, phát triển kinh doanh. Việc tiếp cận vốn ngân hàng của các DNNVV mặc dù không gặp quá nhiều khó khăn, do các ngân hàng đã có nhiều giải pháp hỗ trợ, tuy nhiên khả năng hấp thụ các nguồn vốn tín dụng ngân hàng của các DN tư nhân chưa được như kỳ vọng. Bên cạnh đó, các DNNVV vẫn còn gặp không ít khó khăn về vốn, công nghệ, nguồn nhân lực, kỹ năng quản trị và tiếp thị… Điều này đã tạo rào cản khiến DNNVV khó tiếp cận nguồn vốn tín dụng.

- Thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao. Hiện nay, các DNNVV gặp rất nhiều khó khăn trong quản trị, do DN không có vốn mạnh mẽ để đầu tư phát triển công nghệ, nhân lực... Điều này dẫn đến việc các DNNVV thường thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao; khi muốn triển khai các dự án hoài bão thì lại không đủ nhân lực để triển khai. Nhiều lãnh đạo và quản lý muốn nắm bắt xu hướng công nghệ, cũng như tìm kiếm các giải pháp cho DN. Tuy nhiên, họ gặp rào cán lớn là về chi phí và không biết bắt đầu từ đâu để thực hiện số hóa DN. Những khó khăn này đa phần do thiếu kiến thức về CNTT và thiếu sự định hướng về chuyển đổi số.

- Khó tiếp cận các giải pháp vận hành doanh nghiệp (ERP) toàn diện do chi phí rất cao, trong khi tính năng của ERP quá dư thừa, DNNVV không sử dụng hết. Hiện nay, nền tảng công nghệ của các DNNVV còn ở mức thấp. Việc ứng dụng công nghệ mới, công nghệ sạch vào sản xuất còn hạn chế, chưa chủ động thay đổi công nghệ để đáp ứng yêu cầu của Cách mạng công nghiệp 4.0. Các giải pháp vận hành DN (ERP) toàn diện thường có chi phí cao, tính năng chưa được các DN sử dụng toàn bộ, lãng phí và số ít DN có đủ khả năng chi trả cho các giải pháp mang tính quy chuẩn, tiêu chuẩn trong quá trình quản lý. Các DNNVV cũng chưa quan tâm nhiều đến vấn đề áp dụng quy chuẩn, tiêu chuẩn vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Phần lớn các DNNVV khi bắt tay khởi nghiệp thường thất bại, phá sản, ngừng hoạt động hay bị mua lại trong vòng 3 năm đầu hoạt động. Đây thực sự là thách thức không nhỏ đối với DNNVV ở nước ta trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng hiện nay.

- Nền tảng công nghệ còn hạn chế: Các DNNVV còn gặp nhiều vấn đề như quy trình vận hành còn chưa được chuẩn hóa; nền tảng công nghệ còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm trong việc triển khai dự án CNTT. Đặc biệt, việc không đầu tư về công nghệ lại khiến DN bị trì trệ, khó đạt được năng suất cao; công việc bị lặp lại thủ công; tốn thời gian để xử lý dẫn đến hiệu suất công việc thấp; nhân viên hay xảy ra sai sót; quản lý nhân viên gặp nhiều bất cập...

Giải pháp thúc đẩy doanh nghiệp nhỏ và vừa thực hiện chuyển đổi số trong quản lý tài chính – kế toán

Để hóa giải những khó khăn, thách thức trên, đồng thời thúc đẩy DNNVV thực hiện chuyển đổi số trong quản lý tài chính – kế toán cần triển khai đồng bộ các giải pháp sau:

Thứ nhất, tiếp cận vốn vay cho DNNVV.

Các DN sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử… có thể thực hiện vay vốn 100% qua nền tảng số mà không cần tài sản đảm bảo. Các DN cần đưa vào triển khai nền tảng vay vốn tín chấp DN có tính năng kết nối các DN với các ngân hàng uy tín. Điển hình là công nghệ tài chính - Fintech tại Việt Nam.

Fintech được sử dụng chung cho tất cả các công ty sử dụng internet, điện thoại di động, công nghệ điện toán đám mây và các phần mềm mã nguồn mở nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của hoạt động ngân hàng và đầu tư. Fintech cung cấp các dịch vụ trong nhiều lĩnh vực khác nhau như công nghệ ngân hàng, thanh toán, quản lý tài chính, các loại tiền kỹ thuật số với các sản phẩm đa dạng như: Ví điện tử; công nghệ sổ cái phân tán trên nền tảng blockchain; thương mại trực tuyến B2C; mPOS. Fintech mang lại làn sóng khởi nghiệp trong ngành Tài chính ngân hàng, ngành mà trước đây được biết đến là khi muốn gia nhập cần có nguồn vốn dồi dào. Điều này cũng dẫn đến sự đa dạng về thành phần, đa dạng sản phẩm. Cùng với sự phát triển của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 ngày càng nhiều người tiêu dùng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ từ Fintech.

Thứ hai, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao.

Các DNNVV cần triển khai thực hiện chuyển đổi số phù hợp với đặc điểm, tình hình của DN, để làm quen với công nghệ, làm quen với các quy trình số hóa mới. Việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động góp phần mang lại hiệu quả rõ rệt trong xử lý công việc của DN. Mọi người vui vẻ, tự giác cùng nhau giải quyết hoàn thành công việc. Đặc biệt, quy trình xử lý công việc được linh hoạt hơn, vì ai cũng có quyền, không chỉ cấp quản lý có quyền giao việc cho nhân viên, mà nhân viên cũng có quyền đề xuất trực tiếp lên cấp quản lý xem xét, giải quyết.

Bên cạnh đó, DN nên có các chương trình đào tạo cho nhân viên để làm quen dần với mô hình, vận hành số hóa.

Ví dụ như: Bộ phận kế toán cần được đào tạo về phần mềm kế toán, kết nối với các ứng dụng như chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm hỗ trợ kê khai thuế, ứng dụng của các cơ quan quản lý nhà nước như phần mềm bảo hiểm xã hội, ứng dụng của các ngân hàng; bộ phận sale cần phải quen với việc làm việc trước với dữ liệu khách hàng thu thập được qua phần mềm quản trị khách hàng (CRM)…

Để giải quyết vấn đề lựa chọn nền tảng quản lý hợp nhất cho DN. Các DN nên lựa chọn các nền tảng số của các đơn vị phát triển mà trong đó hợp nhất các nền tảng quản trị DN. Các nền tảng này giúp nhà quản trị quản lý mọi hoạt động cốt lõi của DN bao gồm tài chính - kế toán, marketing - bán hàng, quản trị nhân sự và văn phòng số.

Việc ứng dụng các nền tảng này giúp DN kết nối được hoàn toàn các cơ sở dữ liệu chung, tăng tính liên thông và kế thừa dữ liệu. Lãnh đạo DN dễ dàng có được bức tranh tổng thể, toàn diện nhất về tổ chức với hệ thống báo cáo đa chiều, trực quan.

Thông qua cổng tích hợp, nền tảng sẵn sàng kết nối với các DN khác nhằm giúp DN nhận được nhiều lợi ích hơn và có thể đặc thù hóa tối đa theo yêu cầu của mỗi khách hàng.

Thứ ba, giải quyết vấn đề về nền tảng công nghệ còn hạn chế.

Các nhà lãnh đạo phải là người tiên phong trong việc nâng cao kiến thức về CNTT và xây dựng định hướng về chuyển đổi số. Đầu tư, bồi dưỡng kiến thức về CNTT là công việc trọng yếu để thực hiện chuyển đổi số trong DN. Nhiều lãnh đạo và quản lý rất muốn nắm bắt xu hướng công nghệ, cũng như tìm kiếm các giải pháp cho DN. Tuy nhiên, họ gặp rào cán lớn là về chi phí và không biết bắt đầu từ đâu để số hóa DN. Những khó khăn này đa phần do thiếu kiến thức về CNTT và thiếu sự định hướng về chuyển đổi số. Để khắc phụ tình trạng ngại thay đổi và sợ thất bại của DN khi triển khai công nghệ, cũng như để chuẩn bị sẵn sàng cho công cuộc chuyển đổi số, chủ DN hoặc bộ phận IT phải hiểu rõ bản chất, lợi ích và đánh giá toàn diện về chuyển đổi số.

Kết luận

Các DN truyền thống thường gặp khó khăn bởi cơ chế hoạt động lạc hậu, bảo thủ. Điều này vô hình chung dẫn đến tình trạng đội ngũ nhân sự mất đi sự linh hoạt và khả năng thích ứng với các tình huống bất ngờ. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 phát triển mạnh mẽ, số hóa DN vừa là điều kiện cần, vừa là điều kiện đủ để DN sẵn sàng vươn lên giành lấy các cơ hội mới trong quản lý tài chính - kế toán.

Tài liệu tham khảo:

1. Ấn phẩm TOP 10 doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam 2022 (VINASA);
2. Theo Cẩm nang Chuyển đổi số - Bộ Thông tin và Truyền thông;
3. Tạp chí Tài chính, “Để nâng cao chất lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa”, https://tapchitaichinh.vn/de-nang-cao-chat-luong-doanh-nghiep-nho-va-vua.html;
4. Theo Nghiên cứu về sự trưởng thành kỹ thuật số của SMB khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2020 của Cisco;
5. Theo Vinasa Ngày Chuyển đổi số Việt Nam 2021.