Hóa đơn điện tử và xu thế phát triển hóa đơn điện tử

Khái niệm hóa đơn điện tử

Quy định về hóa đơn điện tử HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ nêu rõ: HĐĐT là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.

Thông tư số 32/2011/TT-BTC, ngày 14/3/20211 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giải thích: “HĐĐT được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính”.

Việc sử dụng HĐĐT phải đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: (1) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT; (2) Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT; (3) Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Xu hướng và lợi ích của hóa đơn điện tử

Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng HĐĐT là xu thế tất yếu, bởi tính ưu việt và những lợi ích đem cho cả doanh nghiệp (DN) và cơ quan quản lý. Lợi ích lớn nhất của việc sử dụng HĐĐT là tiết kiệm đến 80% chi phí trong việc sử dụng hóa đơn cho DN, việc thống kê, báo cáo cũng rất đơn giản, thuận lợi.

Cùng với xu hướng phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cũng như các giao dịch điện tử, việc triển khai HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho DN và cơ quan thuế. HĐĐT giúp cắt giảm đến 70% các bước, quy trình phát hành, 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, giảm chi phí tuân thủ, góp phần cải cách thủ tục hành chính và nâng cao trách nhiệm của cơ quan thuế thông qua việc chuyển đổi phương thức phát hành, quản lý hóa đơn của DN.

Triển khai HĐĐT không chỉ là cơ hội để cắt giảm, tiết kiệm tối đa chi phí cho DN mà còn tạo ra hệ sinh thái đầu tư kinh doanh lành mạnh, công bằng trong hoạt động kinh tế. Sử dụng HĐĐT sẽ giảm thiểu khả năng hóa đơn bị làm giả, hóa đơn khống nhằm mục đích gian lận thuế, từ đó tạo niềm tin cho khách hàng. DN triển khai HĐĐT giúp cơ quan thuế thuận tiện xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, tinh giản quy trình đối chiếu, ngăn chặn việc sử dụng trái phép hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích.

Mặt khác, DN không còn e ngại bởi chi phí triển khai hiện nay khá hợp lý, quy trình triển khai đơn giản. Các nhà cung cấp ứng dụng HĐĐT rất chú trọng đến vấn đề bảo mật dữ liệu, sẵn sàng hỗ trợ cho các DN chưa chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT. HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử nên khách hàng có thể truy cập vào các trang điện tử của DN bán hàng để trích xuất và lưu trữ hóa đơn.

Điều này giúp khách hàng có thể yên tâm về đơn vị bán, tránh rủi ro nhận phải hóa đơn của DN ma. Đặc biệt, với quy định mới trong Luật Quản lý thuế sửa đổi, DN có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ngành Thuế để tra cứu hóa đơn của đối tác trong các giao dịch thương mại, từ đó tránh được những rủi ro về hóa đơn. Dữ liệu về HĐĐT sẽ giúp cho việc nâng cao công tác quản trị DN và hiệu quả quản lý nhà nước.

Thực tiễn triển khai hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Trong bối cảnh hiện nay, khi dịch bệnh COVID-19 đang lan rộng, thương mại điện tử phát triển, việc triển khai mạnh mẽ HĐĐT là hợp lý và sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho các DN và cơ quan quản lý. Trong những năm qua, Chính phủ, Bộ Tài chính đã có nhiều nỗ lực triển khai HĐĐT tại Việt Nam.

Cụ thể, ngày 23/6/2015, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các DN. Tiếp đó, ngày 14/12/2016, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 2660/QĐ-BTC về việc gia hạn thời gian thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC; Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về phạm vi, đối tượng áp dụng HĐĐT. Đây được coi là cơ sở hành lang pháp lý quan trọng thúc đẩy tiến trình triển khai HĐĐT tại Việt Nam.

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP nêu rõ, DN bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01/11/2020 khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu của Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14, cụ thể là cần phải mở rộng phạm vi áp dụng và cải tiến quy trình quản lý biên lai, chứng từ theo phương thức điện tử cho phù hợp, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thay thế Nghị định số 119/2018/NĐ-CP với một số điểm mới phù hợp hơn như:

- Quy định rõ đối tượng áp dụng HĐĐT, việc bán hóa đơn của cơ quan thuế, thủ tục mua hóa đơn, số lượng hóa đơn bán cũng như thủ tục trong quá trình sử dụng hóa đơn, mở rộng thêm 2 đối tượng áp dụng và bổ sung thêm 2 loại hóa đơn bên cạnh 3 loại hóa đơn trước đó. Đặc biệt, quy định thời điểm lập hóa đơn trong cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa các DN; chi tiết thời điểm đối với các trường hợp về bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, bán điện của các công ty sản xuất, cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý, dịch vụ ngân hàng, chứng khóan, du lịch…

- Quy định mới tạo điều kiện cho các DN có thời gian để chuyển đổi hình thức hóa đơn. Theo đó, nếu DN đã phát hành hóa đơn giấy thì vẫn được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022. Trường hợp HĐĐT đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn, thì vẫn được xem là hóa đơn hợp pháp và thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. Bên cạnh đó, DN dễ dàng chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy khi có yêu cầu, miễn là việc chuyển đổi phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT, chứng từ điện tử với hóa đơn, chứng từ giấy.

Trong trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác, thì người bán được lập thông báo cho người mua, cơ quan thuế mà không phải lập lại hóa đơn. Đối với các trường hợp sai sót khác, DN có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi HĐĐT sẽ được áp dụng từ ngày 01/07/2022 thay như ban đầu là bắt buộc các đơn vị kinh doanh phải chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã tạo ra bước tiến quan trọng trong quản lý thuế. Cụ thể, quy định rõ về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ. Đối với công chức thuế, cấm hành vi cố ý gây phiền hà, khó khăn khi các tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ; bao che, thông đồng cho các tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp; hoặc có hành vi nhận hối lộ khi thanh kiểm tra về chứng từ, hóa đơn. Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ thì cấm thực hiện hành vi gian dối, như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp; cản trở công chức thuế thi hành công vụ; truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ; đưa hối lộ, hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Để quản lý chặt chẽ việc lập, sử dụng HĐĐT, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của DN, người nộp thuế và các bộ, ngành trong việc chia sẻ, kết nối thông tin, dữ liệu. Các DN, tổ chức kinh tế sản xuất, kinh doanh trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử… thực hiện HĐĐT và cung cấp dữ liệu HĐĐT theo định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế công bố.

Các tổ chức tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản khi có yêu cầu của cơ quan thuế. Các tổ chức, đơn vị như quản lý thị trường, Tổng cục Quản lý đất đai, cơ quan công an, giao thông… kết nối, chia sẻ thông tin dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý với Tổng cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu HĐĐT.

Để đẩy mạnh triển khai HĐĐT, ngày 21/9/2021, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC, hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP . Theo đó, HĐĐT cũng được áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 1/7/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 1/7/2022.

Riêng trường hợp không thực hiện giao dịch với cơ quan Thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập HĐĐT để sử dụng HĐĐT và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế, thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng HĐĐT.

Đặc biệt, kể từ ngày 1/7/2022, các thông tư, quyết định của Bộ Tài chính liên quan đến hóa đơn được ban hành trước đó sẽ hết hiệu lực thi hành. Vì vậy, để triển khai hệ thống quản lý HĐĐT của cơ quan thuế, Tổng cục Thuế đã và đang đầu tư nâng cấp hạ tầng kỹ thuật hệ thống HĐĐT để sẵn sàng tiếp nhận đề nghị và kết nối với tất cả các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT để đáp ứng đầy đủ các tiêu chí theo quy định từ ngày 1/7/2022. Song song với đó, đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu triển khai HĐĐT trước ngày 1/7/2022, Tổng cục Thuế có trách nhiệm tận dụng mọi nguồn lực về cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có để triển khai thực hiện. Khuyến khích các tổ chức có năng lực tham gia cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu HĐĐT với cơ quan thuế.

Để đẩy mạnh triển khai HĐĐT, Bộ Tài chính lập kế hoạch thực hiện theo 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 (từ tháng 11/2021 đến tháng 3/2022) sẽ triển khai tại 6 tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định. Giai đoạn 2 (từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022) triển khai tiếp tại 57 tỉnh, thành phố còn lại. Căn cứ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, ngay trong tháng 9/2021, Tổng cục Thuế đã ban hành các hướng dẫn quy định làm căn cứ triển khai thực hiện, cụ thể là về quy trình quản lý HĐĐT trong nội bộ cơ quan thuế.

Quy trình này hướng dẫn cơ quan Thuế các cấp các bước công việc trong tiếp nhận và xử lý đăng ký sử dụng HĐĐT, tiếp nhận, xử lý, quản lý rủi ro, kiểm tra và khai thác thông tin dữ liệu HĐĐT thống nhất trong phạm vi toàn ngành Thuế. Các đơn vị chức năng đã xây dựng quy định về thành phần chứa dữ liệu HĐĐT và phương thức truyền nhận với cơ quan Thuế để phù hợp với quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Đây là quy định quan trọng để các tổ chức, cá nhân sử dụng HĐĐT, các tổ chức cung cấp dịch vụ và cơ quan thuế triển khai thống nhất các giải pháp kỹ thuật đáp ứng yêu cầu khởi tạo, lưu trữ, truyền, nhận dữ liệu HĐĐT.

Một số vấn đề đặt ra

Mặc dù, lợi ích mang lại từ việc sử dụng HĐĐT là thấy rõ, số lượng các chủ thể sử dụng và số hóa đơn phát hành ngày càng tăng nhưng để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong điều kiện kinh tế - xã hội của Việt Nam hiện nay còn một số vấn đề đặt ra cần giải quyết.

Một là, DN cần phải trang bị một hạ tầng kỹ thuật tốt bao gồm hệ thống quy trình từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, sửa đổi và quản lý tự động trên môi trường internet, thay thế cho quy trình tạo, xuất hóa đơn giấy trước đây. Trong thực tế, không nhiều DN có đủ kiến thức về kỹ thuật để kiểm chứng các tiêu chí về hệ thống, thiết bị, năng lực của nhân sự kỹ thuật, khả năng sao lưu và khôi phục dữ liệu… Trong quá trình sử dụng, không ít DN gặp phải trục trặc như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi…

Một vấn đề khác mà rất nhiều DN đang gặp phải là việc kết nối hệ thống giữa phần mềm HĐĐT với phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán của DN để thuận lợi cho việc sử dụng hóa đơn điện tử. Khó khăn ở đây là nếu DN sử dụng phần mềm bán hàng và kế toán cung cấp bởi đơn vị nước ngoài hoặc phầm mềm trong nước chưa hỗ trợ kế nối với phần mềm HĐĐT thì sẽ rất khó để kết hợp, điều chỉnh để tương thích, khiến việc tích hợp không dễ dàng và tốn kém rất nhiều chi phí. Hơn nữa, không phải phần mềm HĐĐT nào cũng hỗ trợ việc tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng. Để hạn chế điều này, DN cần có các nhà cung cấp triển khai hệ thống theo hướng dịch vụ, hợp tác với các đơn vị cung cấp có cẩm nang sử dụng phần mềm để có thể xử lý khi có trục trặc.

Hai là, nguồn nhân lực chưa đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn để am hiểu và vận hành HĐĐT. So với các DN lớn, thì DN nhỏ và vừa có nhiều hạn chế về mặt nguồn lực như nguồn lực về tài chính, con người, tri thức. Đây là những lý do mà các DN nhỏ và vừa thường né tránh việc phải triển khai các hệ thống công nghệ thông tin. Trong khi đó, ở Việt Nam hiện nay số lượng các DN vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng lớn. Mặc dù, DN nhỏ và vừa luôn đóng vai trò là người tạo ra việc làm và đóng góp đáng kể cho nền kinh tế quốc gia, nhưng với quy mô hạn chế, nên khó có thể thích ứng kịp thời với những thay đổi.

Ba là, tâm lý ngại thay đổi của bộ phận lớn các nhà quản lý đặc biệt là DN nhỏ và vừa là rào cản. Chính tâm lý này sẽ dẫn đến hệ quả là chậm tiếp cận công nghệ. Tính ưu việt của HĐĐT là không thể phủ nhận, nhưng nhiều DN vẫn còn đang "nghe ngóng" lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế. Mặt khác, việc áp dụng HĐĐT rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải DN nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông.

Bên cạnh đó, nhiều DN cung cấp dịch vụ HĐĐT không có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, đặc biệt là ở khu vực nông thôn. Hơn nữa, khi sử dụng HĐĐT sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà DN chưa biết cách xử lý, chẳng hạn đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, thì DN không xuất trình được HĐĐT, gây tốn kém chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn.

Bốn là, DN không muốn công khai minh bạch thông tin. DN làm ăn không minh bạch, muốn lợi dụng cách quản lý cũ để dễ bề gian lận nhằm mục đích mập mờ doanh thu, gian lận thuế thì tìm mọi lý do để ngăn cản, trì hoãn việc triển khai HĐĐT, đây cũng là một cản trở không nhỏ. Theo đó, ngành Thuế cần đẩy mạnh hướng dẫn, tuyên truyền lợi ích của việc áp dụng HĐĐT đến các DN bằng nhiều hình thức; Chỉ đạo quyết liệt cục thuế các tỉnh, thành phố về việc triển khai HĐĐT đến các DN trên địa bàn tỉnh; phối hợp với các nhà cung cấp, tổ chức nhiều hội nghị triển khai tập huấn hướng dẫn áp dụng về HĐĐT cho các DN…

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;

2. Chính phủ (2019), Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

3. Chính phủ (2019), Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn, chứng từ;

4. Bộ Tài chính (2011), Thông tư số 32/2011/TT-BTC;

5. Bộ Tài chính (2015), Quyết định số 1209/QĐ-BTC;

6. Bộ Tài chính (2021), Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

* TS. Nguyễn Thị Thanh Tâm - Khoa Kinh tế Chính trị, Học viện Chính trị Khu vực 1.

** Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 2 tháng 11/2021.