Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (DN) có thể hiểu là việc xây dựng, thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng kế toán; phương pháp kế toán; bộ máy kế toán với những con người am hiểu nội dung, phương pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong mỗi DN cụ thể để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý DN. Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định các nội dung cơ bản về tổ chức công tác kế toán:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của một DN là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán tại DN cùng với các phương tiện thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại DN.

Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong phòng kế toán của DN. Việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý với quy mô và địa bàn hoạt động của DN.

- Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.

- Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực và hiệu quả.

- Tạo điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán.

Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Điều đó tác động quyết định đến hiệu quả vả chất lượng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ chức công tác kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán qua đó phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính của DN.

Hiện nay, trong các DN việc tổ chức công tác, bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Tổ chức bộ máy kế toán phân tán và tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán).

Thứ hai, tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có tính bằng chứng, tính pháp lý và là thông tin vô cùng quan trọng trong công tác kế toán của DN.

Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu trên, chứng từ kế toán còn có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định, DN có thể tự thiết kế chứng từ kế toán nhưng vẫn phải đảm bảo các yếu tố để thu nhận và cung cấp thông tin kế toán.

Thứ ba, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Một DN bình thường sử dụng rất nhiều tài khoản kế toán khác nhau, tạo nên một hệ thống tài khoản kế toán.

Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, DN căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.

Theo chế độ hiện hành, có hai hệ thống tài khoản để DN có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán DN và hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT - BTC ngày 26/08/2016 về chế độ kế toán DN nhỏ và vừa.

Thứ tư, tổ chức hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và phản ánh lên các báo cáo kế toán.

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến hoạt động của DN.  DN phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại Luật Kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; Sửa chữa sai sót; Khoá sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; Xử lý vi phạm.

DN phải khoá sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính (BCTC) và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp DN ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện về sổ kế toán tại Luật Kế toán và chế độ sổ sách kế toán hiện hành. Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyền riêng cho từng thời kỳ kế toán năm.

Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp:

- Ghi cải chính bằng cách gạch một gạch vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

- Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;

- Ghi bổ sung bằng cách chứng từ ghi bổ sung và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.

Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi BCTC năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi BCTC năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa số trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán có sai sót.

Trường hợp sửa chữa sổ khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính; Nếu phát hiện sai sót trước khi BCTC năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót...

Thứ năm, tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán: Hệ thống BCTC là bộ phận cấu thành trong hệ thống chế độ kế toán DN. Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo kế toán định kỳ, đó là các BCTC.

Các BCTC phản ánh tổng quát về tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và một số tình hình khác cần thiết cho các đối tượng quan tâm, sử dụng thông tin kế toán với những mục đích khác nhau để đưa ra các quyết định phù hợp.

Hệ thống BCTC quy định cho các DN theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính gồm Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh BCTC.

Ngoài BCTC, hệ thống báo cáo kế toán của DN còn bao gồm các báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo quản trị là báo cáo kế toán không mang tính chất bắt buộc, việc lập báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ đơn vị. Do vậy, nội dung, hình thức trình bày, kỳ báo cáo được quy định tùy theo yêu cầu quản trị trong từng DN cụ thể.

Thứ sáu, tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý của DN. Chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực tiếp vào khả năng, trình độ thành thạo, đạo đức nghề nghiệp, sự phân công, phân nhiệm hợp lý các thành viên trong bộ máy kế toán.

Để đảm bảo cho công tác kế toán trong các DN thực hiện tốt các yêu cầu nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý, nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau có những thông tin kế toán tài chính của DN một cách trung thực, minh bạch, công khai và chấp hành tốt những chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính nói chung, các chế độ, thể lệ quy định về kế toán nói riêng cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra công tác kế toán trong nội bộ DN theo đúng nội dung, phương pháp kiểm tra.

Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ DN thường do Giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Trong bộ máy kế toán của DN nên cơ cấu riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc công nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán.

Việc kiểm tra có thể được tiến hành với tất cả các nội dung hoặc từng nội dung riêng biệt. Tùy theo yêu cầu mà có thể kiểm tra định kỳ hay đột xuất, bất thường.

Thứ bảy, tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán: Trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã hỗ trợ, rất nhiều trong hoạt động của bộ phận kế toán.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giảm bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán.

Để ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác kế toán, DN cần giải quyết những vấn đề cơ bản sau:

Một là, tổ chức trang bị thiết bị, phương tiện kỹ thuật, kiến thức tin học cho bộ phận kế toán để kế toán viên có thể sử dụng thành thạo thiết bị, vận hành được các chương trình trên thiết bị từ đó phục vụ tốt công tác kế toán.

Hai là, cài đặt và sử dụng phần mềm kế toán. Hiện nay, hầu hết DN đều sử dụng các phần mềm kế toán được các đơn vị có uy tín trong lĩnh vực công nghệ thông tin thiết kế và xây dựng.

Ba là, tổ chức mã hóa và quản lý các đối tượng kế toán cụ thể. Đối tượng kế toán rất đa dạng, do đó DN phải xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng theo nguyên tắc nhất định nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, dễ khai thác trên hệ thống.

Bốn là, tiến hành phân quyền truy cập và cập nhật thông tin để đảm bảo tính bảo mật của thông tin kế toán.

Như vậy, tùy vào lĩnh vực hoạt động và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà mỗi DN có thể lựa chọn chương trình phần mềm kế toán phù hợp để có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất.    

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13;

2. Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán 2015;

3. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;

4. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;

5. Các website chuyên ngành liên quan.