Công tác tổ chức thu nhận thông tin chi phí phục vụ kế toán quản trị tại doanh nghiệp xây lắp

Thông tin kế toán quản trị (KTQT) là một trong những công cụ quan trọng phục vụ cho việc điều hành, ra các quyết định của nhà quản trị. Hệ thống thông tin kế toán giúp nhà quản trị thực hiện một số nội dung sau:

Quản trị chiến lược: Quyết định quản trị chiến lược được thực hiện bởi nhà quản trị của các tổ chức sử dụng thông tin KTQT.

Quản lý hiệu quả: Hiệu suất của tổ chức có thể được quản lý bằng cách sử dụng thông tin KTQT. Nó sẽ giúp nhà quản trị ra được các quyết định quan trọng cho tổ chức.

Quản lý rủi ro: Thông tin KTQT sẽ giúp các nhà quản lý trong việc xác định, quản lý rủi ro và báo cáo.

Từ nhận thức trên, bài viết nghiên cứu việc thu nhận thông tin kế toán tại một số doanh nghiệp (DN) xây lắp thuộc Bộ Xây dựng quản lý (bao gồm: các DN thuộc Tổng công ty Sông Đà, Tổng công ty Lắp máy Việt Nam, Tổng công ty Xây dựng Hà Nội, Tổng công ty Viglacera, Tổng công ty Xây dựng số 1, Tổng công ty Đầu tư phát triển Đô thị và Khu công nghiệp Việt Nam, Tổng công ty Phát triển Nhà và Đô thị, Tổng công ty Xây dựng và Phát triển hạ tầng, Tổng công ty cổ phần Đầu tư phát triển Xây dựng, Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng, Tổng công ty cổ phần Sông Hồng, Tổng công ty Cơ khí xây dựng…).

Khảo sát thực tế cho thấy, công tác thu nhận thông tin kế toán tại các DN lĩnh vực xây lắp được thể hiện ở những nội dung sau:

- Chủ thể thu nhận thông tin: Việc thu nhận thông tin kế toán tại các DN xây lắp chủ yếu được thực hiện bởi cán bộ kế toán của chi nhánh hoặc công ty.

- Nguồn thu nhận dữ liệu: Các DN xây lắp tiếp nhận thông tin từ 2 nguồn: Dữ liệu được kế toán ghi chép trên các chứng từ gốc và thông tin ghi nhận từ các bộ phận hạch toán nghiệp vụ.

- Phương tiện thu nhận thông tin: Các DN xây lắp sử dụng chứng từ thông thường và chứng từ điện tử để thu nhận thông tin. Chứng từ điện tử chủ yếu là chứng từ kê khai thuế qua mạng, một số đơn vị đã sử dụng hóa đơn điện tử.

- Quy trình thu nhận thông tin: Đối với chứng từ thông thường, quy trình thu nhận thông tin được thực hiện thông qua công cách tạo lập, luân chuyển và kiểm tra chứng từ. Cách thức thu nhận thông tin tại các DN phần lớn thông qua chứng từ kế toán được lập bởi nhân viên kế toán, chỉ một số DN là có sử dụng các máy nghiệp vụ vào việc thu nhận thông tin.

- Phương pháp thu thập thông tin: Để phục vụ công tác quản trị chi phí, thông tin về chi phí được các DN thu thập từ thông tin thực hiện và thông tin tương lai.

+ Thông tin thực hiện là thông tin về tình hình thực hiện doanh thu, chi phí sản xuất, tài sản. Thông tin này được thu thập từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán tài chính của DN, theo phương pháp ghi chép. Một số DN đã sử dụng phương pháp quan sát, phỏng vấn và thực nghiệm.

+ Thông tin tương lai được thu thập từ 2 bộ phận lập dự toán, (bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán). Bộ phận kinh tế kỹ thuật căn cứ vào bản vẽ thiết kế, các quy định về chi phí đầu tư xây dựng và đơn giá áp dụng… để lập dự toán cho từng mục, hạng mục công trình. Bộ phận kế toán lập dự toán chi phí trên cơ sở dự toán, do bộ phận kinh tế kỹ thuật đã được lập và những dự toán mà bản thân kế toán đã lập từ trước…

Một số vấn đề cần lưu ý trong thu thập thông tin kế toán chi phí

Thực tế cho thấy, năng lực cạnh tranh của các DN xây lắp thời gian qua đã không ngừng được nâng cao, đóng góp vào sự phát triển chung của nền kinh tế. Quy trình thu thập thông tin chi phí tại các bộ phận kế toán của các DN xây lắp được thực hiện theo chế độ kế toán tài chính, cụ thể như: Phân loại chi phí theo từng khoản mục chi phí; Lập dự tính cho từng công trình, hạng mục công trình; Xác định đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành.

Hệ thống tài khoản và công tác lập, luân chuyển chứng từ, ghi chép và theo dõi trên các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp cũng được các DN xây lắp sử dụng, tiến hành theo đúng nội dung và chế độ quy định; KTQT chi phí và tính giá thành sản phẩm đã biểu hiện tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất xây lắp của các DN hiện nay…

Tuy nhiên, công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các DN xây lắp hiện vẫn còn tồn tại một số vướng mắc như: Căn cứ để phân loại chi phí chưa đáp ứng đủ yêu cầu của KTQT chi phí; Khâu lập dự toán chưa đáp ứng đủ yêu cầu của KTQT; Hoạt động phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận chưa được tiến hành thường xuyên.

Tính chi phí và tính giá thành sản phẩm của bộ phận kế toán còn có một số nội dung chưa phản ánh đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Các DN vẫn còn sử dụng một số tài khoản kế toán chưa phản ánh chính xác nội dung của tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính. Như vậy, yếu tố quyết định kết quả sản xuất kinh doanh hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào số lượng, chất lượng và loại thông tin.

Để cải thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí tại doanh nghiệp

Kết quả nghiên cứu cho thấy, các DN xây lắp cần xây dựng cho mình một hệ thống thông tin KTQT linh hoạt và hiệu quả để phân tích, xử lý và cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị. Để giúp các nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định sản xuất kinh doanh hiệu quả, việc tổ chức thu nhận thông tin kế toán chi phí cần chú ý những vấn đề sau:

Thứ nhất, về chủ thể thu nhận thông tin: Việc thu nhận thông tin kế toán cần có sự tham gia của tất cả các bộ phận liên quan trong DN. Có như vậy, thông tin kế toán chi phí mới đa dạng và phong phú, đáp ứng yêu cầu thông tin nhiều chiều cho nhà quản trị.

Thứ hai, về nguồn thu nhận thông tin: Đối với dữ liệu được cung cấp từ bên ngoài hệ thống như các dữ liệu chung (các quy định làm cơ sở tính toán các loại thuế (Biểu thuế suất thuế thu nhập cá nhân, danh sách giảm trừ gia cảnh để tính thuế thu nhập cá nhân; thuế suất thuế giá trị gia tăng của vật tư, hàng hóa; quy định về chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập DN...), hoặc dữ liệu thu nhận từ các bộ phận khác trong DN chuyển đến (như các quy định về lương, thưởng cho người lao động; định mức sử dụng vật tư, định mức hao hụt vật tư, định mức nhân công...), bộ phận kế toán chỉ có quyền ghi nhận để thực hiện.

 Đối với dữ liệu do nội tại bộ phận kế toán tự thu thập và ghi chép thông qua các bản chứng từ kế toán, hệ thống thông tin chi phí cần xác định phương tiện, phương thức thu nhận dữ liệu, quy trình thu nhận dữ liệu và lưu trữ dữ liệu phải thực sự sao cho khoa học, hợp lý và hiệu quả.

Thứ ba, phương tiện thu nhận thông tin tại các DN xây lắp hiện nay chủ yếu là chứng từ thông thường, việc sử dụng chứng từ điện tử chỉ thể hiện ở khâu kê khai thuế qua mạng, hóa đơn điện tử. Xuất phát từ thực trạng này, các DN xây lắp nên nghiên cứu, áp dụng việc sử dụng các chứng từ điện tử trong thu nhận dữ liệu. 

Thứ tư, quy trình thu nhận thông tin: Hệ thống chứng từ được sử dụng tại các DN hiện nay chủ yếu do DN tự thiết kế trên cơ sở mẫu biểu chứng từ ban hành theo chế độ kế toán DN. Để quản lý quy trình thu nhận thông tin hiệu quả, các DN xây lắp cần quy định rõ tính pháp lý của chứng từ điện tử theo quy định của Luật Kế toán và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa.

Bên cạnh đó, cần bổ sung thêm các quy định về lập chứng từ kế toán trong các DN. Ngoài ra, để đảm bảo các thông tin do KTQT cung cấp được kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao, trong việc hạch toán, xử lý và cung cấp thông tin cho quản trị công ty, cần thiết phải hoàn thiện và xây dựng hệ thống các chứng từ đáp ứng yêu cầu của KTQT theo hướng sau:

- Xác định các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong quá trình lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ nội bộ;

- Xây dựng danh mục và mã hóa chứng từ cho từng bộ phận nội bộ;

- Quy định mẫu biểu, phương pháp ghi chép của từng loại chứng từ nội bộ;

- Quy định thời điểm lập chứng từ, quy định phân loại chứng từ, tổng hợp và phân tích, cung cấp thông tin giữa các bộ phận trong công ty.

Thứ năm, phương pháp thu thập thông tin: Thực tế công tác thu thập thông tin tại các DN xây lắp hiện nay còn khá hạn chế, nhất là các thông tin tương lai như như xu hướng biến động giá của nguyên liệu, các yếu tố chi phí sản xuất, xu hướng công nghệ...

Để thu thập được các thông tin này hiệu quả hơn trong thời gian tới, các DN xây lắp cần phân công nhiệm vụ chuyên trách cho cá nhân hoặc bộ phận làm nhiệm vụ chuyên trách, theo dõi thu thập nguồn thông tin; Phân loại thông tin theo đối tượng thu thập; Tổ chức đánh giá, thẩm định chất lượng của nguồn thông tin đã thu thập. Nguồn dữ liệu tương lai mà KTQT thu thập được chủ yếu là nguồn dữ liệu sơ cấp và nguồn dữ liệu thứ cấp.

Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập từ việc điều tra trực tiếp, bằng nhiều hình thức như quan sát sự kiện, trực tiếp phỏng vấn.

- Nguồn dữ liệu thứ cấp là nguồn dữ liệu đã qua xử lý được thu thập từ các phương tiện truyền thông, sách, báo, tạp chí... Những thông tin này được đánh giá là có ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

Mặc dù nguồn dữ liệu này dễ thu thập, song khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin mà KTQT chưa cao, bởi vì loại thông tin này dễ trở thành quá khứ, đã qua xử lý, dẫn đến không đầy đủ, đòi hỏi KTQT phải có sự chắt lọc, lựa chọn.

Ngoài ra, KTQT cần phải có những nhận định đúng về nguồn thông tin và có phương án thu thập dữ liệu theo nguồn dữ liệu sơ cấp, khi thông tin thứ cấp không đáp ứng đủ nhu cầu.      

1. Võ Văn Nhị (2008), Kế toán DN xây lắp, NXB Giao thông vận tải;

2. Đoàn Xuân Tiên (2007), Giáo trình KTQT, NXB Tài chính;

3. Nghị định số 49/2008/ NĐ-CP, ngày 18/4/2008, của Chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 209/2004/NĐ-CP, ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng đầu tư xây dựng công trình;

4. Thông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009; Thông tư số 04/2010/TT-BXD ngày 26/5/2009 ; Thông tư số 05/2007/TT-BXD ngày 25/7/2009 của Bộ Xây dựng;

5. Nguyễn Thế Hưng (2008), Hệ thống thông tin kế toán, NXB Thống kê;

6. Giáo trình Kế toán, Bộ môn Kế toán, Đai học Sư phạm Hưng Yên;

7. Marshall Romney, Paul Steibart (2006), Accounting Information, Systems Pearson, Prentice Hall.