Lĩnh vực kế toán trong quá trình chuyển đổi số

Lợi ích của chuyển đổi số đến lĩnh vực kế toán

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp (DN), tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của DN đó cũng như tăng tốc các hoạt động kinh doanh.

Tại Việt Nam, khái niệm “Chuyển đổi số” thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình DN truyền thống sang DN số bằng cách áp dụng công nghệ mới như: Dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), Điện toán đám mây (Cloud)… nhằm thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, máy móc sẽ giải phóng con người để đảm nhận các nhiệm vụ khác và việc tự động hóa các quy trình kế toán sẽ giúp cải thiện hoạt động và giảm chi phí. Quá trình tự động hóa và chuyển đổi số mạnh mẽ sẽ giúp kế toán, kiểm toán giảm tải một số công việc sau:

- Xử lý các khoản phải trả/phải thu: Hiện đã có hệ thống quản lý hóa đơn được hỗ trợ bởi Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể làm cho việc xử lý hóa đơn trở nên hợp lý hơn nhiều do các quy trình kỹ thuật số được triển khai. Các hệ thống này có thể sử dụng các mã kế toán phù hợp với từng hóa đơn.

- Tự động kiểm tra thông tin thuế: Máy móc có thể kiểm tra các nhà cung cấp mới bằng cách kiểm tra điểm tín dụng hoặc thông tin thuế và thiết lập chúng trong hệ thống mà không cần sự tham gia của con người. Thậm chí, máy móc có thể tự động truy vấn các cổng thông tin để lấy tất cả thông tin cần thiết.

- Quy trình thu mua và mua hàng của hầu hết các tổ chức thường có rất nhiều thủ tục giấy tờ, sử dụng các hệ thống và tệp khác nhau không tương thích với nhau. Máy móc có thể giúp tích hợp nhờ đó dữ liệu phi cấu trúc được xử lý, hệ thống mua sắm cuối cùng sẽ trở thành không cần giấy tờ. Robot cũng được sử dụng nhiều để theo dõi sự thay đổi giá giữa một số nhà cung cấp.

- Việc số hóa quy trình kiểm tra sẽ giúp tăng tính bảo mật bằng cách cho phép theo dõi về thời gian và đối tượng mà mỗi tệp được truy cập. Thay vì phải mất công tìm kiếm hồ sơ trong các tủ tài liệu, thì kế toán viên có thể tận dụng các tệp kỹ thuật số được lưu trữ điện tử.

- Quy trình chốt hàng tháng/hàng quý: Càng nhanh chóng có được các số liệu hàng tháng, các nhà quản trị DN càng có nhiều thời gian để suy nghĩ chiến lược về những gì cần làm hoặc cần ứng phó với những rủi ro được nhận diện qua những con số đó. Máy móc có thể xử lý dữ liệu từ một số nguồn, hợp nhất và đối chiếu nó. Không chỉ giúp quá trình đóng sổ hàng tháng/quý diễn ra nhanh chóng hơn mà còn chính xác hơn nhờ sự hỗ trợ của máy móc trong quá trình này.

- Việc xem xét và phê duyệt các khoản chi phí để đảm bảo chúng tuân thủ các chính sách của tổ chức là công việc thường xuyên của nhóm kế toán. Tuy nhiên, giờ đây máy móc có thể đọc biên lai, kiểm toán chi phí và cảnh báo con người khi có thể xảy ra vi phạm.

- Chatbots trí tuệ nhân tạo được sử dụng để giải quyết hiệu quả các câu hỏi hoặc truy vấn phổ biến từ khách hàng bao gồm số dư tài khoản mới nhất, khi các hóa đơn nhất định đến hạn, trạng thái trên tài khoản...

Tác động của chuyển đổi số đến các chức năng kế toán

Trước sự tác động của quá trình chuyển đổi và số hóa, các chức năng kế toán đã có ảnh hưởng lớn:

- Kế toán là những người dễ bị tổn thương, ảnh hưởng nhất do quá trình số hóa và tự động hóa vì vai trò của họ liên quan đến các công việc thường xuyên như ghi sổ và nhập dữ liệu. Với quá trình chuyển đổi số, việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, lập hóa đơn, tín dụng, các khoản phải thu, thu tiền thanh toán, xử lý đơn đặt hàng của nhà cung cấp và các khoản phải trả, xử lý bảng lương, xử lý chi phí và đi lại... sẽ không cần phụ thuộc quá nhiều vào kế toán viên.

- Rủi ro từ quá trình chuyển đổi số, số hóa đối với kế toán là do việc áp dụng ngày càng nhiều phần mềm thương mại giá cả phải chăng để tự động hóa các quy trình xử lý công việc của kế toán hàng tháng, hàng quý và khóa cuối năm tài chính. Các DN nhỏ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng phần mềm khai thuế thương mại thay vì thuê các chuyên gia thuế từ dịch vụ của bên thứ ba. Điều này sẽ tác động đến sự phát triển của dịch vụ kế toán và sự phát triển của ngành nghề kế toán.

Ngành nghề kế toán dưới tác động của chuyển đổi số

Có thể nói, ngày nay, công nghệ đã đưa nghề kế toán phát triển thêm một tầm cao mới trong kỷ nguyên số. Nghề kế toán cũng đã thay đổi để thích ứng với giai đoạn mới bằng cách cải tiến các chuẩn mực và quy trình kế toán phù hợp với sự tiến bộ của công nghệ. Lĩnh vực kế toán cũng buộc phải thay đổi đáng kể trong cung cấp các dịch vụ của mình (Hunton, 2015). Đặc biệt, kỷ nguyên kỹ thuật số khiến kế toán tham gia vào các công nghệ mới. Thiết bị di động giúp họ dễ dàng kết nối với mọi thiết bị ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Dữ liệu lớn, Internet vạn vật, Điện toán đám mây mang lại cho các kế toán viên nhiều trải nghiệm mới và lĩnh vực mới tiềm năng để khám phá. Trí tuệ nhân tạo và tự động hóa thay thế mọi nhiệm vụ lặp đi lặp lại thường xuyên của kế toán. Các nhân viên quản lý sẽ có nhiều nhiệm vụ phức tạp hơn để tạo ra giá trị cho tổ chức (Richins và cộng sự, 2016).

Trong tương lai, Báo cáo của Hiệp hội Kế toán Công chứng và Viện Kế toán Quản lý (2013) dự đoán rằng, nghề kiểm toán sẽ trở thành một ngành nghề “lai” mới. Các kế toán “lai” sẽ làm việc như những chuyên gia công nghệ thông tin, nhà quản lý dữ liệu và giám đốc kinh doanh để có thêm phân tích tổng hợp để có cái nhìn sâu sắc và ý nghĩa hơn từ các con số. Phân tích dữ liệu sẽ rất quan trọng đối với DN và kế toán viên phải có trình độ phân tích cao bên cạnh các kỹ năng kỹ thuật. Bên cạnh đó, kế toán sẽ được yêu cầu bảo vệ thông tin nhạy cảm trong hệ thống kinh doanh và ứng dụng (Chorafas, 2008). Tội phạm mạng là một thách thức khác mà các kế toán viên phải đối mặt. Do vậy, việc phát triển bảo vệ quyền riêng tư cũng như an ninh mạng sẽ rất quan trọng, yêu cầu kế toán viên phải có những thay đổi về mặt tiếp cận khi đối phó với những vấn đề đó.

Có thể chỉ ra những cơ hội cho người làm công tác kế toán trong bối cảnh chuyển đổi số như sau:

- Trong kỷ nguyên kỹ thuật số, vai trò của nghề kế toán sẽ được thay đổi thành một nghề chiến lược hơn. Kế toán sẽ là đối tác quan trọng của những tổ chức (Nga & Mun, 2013). Kế toán sẽ có nhiều nhiệm vụ hơn trong việc lập kế hoạch và khu vực chiến lược, đặc biệt là khi đáp ứng với thế giới kinh doanh tập trung vào công nghệ. Kế toán sẽ là người trung gian trong tương lai ở mọi tổ chức (King, 2014).

- Công nghệ di động áp dụng mọi lúc/mọi nơi sẽ cho phép các chuyên gia thuế và kế toán lựa chọn công việc linh hoạt và tương tác với khách hàng trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng cao cấp.

- Kế toán tương lai có thể đóng vai trò cố vấn, chuyên gia kinh doanh và làm việc để vạch ra một kế hoạch tìm nguồn cung ứng chiến lược. Nói cách khác, kế toán tương lai sẽ đóng một vai trò sáng tạo và chiến lược hơn trong công ty của họ. Kết quả là, kế toán của các DN không chỉ có quy trình làm việc hiệu quả hơn và gặt hái nhiều hiểu biết hữu ích hơn từ các quy trình kế toán, mà còn giúp họ có chỗ đứng cạnh tranh của kế toán viên. Với kỹ năng đa dạng hơn và sự nhạy bén về kỹ thuật cao hơn, kế toán có thể mang chuyên môn của mình đến các nhóm trong các đơn vị kinh doanh khác, cung cấp thông tin tài chính quan trọng, tinh chỉnh ngân sách hoặc đảm bảo tuân thủ.

Khuyến nghị

Tác động của chuyển đổi số đến người làm công tác kế toán, kiểm toán là xu thế khó tránh khỏi. Trong bối cảnh đó, người làm công tác kế toán cần có sự ứng phó linh hoạt, cụ thể:

Một là, thường xuyên nâng cao kỹ năng thông qua việc tập huấn và đào tạo. Khi mức độ tự động hóa tăng lên, kế toán có thể biến những lo ngại của họ thành cơ hội. Họ có thể làm điều này bằng cách có được các kỹ năng và năng lực mới như lập kế hoạch, lập chiến lược và phân tích, những thứ đóng góp giá trị cao hơn cho tổ chức chứ không chỉ đơn giản là báo cáo dữ liệu. Điều này có thể được thực hiện thông qua giáo dục và đào tạo, tham gia các khóa tập huấn ngắn hoặc dài hạn theo các chương trình chuyên sâu.

Hai là, trong một số trường hợp nhất định, kế toán sẽ thấy rằng phần mềm phân tích và rô bốt không thay thế hoàn toàn một chức năng công việc. Thay vào đó, nó sẽ tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại của quy trình công việc và sau đó, kế toán có thể hỗ trợ hoạt động tự động hóa bằng các công việc giúp gia tăng giá trị. Ví dụ: khi tự động hóa làm giảm lỗi và tạo ra thông tin nhanh hơn, kế toán có thể chuyển từ tạo báo cáo sang điều tra các khoản chênh lệch. Kế toán cũng có thể trở thành người giám sát máy móc, phát hiện và điều chỉnh các hạn chế khi cần thiết. Như vậy, khi quá trình tự động hóa được áp dụng trong hoạt động kế toán, nhiều công việc sẽ được xác định lại cách thức triển khai, nội dung triển khai chứ không phải “bị loại bỏ” như một số ý kiến trước đây.

Ba là, kế toán DN sẽ nhận ra các cơ hội mà số hóa, tự động hóa và AI có thể mang lại để mở rộng các mô hình kinh doanh hiện có. Các cơ hội cũng sẽ xuất hiện, đồng hành cùng với các mô hình kinh doanh mới, chẳng hạn như dịch vụ triển khai phần mềm tài chính, bao gồm cung cấp phân tích thông tin được tạo ra từ phần mềm. Như vậy, tự động hóa sẽ tạo ra những nghiệp vụ mới mà chỉ có kế toán viên mới làm được và chính các công việc mới sẽ mang lại giá trị (về mặt thu nhập) và vị thế (về mặt yêu cầu công việc) cho kế toán.

Bốn là, người làm kế toán cần phải suy nghĩ một cách chiến lược. Điều này bao gồm nhận thức về những thay đổi, phát hiện ra các vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp. Họ cần làm việc như các đối tác kinh doanh và cố vấn cho các chức năng khác trong tổ chức của họ. Hơn nữa, các chuyên gia kế toán cần phải học và hiểu các công nghệ kỹ thuật số để có thể gia tăng giá trị của bản thân và cả DN nơi họ làm việc.

Năm là, người làm kế toán cần phải nâng cao hiểu biết và khả năng thực tế để sử dụng và tận dụng công nghệ. Họ phải thường xuyên cập nhật bất kỳ xu hướng công nghệ mới nào có liên quan đến môi trường kinh doanh để phục vụ cho công việc. Để phù hợp với tình hình mới, họ cần phải “cởi mở hơn” với các công nghệ mới nổi và tập làm quen với sự thay đổi về mặt công nghệ khi đặc thù công việc kế toán ngày càng phụ thuộc vào máy vi tính nhiều hơn.

Sáu là, trong bối cảnh công nghệ số, sự khác biệt giữa kế toán viên thời chuyển đổi số và kế toán viên truyền thông không phải là khả năng quản lý công nghệ thông tin, mà đó là khả năng giao tiếp tốt hơn với khách hàng, sử dụng thời gian tiết kiệm của công nghệ để phát triển các mối quan hệ với khách hàng, trở thành những cố vấn kinh doanh chiến lược đáng tin cậy đối với tổ chức nơi họ làm việc cũng như với đối tác của họ.

Tài liệu tham khảo:

1. Đức Việt (2020), Nghề kế toán, kiểm toán trước những thách thức đổi mới. https://tapchitaichinh.vn/ke-toan-kiem-toan/nghe-ke-toan-kiem-toan-truoc-nhung-thach-thuc-doi-moi-318706.html;
2. Trần Thị Quyên (2022), Giải pháp chuyển đổi số trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán tại Việt Nam. Tạp chí Công Thương điện tử;
3. Thủy Lê (2021), Chuyển đổi số - xu hướng tất yếu trong đào tạo nhân lực kế toán, kiểm toán. Báo Kiểm toán số 35/2021;
4. Sylvia Fettry, Theresia Anindita & Rinandita Wikansari, Karsam Sunaryo (2019), The Future of Accountancy Profession In Digital Era. In book: Global Competitiveness: Business Transformation in the Digital Era (pp.8-14). DOI:10.1201/9780429202629-2;
5. Tahmina Khanom (2020), The accountancy profession in the age of digital transformation: Challenges and opportunities. International Journal of Creative Research Thoughts. Volume 8, Issue 2 February 2020;
6. The Future Of Accounting: How Will Digital Transformation Impact Accountants?. https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/05/19/the-future-of-accounting-how-will-digital-transformation-impact-accountants/?sh=2bbd547d53fb.

* ThS. Ninh Thị Thúy Ngân - Trường Đại học Lao động và Xã hội

** Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 2 tháng 3/2022